fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Nowe zasady monitoringu w firmie

AdobeStock
W firmach, które wprowadziły system rejestrowania terenu zakładu pracy jeszcze przed 25 maja 2018 r., należy zweryfikować zgodność korzystania z kamer z nowymi przepisami. Ponadto trzeba poinformować o monitoringu pracowników.

W związku z wejściem w życie RODO, zmianie uległy również polskie przepisy kodeksu pracy. Ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych wprowadziła do kodeksu pracy nową instytucję monitoringu wizyjnego. Kwestia budząca dotychczas wiele wątpliwości została zatem w końcu uregulowana. Przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego i monitoringu poczty elektronicznej weszły w życie 25 maja 2018 r.

Czytaj także: RODO a monitoring w firmie

Nadrzędny cel

Pracodawcy, którzy dotychczas nie prowadzili monitoringu na terenie zakładu pracy, obecnie mają taką możliwość na podstawie art. 222 k.p. Zgodnie z tym przepisem, monitoring wizyjny jest legalny, jeżeli jest niezbędny do:

- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,

- ochrony mienia,

- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Cel, zakres i sposób zastosowania monitoringu należy ustalić w regulaminie pracy.

Czytaj także: Ochrona danych osobowych a monitoring

Zakres obserwacji

Obszar objęty monitoringiem wizyjnym może obejmować teren zakładu pracy oraz teren wokół zakładu pracy. Przy czym, co do zasady należy powstrzymać się od umieszczania kamer w tzw. obszarach wrażliwych, jak pomieszczenia sanitarne, stołówki, szatnie, palarnie czy pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej.

Pracodawca, który chce wprowadzić monitoring wizyjny, przede wszystkim musi prawidłowo oznaczyć objęty nim obszar. W tym celu powinien zastosować widoczne i czytelne oznaczenia skierowane nie tylko do pracowników, ale również do osób trzecich, które wchodzą na teren zakładu pracy.

Wgląd w e-maile

Nowe przepisy k.p. regulują również zasady dotyczące monitoringu poczty elektronicznej. Zgodnie z art. 223 k.p., pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, jeżeli jest to niezbędne do:

- zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz

- właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Taki monitoring nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika.

Kontrola firm

Mimo rewolucyjnego charakteru opisanych przepisów, ustawodawca nie przewidział okresów przejściowych, które dawałyby pracodawcom czas na dostosowanie się do nowych regulacji. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych uspokaja, że pierwsze kontrole będą miały na celu monitorowanie postępów w dostosowywaniu zasad monitoringu do nowych wymogów, tak aby wykazać dążenie do zapewnienia zgodności z obowiązującym prawem. Dopiero w dalszej kolejności kontrolerzy będą sprawdzać wypełnienie powyższych zasad.

Nowe obowiązki

Już teraz jednak pracodawcy powinni odpowiednio przygotować się do stosowania monitoringu. Na pracodawcy jako administratorze danych osobowych wobec wszystkich monitorowanych osób spoczywa m.in. obowiązek informacyjny wynikający bezpośrednio z RODO. Polega on na podaniu monitorowanym osobom:

- nazwy administratora,

- adresu,

- monitorowanego obszaru,

- celu monitoringu,

- praw przysługujących osobie monitorowanej.

Zgodnie ze wskazówkami Prezesa UODO, dopuszczalne jest stosowanie warstwowych not informacyjnych. Oznacza to, że pełna informacja o monitoringu powinna być dostępna w miejscu monitorowanym, np. w formie dokumentu łatwo dostępnego w recepcji.

Ponadto pracodawca powinien poinformować swoich pracowników nie później niż na dwa tygodnie przed wprowadzeniem monitoringu o tym fakcie. Forma jest dowolna. Może to być e-mail, informacja w intranecie, zarządzenie czy inny sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie. Nowo zatrudnione osoby muszą zaś otrzymać pisemną informację o monitoringu jeszcze przed dopuszczeniem ich do pracy.

Monika Politowska-Bar, adwokat w kancelarii Chajec, Don-Siemion & Żyto

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA