Praca w finansach tylko dla osób, które udowodnią niekaralność

Taką możliwość wprowadziła ustawa z 12 czerwca 2018 r. o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego (DzU poz. 1130).

Na co pozwala kodeks

Na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów kodeksu pracy, pracodawca może żądać informacji o niekaralności od osób ubiegających się o zatrudnienie tylko wówczas, gdy wymóg niekaralności wynika z odrębnych przepisów. Zgodnie z orzecznictwem sądów, jeśli nie ma wyraźnej podstawy prawnej, pracodawca nie ma prawa wymagać zaświadczenia o niekaralności. Część przedsiębiorców rezygnuje więc z takiej weryfikacji albo przeprowadza ją ryzykując ewentualne roszczenia ze strony pracowników lub kandydatów do pracy.

Potrzeby branży

Szczególny charakter sektora finansowego powoduje, że zatrudniane osoby powinny wykazywać się nieposzlakowaną opinią. W związku z brakiem przepisów regulujących kwestie niekaralności w podmiotach tego sektora, do tej pory nie było możliwości pozyskiwania i przetwarzania informacji o karalności zatrudnianych osób. Zdaniem projektodawców ustawy: „proponowana zmiana przyczyni się do poprawy wizerunku i wiarygodności takich przedsiębiorstw, zwiększenia atrakcyjności Polski jako miejsca lokowania centrów usług wspólnych, a w konsekwencji może przyczynić się do wzrostu zatrudnienia".

Zgodnie z uzasadnieniem ustawy legalizującej „criminal check" jej celem jest: „stworzenie podstaw umożliwiających ochronę własności podmiotów sektora finansowego oraz ich klientów przez zapobieżenie nadużyciom i w konsekwencji zwiększenie bezpieczeństwa obrotu". Dane o karalności pracodawcy mogą zbierać i przetwarzać wyłącznie w celu umożliwienia podmiotowi sektora finansowego prowadzenia polityki zatrudnienia pozwalającej na zmniejszenie ryzyk związanych z:

- utratą mienia,

- bezprawnym ujawnieniem informacji prawnie chronionych, lub

- wyrządzeniem innej znacznej szkody.

Banki i nie tylko

Ustawa obejmuje swoim zakresem tych pracodawców, którzy są „podmiotami sektora finansowego". Z punktu widzenia interesów przedsiębiorców istotne jest ustalenie, którzy z nich są objęci tą definicją i mogą legalnie prowadzić criminal (background) check.

Niektóre z tych podmiotów wymieniono w ustawie wprost, jak np. banki. Natomiast zaliczenie innych podmiotów do grupy objętej ustawą wymaga zweryfikowania zakresu usług świadczonych przez nie na rzecz podmiotów sektora finansowego. Wynika to z faktu, że uprawnienie do badania niekaralności przysługuje pracodawcy świadczącemu usługi na rzecz podmiotów sektora finansowego i podmiotów, którym ustawa przyznaje uprawnienia podmiotu sektora finansowego. Przy czym w tym drugim przypadku badanie można zastosować wyłącznie wobec osób zatrudnianych na stanowiskach związanych ze świadczeniem usług dla podmiotów z sektora finansowego – o ile to świadczenie usług będzie związane z działalnością tych podmiotów na rynku finansowym.

Kluczowe stanowiska

W pierwszej kolejności ustawa pozwala badać karalność kandydatów do pracy przez te organizacje, którym zostały powierzone – w drodze umowy outsourcingu albo umowy agencyjnej – czynności właściwe dla podmiotów z sektora finansowego (czynności ubezpieczeniowe, działalność reasekuracyjna itd.). Podmioty zainteresowane wykorzystaniem procedury criminal check muszą zatem zweryfikować, czy czynności wynikające z umowy, którą zawarły ze swoimi klientami lub z podmiotami z grupy kapitałowej, którą obsługują, odpowiadają tej zasadzie.

Druga możliwość jest znacznie szersza. Ustawa przewiduje bowiem, że podmioty, które świadczą usługi na rzecz podmiotów sektora finansowego wymienionych w ustawie, mają takie same uprawnienia w zakresie badania karalności, jak podmioty z sektora finansowego – o ile te usługi są związane z przedmiotem podstawowej działalności podmiotów, które je świadczą.

Katalog przestępstw

Pracodawca będący podmiotem sektora finansowego ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od osoby zatrudnionej na określonych stanowiskach pracy, podania informacji o ewentualnych skazaniach prawomocnym wyrokiem za określone przestępstwa. Przy czym ustawa przewiduje zamknięty katalog przestępstw, o które pracodawcy mogą pytać. Są to przestępstwa określone m.in. przepisami kodeksu karnego, takie jak przestępstwa przeciwko:

- mieniu,

- obrotowi gospodarczemu,

- ochronie informacji,

- wiarygodności dokumentów,

a także przeciwko:

- życiu i zdrowiu,

- bezpieczeństwu powszechnemu,

- wolności.

Ustawa zezwala również na pozyskiwanie informacji na temat skazań z powodu prania brudnych pieniędzy, naruszenia: tajemnicy przedsiębiorstwa czy obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych, a także niezgłoszenia upadłości spółki.

Co istotne, pracodawcy mogą żądać od swoich pracowników i kandydatów informacji wyłącznie o ewentualnych skazaniach za przestępstwa wskazane w powyższym katalogu. W swoim oświadczeniu pracownik musi udzielić wyłącznie informacji, że nie został skazany za przestępstwa określone w katalogu z art. 3 ust. 1 omawianej ustawy. Podmiot sektora finansowego ma prawo żądać udokumentowania udzielonych informacji w zaświadczeniu z Krajowego Rejestru Karnego (KRK). Osoba występująca z zapytaniem o udzielenie informacji z KRK wskazuje we wniosku zakres danych, które mają być przedmiotem informacji. Pracodawca nie może więc uzyskać informacji o ewentualnych innych skazaniach.

Podstawa żądań

Podmiot sektora finansowego może żądać od osoby zatrudnionej oświadczenia dotyczącego niekaralności/skazania lub informacji z KRK nie częściej niż raz na 12 miesięcy oraz przy zmianie stanowiska pracy na takie, na którym wolno żądać ujawnienia takich informacji – jeśli zatrudniony zgodzi się na powierzenie mu pracy na tym stanowisku. Zaświadczenia można też żądać w przypadku uzasadnionego podejrzenia, że pracownik został skazany za określone w ustawie przestępstwo w trakcie zatrudnienia.

Od osoby, która dotychczas była zatrudniona na stanowisku niekwalifikującym się do weryfikacji karalności, można żądać oświadczenia lub informacji z KRK w związku z zamiarem powierzenia jej pracy na stanowisku, na którym weryfikacja jest możliwa – jeżeli wyrazi ona zgodę na powierzenie jej pracy na tym stanowisku. W takim przypadku nieudzielenie bądź nieudokumentowanie informacji albo udzielenie informacji potwierdzających skazanie prawomocnym wyrokiem nie może stanowić przyczyny rozwiązania stosunku pracy lub rozwiązania tej umowy, na podstawie której osoba jest zatrudniona.

Pracownik ma obowiązek udzielenia informacji o niekaralności lub przedstawienia zaświadczenia z KRK w terminie 14 dni od dnia żądania, chyba że niedochowanie tego terminu nastąpi bez jego winy. Wówczas ma obowiązek to zrobić w terminie 7 dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminowi.

Nie dłużej niż 5 lat

Dane będące wynikiem criminal check wolno przechowywać tylko przez okres niezbędny do realizacji celu, jakim jest umożliwienie podmiotowi z sektora finansowego prowadzenia polityki zatrudnienia pozwalającej na zmniejszenie ryzyk związanych z utratą mienia tego podmiotu lub mienia osób trzecich lub bezprawnym ujawnieniem informacji prawnie chronionych albo wyrządzeniem innej znacznej szkody temu podmiotowi sektora finansowego lub osobom trzecim. Jednak okres te nie może być dłuższy niż 5 lat.