Ochrona danych osobowych – pięć ważnych zmian dla pracodawców

Gromadząc w czasie trwania procesu rekrutacyjnego aplikacje kandydatów pracodawca staje się administratorem danych osobowych. Zanim z nich skorzysta, musi wypełnić wiele obowiązków informacyjnych.

Publikacja: 22.06.2017 06:00

Ochrona danych osobowych – pięć ważnych zmian dla pracodawców

Foto: Fotolia

Reguluje je ustawa o ochronie danych osobowych z 1997 r., która w obecnym kształcie będzie obowiązywać już tylko rok. 25 maja 2018 r. zastąpi ją Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE, stanowiące największą w historii zmianę regulacji w tym obszarze.

Nowe przepisy wpłyną na wiele aspektów procesów rekrutacyjnych, w tym na te, w których firmy pozyskują kandydatów przez polecenia rekrutacyjne.

- Obecnie rynek pracy w Polsce w zdecydowanej większości należy do pracownika. Taka sytuacja wymusza na firmach poszukiwanie nowych rozwiązań wspierających procesy rekrutacyjne. Część z nich już wdrożyło lub zastanawia się nad wdrożeniem programu poleceń rekrutacyjnych. Takie rozwiązanie świetnie wspiera proces dotarcia do potencjalnych kandydatów, jednocześnie jednak stawia przed działami HR, IT i prawnymi sporo wyzwań natury prawnej. Szczególnie teraz, kiedy do wejścia nowych regulacji w zakresie ochrony danych osobowych, pozostał tylko rok. Dwanaście miesięcy to niewiele, biorąc pod uwagę, że nadchodzące zmiany dotyczą wielu obszarów rekrutacyjnych i obejmują wszystkich kandydatów do pracy, niezależnie od sposobu ich rekrutacji – mówi Artur Sibera, Project Leader w ShareHire.

Na administratorze danych spoczywa wiele obowiązków, które obecnie wynikają z ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 992; dalej: UODO). Od 25 maja 2018 r. zastąpi je jednak Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO).

W stosunku do obecnego stanu prawnego, RODO wprowadza w zakresie ochrony kandydatów do pracy kilka istotnych zmian. Będą one dotyczyć także osób, które w ramach programów poleceń rekrutacyjnych zostały zarekomendowane do pracy.

Po pierwsze, pełniejsza informacja dla kandydata

Nowe regulacje rozszerzają zakres informacji, które pracodawca (administrator danych) musi przekazać kandydatowi, również temu z polecenia. Obecnie należy informować m.in. o adresie swojej siedziby, pełnej nazwie firmy, celu i zakresie zbierania danych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych. Zgodnie z nowymi przepisami, katalog będzie musiał zawierać również m.in. dane kontaktowe inspektora ochrony danych (o ile taka osoba będzie w podmiocie wyznaczona), informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego (GIODO) czy informacje o okresie, przez który dane osobowe będą przechowywane. Ponadto, pracodawca będzie miał obowiązek podania powyższych informacji przy pierwszej komunikacji z potencjalnym pracownikiem.

Po drugie, dane gromadzone tylko na czas konkretnej rekrutacji

Administrator danych powinien przetwarzać dane osobowe potencjalnych pracowników zgodnie z zasadami rzetelności, celowości, adekwatności oraz czasowości. Jeżeli zatem rekrutacja dobiegnie końca, to dane osobowe osób polecanych do pracy należy usunąć, o ile nie wyraziły zgody na przetwarzanie danych w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych. Co ważne, dotyczy to dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Względnie w celu obrony przed roszczeniami w związku z naruszeniem zakazu dyskryminacji, możliwe jest przechowanie danych osobowych osób biorących udział w rekrutacji przez rok od dnia jej zakończenia.

Po trzecie, zgoda na przetwarzanie danych poleconego pracownika

Pracodawcy korzystający z programów poleceń rekrutacyjnych muszą uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych potencjalnego pracownika, który został polecony. Stąd najlepiej, jeżeli zaaplikuje on do pracy w taki sposób, jakby robił to bez polecenia. W tym celu osoba polecająca, zamiast wyręczać polecanego w wysłaniu CV, powinna przekazać link do ogłoszenia o pracy, na które ten może zaaplikować samodzielnie, akceptując wymagane oświadczenia. Jest to model, który zabezpiecza w sposób kompleksowy interesy zarówno pracodawcy, kandydata, jak i osoby polecającej, która nie dysponuje wbrew prawu danymi kandydata.

Po czwarte, obowiązki prawno-informacyjne wobec osób polecających

Wyzwaniem dla pracodawców pozostaje również kwestia gromadzenia danych osób polecających kandydatów do pracy. Sytuacja wydaje się być czytelna, kiedy mówimy o zamkniętym programie poleceń rekrutacyjnych, w którym role polecającego pełni pracownik danego pracodawcy. W przypadku, gdy pracodawca rozszerza zakres programu poleceń o alumnów, pracowników firm partnerskich czy dostawców, pojawia się wiele nowych obowiązków prawno-informacyjnych. Pracodawca ma obowiązek m.in. zgłosić do GIODO dodatkowy zbiór osób polecających niebędących pracownikami.

Po piąte, potencjalne zmiany ustawodawcy krajowego

Nowe regulacje prawne dotyczące ochrony danych osobowych zostaną również zweryfikowane przez ustawodawcę krajowego.

– Zgodnie z unijnym rozporządzeniem, może on zawrzeć w ustawodawstwie krajowym bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w szczególności do celów rekrutacji. Tego rodzaju regulacje mogłyby np. doprecyzowywać zakres danych, które potencjalny pracodawca może przetwarzać w związku z prowadzoną rekrutacją. Ale, czy i w jakim zakresie zostaną wprowadzone, dowiemy się w ciągu najbliższych miesięcy – podkreśla Piotr Janiszewski, radca prawny, Prezes Zarządu Auraco.

Reguluje je ustawa o ochronie danych osobowych z 1997 r., która w obecnym kształcie będzie obowiązywać już tylko rok. 25 maja 2018 r. zastąpi ją Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE, stanowiące największą w historii zmianę regulacji w tym obszarze.

Nowe przepisy wpłyną na wiele aspektów procesów rekrutacyjnych, w tym na te, w których firmy pozyskują kandydatów przez polecenia rekrutacyjne.

Pozostało 92% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Praca, Emerytury i renty
Płaca minimalna jeszcze wyższa. Minister pracy zapowiada rewolucję
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Sądy i trybunały
Trybunał Konstytucyjny na drodze do naprawy. Pakiet Bodnara oceniają prawnicy
Mundurowi
Kwalifikacja wojskowa 2024. Kobiety i 60-latkowie staną przed komisjami