Rejestrowanie przepracowanego czasu pozwala pracodawcy właściwie obliczyć wynagrodzenie, liczbę przysługujących dni wolnych od pracy czy wysokość wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Jednak wadliwie prowadzona ewidencja nie pozbawia etatowca prawa do świadczeń związanych z pracą, nawet jeżeli stosowną dokumentację sporządził on sam.
Zakładowe zaniechanie
Sąd Najwyższy w wyroku z 5 kwietnia 2016 r. (II PK 68/15) ustosunkował się do sytuacji pracownicy (powódki), która wskutek obciążenia dodatkowymi zadaniami pracowała ponad obowiązujące ją normy czasu pracy. W przedsiębiorstwie, które ją zatrudniało, nie były prowadzone listy obecności, na których pracownicy zaznaczaliby godziny swojej pracy. Wykaz przepracowanych w miesiącu godzin większość zatrudnionych prowadziła jedynie na własny użytek. Dokumentacja pracownicza w tym zakresie obejmowała wyłącznie ogólną miesięczną listę przepracowanego czasu. Nie uwzględniała ona konkretnych godzin pracy nie umożliwiała weryfikacji przekroczenia dobowej normy czasu pracy w trakcie okresu rozliczeniowego.
Własne zestawienie
Powódka z powodu stałego zwiększania jej obowiązków i charakteru działalności pracodawcy musiała pracować dłużej niż pozostali. Niejednokrotnie obejmowało to też weekendy. Samodzielnie prowadziła sprawy kadrowe i płacowe, a od pewnego momentu na zlecenie pracodawcy prowadziła także ewidencję czasu pracy. Zeznania współpracowników potwierdzały, że kobieta zmuszona okolicznościami przyjeżdżała do pracy również nocami.
Po złożonym jej wypowiedzeniu pracownica podniosła w pozwie przeciwko byłemu pracodawcy żądanie wypłaty wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach. Zebrany w sprawie materiał dowodowy w postaci prowadzonego na własny użytek zestawienia czasu pracy i zeznania świadków przesądziły zdaniem sądu I instancji o uwzględnieniu powództwa, choć nie było w tym zakresie rzetelnej dokumentacji pracowniczej. Odmiennie zapatrywał się na to sąd II instancji. Argumentował, że podniesione przez pracownicę roszczenie sformułowała jedynie na potrzeby toczącego się procesu, bo przez cały okres zatrudnienia nie zgłaszała takich zastrzeżeń. W ocenie sądu przesądzającym dowodem była sporządzana i podpisywana co miesiąc przez nią dokumentacja dotycząca czasu pracy.
Uwzględniając kasację, Sąd Najwyższy wskazał, że brak właściwego podniesienia roszczenia płacowego powódki przed wszczęciem postępowania nie może blokować jej prawa do skutecznego wytoczenia powództwa. Podobnie brak lub niezupełność dokumentacji nie odbiera jej prawa do domagania się wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach.
