RODO: czy pracownik może cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych

Podstawą do przetwarzania informacji, o których nie wspominają przepisy, a które są pracodawcy potrzebne, może być zgoda pracownika. Problem w tym, że w każdej chwili może on ją cofnąć.

Aktualizacja: 19.07.2018 09:35 Publikacja: 19.07.2018 07:00

RODO: czy pracownik może cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych

Foto: AdobeStock

Wdrażanie przepisów RODO w sferze zatrudnienia idzie z oporami. Wynikają one przede wszystkim stąd, że prawo krajowe jest niekompatybilne w stosunku do aktu unijnego, pełne niejasności i wewnętrznych sprzeczności.

Czytaj także: 20 rzeczy, które musisz wiedzieć o RODO

Zagubieni w tym gąszczu, najbardziej gorliwi pracodawcy, gdy nie znajdują konkretnej podstawy prawnej (przepisu) upoważniającego do przetwarzania określonej informacji o pracowniku, na wszelki wypadek posiłkują się jego zgodą jako przesłanką legalizującą przetwarzanie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Mają przy tym świadomość, że zgoda pracownika na przetwarzanie danych jest traktowana przez nasze sądy w sposób bardzo nieufny, przede wszystkim dlatego, że najczęściej wyklucza się jej dobrowolność z uwagi na zależność od pracodawcy.

Uprawnienia i umiejętności

Problem zgody jako przesłanki legalizującej jest o tyle istotny dla praktyki zatrudnieniowej, że zgodnie z RODO (art. 7 ust.3) może być w każdej chwili cofnięta. Co wtedy robić? Wiadomo, po prostu zaprzestać przetwarzania danych i – poza wyjątkami – je usunąć (art. 17 ust. 1 lit. b RODO). A jeżeli są to dane na tyle istotne, że bez nich proces pracy może być zakłócony?

Czytaj także: RODO: osiem czynności, które zaczną być groźne

Weźmy następujący przykład:

Pracodawca poszukuje kandydata na stanowisko przedstawiciela handlowego. Praca będzie mobilna, do jej wykonywania konieczne będzie używanie samochodu służbowego. Przepis art. 221 § 1 k.p. wśród danych, których można żądać od kandydata, wymienia m.in. wykształcenie. We wzorze kwestionariusza osobowego kandydata do pracy stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r., obok wykształcenia wskazuje również tzw. dodatkowe uprawnienia i umiejętności, w czym niewątpliwie mieści się uprawnienie do prowadzenia pojazdów. W konsekwencji, nie oglądając się na to, że treść tego załącznika nie do końca koresponduje z art. 221 § 1 k.p., pytamy kandydata o to, czy ma prawo jazdy. Po jego zatrudnieniu przetwarzamy tę informację, a uprawnienia do kierowania pojazdami na bieżąco weryfikujemy zgodnie z zasadą, że dane pozyskane na etapie rekrutacji można przetwarzać w odniesieniu do pracownika, zgodnie z art. 221 § 2 k.p. Przepis ten zezwala na przetwarzanie innych danych „niezależnie" od danych pozyskanych na etapie rekrutacji.

Można powiedzieć, że to słaba argumentacja. W końcu wzór formularza to nie prawo, a ... właściwie tak do końca nie wiadomo co. Uważam jednak, że w tym zakresie wzór kwestionariusza koresponduje z art. 221 k.p. – konkretyzując pojęcie „wykształcenia" i dla potrzeb zatrudnienia interpretując je szeroko. Reasumując, ustalanie uprawnień do kierowania pojazdami i ich okresowa weryfikacja (kontrola) nie musi być, moim zdaniem, poprzedzona zgodą kandydata do pracy ani pracownika. Nie ona jest bowiem podstawą przetwarzania danych pracownika o tych uprawnieniach.

Sporne jest, czy przesłanką przetwarzania danych jest w omawianym przypadku „niezbędność" do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), czy niezbędność do wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, czyli pracodawcy (art. 6 ust.1 lit. c RODO). Powinno być bezsporne, że przesłanką legalizującą przetwarzanie danych nie jest zgoda pracownika. Są jednak odmienne poglądy. Na miarodajne poglądy orzecznictwa poczekamy wiele lat.

Dane w formularzach

I jeszcze jeden przykład, tym razem zusowsko-formularzowy.

Czy możemy poprosić pracownika o takie dane jak: nazwisko rodowe, numer telefonu czy adres poczty elektronicznej?

Zarówno z kodeksu pracy, jak i innych przepisów nie wynika, aby to było możliwe. Okazuje się jednak, że jest konieczne. Zgłaszając bowiem pracownika do ubezpieczenia na druku ZUS ZUA, wśród szeregu szczegółowych danych o pracowniku znajdziemy takie jak nazwisko rodowe (pkt IV. 02), numer telefonu i adres poczty elektronicznej (pkt XIII).

O ile rubryka „nazwisko rodowe" to istne kuriozum, o tyle zawarcie danych kontaktowych z pracownikiem uważam za kierunkowo słuszne. Powstaje ciekawa sytuacja. W projekcie zmian k.p. czytamy m.in., że pracodawca będzie mógł przetwarzać dane kontaktowe kandydata do pracy i pracownika (numer telefonu, adres poczty elektronicznej). Obecnie k.p. o tym nie wspomina. „Wspomina" jednak o tym ZUS ZUA, tyle że dane kontaktowe służą zgłoszeniu do ubezpieczenia i tylko w tym celu mogą być przetwarzane. Czyli pracodawca zna dane kontaktowe pracownika, ale nie może ich przetwarzać w innym celu.

Oczywiście można przyjąć, że pracodawcy wolno te dane przetwarzać do innych celów za zgodą zatrudnionego (np. w celu kontaktowania się z nim). Problem polega jednak na tym, że pracownik może zgodę cofnąć. Pracodawca musi wówczas "zapomnieć" jego dane kontaktowe dla potrzeb kontaktowania się z nim, ale pamięta je w zakresie realizacji obowiązków związanych ze zgłoszeniem do ubezpieczenia. Czyli dla jednych celów wie, dla innych nie.

Zdaniem autora

Grzegorz Orłowski, radca prawny Orłowski Patulski Walczak

Kuriozalna sytuacja powstała w jednej z firm, w której pracownik pełniący dyżury domowe (należące do jego rutynowych obowiązków) cofnął zgodę na przetwarzanie numeru jego telefonu, powołując się na RODO. Był na dyżurze, a nie mógł być wezwany do pracy. Zgodnie z prawem zobowiązano go do pełnienia dyżuru, a on – zgodnie z prawem – cofnął zgodę na przetwarzanie jego danych kontaktowych. To tylko maleńka, niereprezentatywna próbka problemów, które nas czekają. Zanim nauczymy się stosować RODO, wielu zapewne przypłaci to zdrowiem.

Wdrażanie przepisów RODO w sferze zatrudnienia idzie z oporami. Wynikają one przede wszystkim stąd, że prawo krajowe jest niekompatybilne w stosunku do aktu unijnego, pełne niejasności i wewnętrznych sprzeczności.

Czytaj także: 20 rzeczy, które musisz wiedzieć o RODO

Pozostało 95% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów