Wynagrodzenie urlopowe - wakacje na przełomie miesięcy z tą samą stawką

Płatny wypoczynek pracownika często przypada na przełom miesięcy. Dla całego urlopu stawka jest wówczas taka sama, chyba że w międzyczasie nastąpiła obniżka albo podniesienie pensji.

Publikacja: 18.07.2019 06:10

Wynagrodzenie urlopowe - wakacje na przełomie miesięcy z tą samą stawką

Foto: Fotolia.com

Choć na pierwszy rzut oka kalkulowanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy nie wydaje się zbyt skomplikowane, to jednak często wymaga ono pogłębionej analizy przepisów dotyczących tej materii. Spektrum przypadków, które trzeba rozstrzygać podczas wyliczania należności urlopowej, bywa niekiedy szerokie.

Czytaj także: Wynagrodzenie urlopowe - wyrok TSUE o płaceniu za czas urlopu

Problematyczne jest np. wyznaczanie podstawy wynagrodzenia za płatny wypoczynek, gdy zmieniają się reguły naliczania płacy pracownika i/lub jej wysokość. Wątpliwości kadrowcom i płacowcom nasuwają się także wtedy, gdy urlop przypadający na przełomie miesięcy:

- został udzielony na podstawie dwóch odrębnych wniosków urlopowych lub

- nie ma charakteru ciągłego, gdyż występuje przerwa obejmująca dni robocze bądź dni będące dla pracownika dniami wolnymi od pracy.

Niezależnie od okoliczności udzielenia zatrudnionemu urlopu, należy bezwzględnie przestrzegać:

- art. 172 kodeksu pracy, w myśl którego za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował,

- regulacji zawartych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.; dalej: rozporządzenie urlopowe).

W podstawie płaca stała i zmienna

Obliczanie wynagrodzenia urlopowego rozpoczyna się od ustalenia podstawy jego wymiaru. Do podstawy urlopowej wchodzą składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości oraz składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc, z pewnymi wyjątkami – patrz tabelka.

Średnia maksymalnie z 12 miesięcy

Do bazy obliczeniowej wynagrodzenia urlopowego przyjmuje się:

- stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej – w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego,

- składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. wynagrodzenie wg stawki godzinowej, miesięczne premie regulaminowe, dodatki funkcyjne) – w przeciętnej kwocie wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a gdy są znaczne wahania między ich wysokością w poszczególnych miesiącach (np. w przypadku składników zależnych od zjawisk związanych z tzw. sezonowością) – w średniej kwocie wypłaconej w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop (o tym, jak jest kwalifikowany dany składnik, decyduje pracodawca w oparciu o wewnętrzne przepisy płacowe lub umowę o pracę).

Mieszana płaca to różne reguły wyliczeń

Zdarza się, że pensja pracownika ma charakter mieszany, a więc składają na nią zarówno stałe, jak i zmienne elementy płacowe. W takich okolicznościach wynagrodzenie urlopowe musimy kalkulować według zasad właściwych dla danej grupy składników.

Przy stałej pensji nie ma potrzeby wyodrębniania wynagrodzenia za urlop – w miesiącu korzystania przez pracownika z płatnego wypoczynku wystarczy wypłacić mu stałe składniki w pełnej należnej wysokości (wskazanej np. w treści umowy o pracę lub wewnątrzzakładowych przepisach).

W przypadku zmiennych elementów płacy, do wyliczenia należności urlopowej wymagane jest:

- podzielenie sumy zmiennych składników wypłaconych w okresie 3 lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, przez liczbę godzin, w czasie których pracownik świadczył pracę w okresie, z którego została ustalona podstawa urlopowa,

- pomnożenie otrzymanej stawki przez liczbę godzin, które pracownik wypracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu (§ 9 rozporządzenia urlopowego).

Stawka bez zmian...

Urlop wypoczynkowy niejednokrotnie przypada na przełom miesięcy (zwłaszcza w sezonie letnim). Gdy urlop jest kontynuowany:

- z poprzedniego miesiąca bez dnia przerwy, lub

- po przerwie przypadającej na dni będące dla pracownika wolnymi od pracy (np. niepracujące weekendy lub święta),

wówczas nie ma potrzeby ustalania podstawy urlopowej odrębnie dla każdego z tych miesięcy.

Stosownie bowiem do § 8 pkt 1 rozporządzenia urlopowego, podstawę wymiaru wyliczeń ustalamy z miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (a nie z miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu). W konsekwencji, podstawa obliczeń powinna być ustalana z okresu 3 (lub maksymalnie 12) miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu również dla tej części urlopu, która rozpoczęta w danym miesiącu jest kontynuowana w miesiącu kolejnym. Nie ma przy tym znaczenia czy płatnego wypoczynku (na przełomie miesięcy) udzielono na podstawie jednego, czy też dwóch odrębnych wniosków.

... chyba że była przerwa

Powyższe nie ma zastosowania, gdy między jedną a drugą częścią urlopu wystąpił choćby jeden dzień przerwy, który był dla pracownika pracujący.

Przykład

Pracownik zatrudniony na pełny etat (w podstawowym systemie czasu pracy), wynagradzany akordowo, korzystał z urlopu wypoczynkowego od 24 czerwca do 10 lipca 2019 r. Jego pensja (wypłacana zawsze na koniec miesiąca, którego dotyczy) za marzec, kwiecień i maj 2019 r., wyniosła odpowiednio: 3105 zł, 2970 zł oraz 3050 zł. W tych miesiącach podwładny przepracował łącznie z nadgodzinami 512 godzin.

W tej sytuacji:

- stawka urlopowa za godzinę płatnego wypoczynku wykorzystanego w lipcu powinna być taka sama jak dla urlopu czerwcowego,

- wynagrodzenie urlopowe należy skalkulować następująco:

Krok 1. Ustalenie podstawy wynagrodzenia za czas urlopu:

3105 zł + 2970 zł + 3050 zł = 9125 zł

Krok 2. Obliczenie stawki za godzinę urlopu:

9125 zł : 512 godz. = 17,82 zł

Krok 3. Wyliczenie kwoty należnej za urlop w poszczególnych miesiącach:

- wynagrodzenie za urlop w czerwcu: 17,82 zł × 40 godz. urlopu = 712,80 zł.

- wynagrodzenie za urlop w lipcu: 17,82 zł × 64 godz. urlopu = 1140,48 zł.

Zmiany wymuszają rekalkulację

Jeśli przed urlopem pracownika albo w jego trakcie zmieniają się wysokość wynagrodzenia lub reguły jego naliczania, zapłatę należną za urlop trzeba rachować na nowo. Taki mechanizm przewiduje § 10 rozporządzenia urlopowego. Na mocy tej regulacji, gdy dochodzi do zmian w składnikach pensji branych pod uwagę przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego (przyznanie lub zlikwidowanie danego składnika lub zmian ich wysokości) w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, bazę obliczeniową należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tego typu modyfikacji. To samo dotyczy zmian systemu wynagradzania podwładnego polegających np. na przejściu z wynagrodzenia zmiennego na stałe lub z pensji określonej stałą kwotą miesięczną na stawkę godzinową.

W rezultacie wzrost płacy przekłada się na wyższą należność za czas płatnego wypoczynku. Z kolei redukcja wynagrodzenia oznacza niższą płacę za urlop.

Przedstawioną regułę stosuje się także przy urlopie kontynuowanym z poprzedniego miesiąca.

Przykład

Pełnoetatowy pracownik opłacany stawką godzinową przebywał na urlopie wypoczynkowym od 26 czerwca do 3 lipca 2019 r. Do końca czerwca jego stawka za godzinę pracy wynosiła 25 zł brutto, zaś od lipca – 28 zł brutto.

W okresie od marca do maja 2019 r. ww. pracownik zarobił łącznie 12 600 zł brutto (za 504 godziny pracy). Na tę kwotę składało się jedynie wynagrodzenie godzinowe.

Uwzględniając przedstawione informacje, należność za 24 godziny czerwcowego urlopu powinna zostać ustalona następująco:

12 600 zł : 504 godz.= 25 zł

25 zł x 24 godz. = 600 zł.

Z kolei wynagrodzenie za 3 dni lipcowego urlopu należy obliczyć jak niżej:

Krok 1. Przeliczenie podstawy urlopowej:

504 godz. x 28 zł = 14 112 zł

Krok 2. Wyznaczenie kwoty przysługującej za płatny wypoczynek z lipca:

14 112 zł : 504 godz. = 28 zł

28 zł x 24 godz. urlopu (3 x 8 godz.) = 672 zł.

- Mariusz Pigulski specjalista ds. kadr i płac

Choć na pierwszy rzut oka kalkulowanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy nie wydaje się zbyt skomplikowane, to jednak często wymaga ono pogłębionej analizy przepisów dotyczących tej materii. Spektrum przypadków, które trzeba rozstrzygać podczas wyliczania należności urlopowej, bywa niekiedy szerokie.

Czytaj także: Wynagrodzenie urlopowe - wyrok TSUE o płaceniu za czas urlopu

Pozostało 95% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Praca, Emerytury i renty
Płaca minimalna jeszcze wyższa. Minister pracy zapowiada rewolucję
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Sądy i trybunały
Trybunał Konstytucyjny na drodze do naprawy. Pakiet Bodnara oceniają prawnicy
Mundurowi
Kwalifikacja wojskowa 2024. Kobiety i 60-latkowie staną przed komisjami