Sierpniowe grafiki pracodawca opracowuje i informuje o nich zatrudnionych najpóźniej na tydzień przed startem nowego okresu rozliczeniowego. Może obejmować on co najmniej miesiąc. Każdy pracownik musi go dostać w formie pisemnej lub elektronicznej. Tak stanowi art. 129 § 3 kodeksu pracy.
Piątek 24 lipca to zatem ostatni dzień na to, aby szef opracował i rozdał harmonogramy pracy na sierpień. Później zwykła modyfikacja grafiku jest już niedopuszczalna lub ograniczona do kilku przypadków, np. choroby pracownika, urlopu na żądanie czy innej usprawiedliwionej lub nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Najbardziej skomplikowane ustalenia w grafikach czekają zatrudniających załogi w podstawowym systemie czasu pracy, czyli wykonujących obowiązki od poniedziałku do piątku przez osiem godzin dziennie. A to dlatego, że w tym roku 15 sierpnia (święto Wniebowzięcia Najświętszej Maryi Panny) wypada w sobotę. To oznacza, że osobom zaangażowanym w taki sposób trzeba oddać w zamian inny dzień wolny od zadań służbowych. Uroczystość religijna lub państwowa nie może bowiem przypadać w tym samym dniu co tzw. wolna sobota. Takiego dublowania okazji do odpoczynku zabrania art. 130 § 2 k.p. Wskazuje on, że każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o osiem godzin. Na dodatek takie ekstrawolne ma się zmieścić w tym samym okresie rozliczeniowym. Jeśli więc w firmie co miesiąc rozlicza się czas pracy, to tylko w sierpniu ustali się inną dniówkę bez zadań. Dlatego zapewne najpopularniejszy będzie wydłużony weekend z poprzedzającym święto wolnym piątkiem 14 sierpnia lub następującym po nim poniedziałkiem 17 sierpnia. Podobne dodanie załogom dnia wolnego czeka pracodawców w grudniu – za drugi dzień świąt Bożego Narodzenia.
Nie wszyscy jednak mogą cieszyć się perspektywą tak wydłużonego letniego czy zimowego weekendu. Ci zatrudnieni w systemie równoważnym mają już w sierpniowych harmonogramach uwzględnioną liczbę godzin pracy (160).
Niewykluczone też, że z dodatkowego wolnego nie skorzystają świadczący e-zadania na rzecz różnych zagranicznych przedsiębiorstw działających m.in. w państwach z innych stref czasowych. Nowelizacja kodeksu pracy z 24 stycznia 2014 r. (DzU z 2014 r., poz. 208) rozszerzyła katalog prac w niedziele i święta. Jeśli odbiorcy usługi – zagranicznego kontrahenta – nie obowiązuje polski kalendarz świąt lub sobota czy niedziela jest dla niego dniem pracy, nie poświętuje wykonawca zadań realizowanych zdalnie z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (art. 15110 pkt 11 k.p.). Podobnie będzie z zapewniającymi świadczenie takich usług, np. informatykami czy sekretarkami. Warunek – szef tak zaplanował im sierpniowy grafik i powiadomił o roboczych dniówkach najpóźniej na siedem dni przed ich rozpoczęciem, czyli najpóźniej 24 lipca.
