Ekwiwalent urlopowy i wynagrodzenie za urlop liczy się różnie

Aby ustalić finalną kwotę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy konieczne jest wcześniejsze wyznaczenie stawki godzinowej. Takiej potrzeby nie ma przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego dla pracownika opłacanego wyłącznie stałą pensją. Różnic w kalkulowaniu tych świadczeń jest więcej.

Publikacja: 16.06.2016 02:00

Foto: 123RF

Na pierwszy rzut oka ekwiwalent urlopowy i wynagrodzenie za urlop to świadczenia podobne do siebie. Przy ich wyliczaniu istnieje jednak kilka zasadniczych odmienności. Inny jest przede wszystkim moment wypłaty, sposób budowania bazy obliczeniowej, a także metoda dochodzenia do ostatecznej kwoty należnej pracownikowi.

Ogólnie rzecz ujmując można pokusić się o stwierdzenie, że wyliczanie wynagrodzenia urlopowego często bywa prostsze. W odniesieniu wszak do pracowników otrzymujących co miesiąc tylko stałe miesięczne wynagrodzenie, należności za urlop z reguły w ogóle nie trzeba obliczać. Za miesiąc korzystania przez nich z płatnego wypoczynku wystarczy wypłacić pełną stałą kwotę wynagrodzenia.

Przy ekwiwalencie przysługującym za niewykorzystany urlop wypoczynkowy trzeba natomiast każdorazowo przejść kilka etapów sprowadzających się do:

- wyznaczenia podstawy obliczeń,

- skalkulowania stawki dziennej przy zastosowaniu odpowiedniego współczynnika,

- obliczenia stawki godzinowej z uwzględnieniem liczby godzin odpowiadającej dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika.

Najpierw podstawa

Aby prawidłowo wyliczyć kwotę ekwiwalentu i wynagrodzenia urlopowego, w pierwszej kolejności należy we właściwy sposób zbudować bazę obliczeniową tych świadczeń. W tym celu trzeba ustalić średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika, uwzględniając:

- stałe składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej – w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu /nabycia prawa do ekwiwalentu,

- zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc – w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu/uzyskania uprawnienia do ekwiwalentu.

Przy liczeniu ekwiwalentu bierze się ponadto pod uwagę składniki płacowe przysługujące za okresy dłuższe niż jeden miesiąc – np. premie kwartalne, wynagrodzenie za przekroczenia średniotygodniowe przy dłuższych niż miesiąc okresach rozliczeniowych. Przyjmuje się je w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Jeśli wysokość miesięcznych składników zmiennych ulega znacznym wahaniom (m.in. gdy kwota składnika zależy od wyników sprzedaży czy od wielkości produkcji), do podstawy wynagrodzenia urlopowego powinny być one wliczone w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Gdy pracownik osiąga mieszane wynagrodzenie, tj. składające się zarówno z części stałej, jak i zmiennej, wówczas podstawę ekwiwalentu i wynagrodzenia za urlop należy ustalać według ww. zasad właściwych dla danej grupy składników.

Ważny termin wypłaty

Baza wyliczeń pieniężnego ekwiwalentu i wynagrodzenia za urlop to składniki wynagrodzenia wypłacone pracownikowi w okresie 3 lub 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ww. świadczeń, niezależnie od tego, za jaki okres przysługiwały. Istotna jest więc data postawienia podwładnemu do dyspozycji określonego składnika płacy, a nie okres, za który on jest należny. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, w których pracodawca wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc 10. dnia miesiąca następnego.

Etapy liczenia świadczeń

Wyliczenie ekwiwalentu i wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy powinno przebiegać etapowo, co obrazuje powyższa tabela.

Różnice w rachunkach

To, czym różni się od siebie sposób wyliczania wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu urlopowego, wskazuje poniższa tabela.

Absencje całomiesięczne

Nierzadko zdarza się, że zakłady mają do czynienia z długotrwałą nieobecnością podwładnego w pracy. Ma to znaczenie w przypadku pracowników, którzy otrzymują zmienne składniki wynagrodzenia. Jeśli podwładnemu nie przysługiwał taki składnik przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu/wynagrodzenia urlopowego, poprzedzający miesiąc korzystania z urlopu/uzyskania prawa do ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny bądź pełne miesiące kalendarzowe, to przy ustalaniu tej podstawy bierze się pod uwagę najbliższe miesiące, za które zmienne składniki były należne. Przy czym dany miesiąc można wyłączyć z kalkulacji podstawy ekwiwalentu/wynagrodzenia za urlop i przyjąć w jego miejsce inny miesiąc, pod warunkiem, że w pomijanym miesiącu podwładny nie przepracował ani jednego dnia.

Termin wypłaty

Wynagrodzenie urlopowe trzeba wypłacać wraz z wypłatą wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego. Reguła ta obowiązuje również przy wypoczynku przypadającym na przełom dwóch miesięcy. W takiej sytuacji wynagrodzenie za urlop wypłaca się osobno za poszczególne miesiące wraz z pensją za dany miesiąc.

Z kolei prawo do ekwiwalentu pieniężnego pracownik nabywa w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i w tym też dniu świadczenie to powinno trafić do zatrudnionej osoby. Jeżeli przykładowo wynagrodzenie wypłacane jest 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego za miesiąc, za który wynagrodzenie przysługuje, a okres zatrudnienia ustaje z końcem poprzedniego miesiąca, ekwiwalent należy wypłacić w ostatnim dniu trwania stosunku pracy.

Przykład

31 maja 2016 r. doszło do rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy. W tym dniu na jego koncie urlopowym widniało 10 dni (80 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, mimo iż w maju przebywał on na urlopie przez 40 godz. (innych nieobecności w tym miesiącu nie miał). Pracownik był zatrudniony na pełnym etacie (w podstawowym systemie czasu pracy), otrzymując za pracę stałe wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 3500 zł brutto oraz posiadające charakter roszczeniowy zmienne premie miesięczne (wspomniane składniki wypłacane są w miesiącu, za który się należą).

Zmienne premie wypłacone mu w okresie od lutego do kwietnia 2016 r. (za 54 dni pracy, co daje 432 godz. na 64 dni nominalnie do przepracowania) wyniosły łącznie 1680 zł brutto.

W tych okolicznościach świadczenia związane z urlopem należy wyliczyć następująco:

1. wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych:

1680 zł : 432 godz. pracy z okresu od lutego do kwietnia 2016 r.= 3,89 zł,

3,89 zł x 40 godz. urlopu = 155,60 zł.

Oprócz tej kwoty pracownik powinien otrzymać za maj pełne stałe wynagrodzenie w wysokości 3500 zł brutto;

2. ekwiwalent urlopowy:

Krok 1. Uzupełnienie premii:

1680 zł : 54 dni pracy w miesiącach od lutego do kwietnia 2016 r. = 31,11 zł,

31,11 zł x 64 dni nominalnie do przepracowania w ww. okresie = 1991,04 zł.

Krok 2. Ustalanie podstawy wyliczeń:

[3500 zł + (1991,04 zł : 3)] = 4163,68 zł.

Krok 3. Obliczenie stawki dziennej i godzinowej:

4163,68 zł : 21 = 198,27 zł,

198,27 zł : 8 = 24,78 zł.

Krok 4. Skalkulowanie kwoty ekwiwalentu:

24,78 zł x 80 godz. niewykorzystanego urlopu = 1982,40 zł.

* Lista należności nieuwzględnianych przy rachowaniu ekwiwalentu i wynagrodzenia urlopowego obejmuje:

- świadczenia wymienione w § 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.), czyli np. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne,

- premie uznaniowe nieposiadające charakteru roszczeniowego (wyrok SN z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77), np. premie przyznawane swobodną decyzją pracodawcy,

- wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy (wyrok SN z 4 marca 2008 r., II PK 183/07),

- należności wypłacone celem zrekompensowania zatrudnionemu poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np.: ekwiwalenty za pranie i konserwację odzieży roboczej, diety i inne należności przysługujące zatrudnionemu w związku z odbyciem podróży służbowej,

- świadczenia pozapłacowe typu pakiety medyczne finansowane przez zakład pracy czy należności z zfśs.

Na pierwszy rzut oka ekwiwalent urlopowy i wynagrodzenie za urlop to świadczenia podobne do siebie. Przy ich wyliczaniu istnieje jednak kilka zasadniczych odmienności. Inny jest przede wszystkim moment wypłaty, sposób budowania bazy obliczeniowej, a także metoda dochodzenia do ostatecznej kwoty należnej pracownikowi.

Ogólnie rzecz ujmując można pokusić się o stwierdzenie, że wyliczanie wynagrodzenia urlopowego często bywa prostsze. W odniesieniu wszak do pracowników otrzymujących co miesiąc tylko stałe miesięczne wynagrodzenie, należności za urlop z reguły w ogóle nie trzeba obliczać. Za miesiąc korzystania przez nich z płatnego wypoczynku wystarczy wypłacić pełną stałą kwotę wynagrodzenia.

Pozostało 91% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe