Czy zamiast urlopu pracownikowi można dać ekwiwalent?

- Pracownik po nieobecności będącej wynikiem wypadku otrzymał orzeczenie o braku możliwości wykonywania dotychczasowej pracy. Nie mieliśmy możliwości zatrudnić go na innym stanowisku, w związku z czym otrzymał wypowiedzenie. Czy w jego trakcie może wykorzystać urlop, skoro jest niezdolny do pracy?

Tak.

Pracownik czytelnika utracił możliwość wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku, ale nie jest już niezdolny do pracy.

Utrata zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy może być wynikiem:

- wypadku przy pracy lub choroby zawodowej,

- innych zdarzeń.

Jeśli stwierdzona orzeczeniem lekarskim niezdolność do wykonywania dotychczasowej pracy wystąpiła na skutek wypadku przy pracy lub choroby zawodowej, pracodawca ma obowiązek przenieść pracownika do innej, odpowiedniej pracy. W przypadku objawów choroby zawodowej może wystąpić również obowiązek przeniesienia do innej, odpowiedniej pracy na czas określony przez lekarza. Obowiązek przeniesienia do innej pracy istnieje, gdy pracownik nie został jednocześnie uznany za niezdolnego do pracy w rozumieniu przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (art. 231 k.p.).

Gdy niemożność świadczenia dotychczasowej pracy jest skutkiem innych zdarzeń niż wypadek przy pracy lub choroba zawodowa, pracodawca nie ma obowiązku przenieść pracownika do innej pracy. Jeśli nie dysponuje stanowiskiem pracy, na które mógłby przenieść etatowca, albo nie chce przenosić tej osoby na wolne stanowisko, może jej wypowiedzieć umowę o pracę, uzasadniając to opinią lekarza. Tak też wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 16 grudnia 1999 r. (I PKN 469/99, OSNP 2001/10/346), stwierdzając, że przeciwwskazanie lekarskie do wykonywania choćby jednego obowiązku należącego do zakresu czynności na zajmowanym stanowisku pracy uzasadnia wypowiedzenie umowy o pracę.

Skoro pracownik nie może wykonywać dotychczasowej pracy, to w okresie wypowiedzenia dopuszczalne byłoby jedynie przeniesienie go – w miarę możliwości pracodawcy – do innej pracy. Przy braku takiej możliwości, podwładny nie wykonuje pracy i powstaje m.in. problem wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 80 k.p., wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy zatrudniony zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Z żadnego przepisy nie wynika, aby w sytuacji niemożności wykonywania dotychczasowej pracy pracownik nabywał prawo do wynagrodzenia.

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę podwładny ma obowiązek wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym czasie pracodawca udzieli mu urlopu (art. 1671 k.p.). W opisanej sytuacji nie występuje przeszkoda w udzieleniu urlopu w postaci niezdolności do pracy. Rzeczywiście choroba wyklucza możliwość wykorzystywania urlopu (art. 166 k.p.), jednak pracownik czytelnika nie jest już niezdolny do pracy, ale utracił możliwość wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku. W tym przypadku udzielenie urlopu nie będzie więc udzielaniem go w okresie niezdolności do pracy.

Należy uznać, że w okresie wypowiedzenia pracownikowi temu można udzielić urlopu. Za jego czas przysługiwałoby wynagrodzenie, a pracodawca zostałby następnie zwolniony z konieczności wypłaty ekwiwalentu. W ogólnym rozrachunku nie stworzy to jednak istotnych różnic – pracownik czytelnika nie nabywa prawa do wynagrodzenia w okresie wypowiedzenia. Przy urlopie otrzyma wynagrodzenie „urlopowe", ale nie otrzyma później ekwiwalentu. W zależności od składników jego wynagrodzenia, kwota należna w związku z wynagrodzeniem urlopowym i ekwiwalentem może się nieznacznie różnić.

Ekwiwalent tylko przy zakończeniu zatrudnienia

- Pracownik zwrócił się do nas z wnioskiem o rozliczenie niewykorzystanego urlopu wynagrodzeniem. Wiemy, że to nasz błąd, ale ta osoba ma urlop zaległy jeszcze z 2016 r. oraz cały z 2017 r. Zajmuje wysokie stanowisko i w związku z olbrzymimi zmianami w firmie nie miała jak skorzystać z urlopu. Czy możemy przychylić się do tego wniosku?

Nie.

Dopóki pracownik pozostaje w stosunku pracy, urlop wypoczynkowy nie może podlegać zamianie na pieniądze. Pracodawca ma obowiązek udzielić go w naturze i powinien dążyć do wykonania tego obowiązku.

Prawo do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalne. Pracownik nie może zrzec się ani samego urlopu, ani też wynagrodzenia za urlop. Ekwiwalent pieniężny w zamian urlopu wypoczynkowego może zostać wypłacony tylko w razie niewykorzystania urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy prawo pracownika do urlopu w naturze na podstawie art. 171 k.p. przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop (wyrok SA w Gdańsku z 16 marca 2016 r., III APa 2/16). W trakcie trwania zatrudnienia istnieje niepodlegające zamianie na gratyfikację finansową prawo do wypoczynku rozumianego jako czas wolny od pracy. Innymi słowy, dopóki pracownik pozostaje w stosunku pracy, urlop nie podlega zamianie na pieniądze.

Zawarcie z pracownikiem porozumienia dotyczącego zamiany urlopu na pieniądze byłoby nieważne z mocy prawa. Nieważność takiej umowy (porozumienia) powoduje, że pracownik nadal ma prawo do urlopu w naturze, zaś wypłacone wynagrodzenie (ekwiwalent) może być dochodzone na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Pracodawca ma obowiązek realizować w naturze przysługujące pracownikom uprawnienia urlopowe aż do momentu ich przedawnienia. Pojawiło się chyba tylko raz orzeczenie wskazujące na możliwość rozliczenia urlopu ekwiwalentem w takcie zatrudnienia. Chodzi o uchwałę Sądu Najwyższego z 8 lipca 1999 r. (III ZP 10/99), w której uzasadnieniu czytamy m.in.: „Wprawdzie zgodnie z art. 152 § 1 k.p. urlop wypoczynkowy jest uprawnieniem pracownika do okresowego odpłatnego zwolnienia od pracy, stanowi formę prawa pracownika do wypoczynku i służy regeneracji jego sił, z czego wynika zasada przysługiwania urlopu w naturze, to jednak występują sytuacje, w których – z uwagi na niemożność wykorzystania urlopu w naturze – pracownikowi przysługuje zamiana prawa do urlopu w naturze na ekwiwalent pieniężny. Dotyczy to także urlopów zaległych. Odnoszący się do tej kwestii art. 171 k.p. wymienia w § 1 kilka sytuacji, zaistnienie których powoduje po stronie pracownika powstanie prawa do ekwiwalentu pieniężnego za nie wykorzystany urlop. Nie oznacza to jednak, iż w praktyce nie mogą wystąpić inne sytuacje, w których pracownik nie może wykorzystać urlopu wypoczynkowego w naturze. Przykładem tego jest właśnie stan faktyczny niniejszej sprawy. Wprawdzie nie wystąpiła żadna sytuacja wymieniona w art. 171 § 1 k.p, jednakże z przyczyn dotyczących pracodawcy ani dyrektor Instytucji ani główny księgowy nie mieli możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, czego nie kwestionuje organ rentowy. W takiej sytuacji strony stosunku pracy mogły umówić się, że pracownicy otrzymają ekwiwalent pieniężny za nie wykorzystany urlop. Przepis art. 171 § 1 k.p. nie wyklucza takiej możliwości. Stanowi on bowiem tylko gwarancję prawa pracownika do ekwiwalentu pieniężnego za nie wykorzystany urlop w sytuacjach w nim wymienionych. Natomiast nie ogranicza możliwości wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za nie wykorzystany urlop w innych sytuacjach – zgodnie z wolą stron stosunku pracy".

Takie podejście jest jednak mocno osamotnione. SN odnosi się tu do kwestii potencjalnego przedawnienia roszczenia o udzielenia urlopu (roszczenia pracownicze przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne), ale jednocześnie niejako pośrednio zezwala na istnienie stanu niezgodnego z prawem. Sprzeczność powstaje bowiem z całą pewnością wówczas, gdy istnieją aż takie zaległości urlopowe. Urlop niewykorzystany powinien być udzielony do końca września kolejnego roku (przy czym część – niewykorzystane dni urlopu na żądanie – nawet do końca grudnia) i w każdym przypadku nieudzielenie go stanowi wykroczenie. Pomijamy tu oczywiście przypadki długotrwałych nieobecności pracownika, które wykluczają faktyczną możliwość korzystania z urlopu wypoczynkowego.

Wolne na żądanie na cały dzień pracy

- Zatrudniamy pracowników w systemie równoważnym. Zwykle planujemy im pracę po 12 godzin dziennie, tym samym mają więcej dni wolnych. Niektórzy pracownicy biorą urlopy na żądanie, przy czym składają wnioski tylko na dni wyznaczone jako dni pracy. Gdy mają zaplanowaną pracę np. w poniedziałek, środę i piątek, składają wnioski na te konkretne trzy dni. Najczęściej dzieje się tak wówczas, gdy przełożony odmawia udzielenia zwykłego urlopu. Trzy dni po 12 godzin pracy to 36 godzin, a zatem więcej niż 4 dni urlopu na żądanie. Czy mogą tak robić?

Tak.

Urlop na żądanie jest udzielany na dni pracy. Obejmuje cały wymiar godzin zaplanowanych do przepracowania w tym dniu. Pracownik ma prawo do cztery dni takiego urlopu rocznie, rozumianych jako konkretnie cztery dni pacy, a nie cztery dni przeliczane na 8 godzin każdy.

Pracownik może domagać się udzielenia mu w roku kalendarzowym nie więcej niż czterech dni urlopu we wskazanym przez niego terminie. Pracodawca co do zasady powinien uwzględnić taki wniosek, a właściwie żądanie, które powinno do niego dotrzeć najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Nie jest to urlop dodatkowy w stosunku do urlopu wypoczynkowego – udzielany jest z rocznej puli urlopu przysługującego pracownikowi (20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy). Można go wykorzystać jednorazowo lub w częściach.

Zgodnie z art. 1542 k.p. jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (chyba że norma czasu pracy dla danego pracownika jest niższa; dotyczy to np. pracowników o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności). W konsekwencji roczny wymiar urlopu w godzinach wynosi 160 (przy 20 dniach) lub 208 godzin (przy 26 dniach).

Jednak urlop na żądanie jest rozumiany niejako podwójnie. Z jednej strony są to cztery dni faktycznego wolnego, z drugiej – jest wykorzystywany według zasad udzielania urlopów (z pominięciem kwestii uzgodnień terminów). W związku z tym mówimy o możliwości skorzystania z dnia wolnego jako jednego dnia z puli czterech dni urlopu na żądanie. Każdy jego dzień obniża roczny wymiar godzin urlopowych o tyle, ile pracownik miał zaplanowanych do przepracowania na ten dzień.

Oznacza to, że pracownik jak najbardziej może domagać się udzielenia mu czterech dni urlopu na żądanie w dniach, w których miał zaplanowane do przepracowania po 12 godzin. W takim przypadku wykorzysta cztery dni z urlopu na żądanie, ale jednocześnie 48 godzin z rocznej puli godzinowej urlopu.

Dla domagania się udzielenia tego urlopu niezbędne są więc dwie kwestie:

- pracownik posiada jeszcze urlop na żądanie oraz

- ma wystarczająca liczbę godzin urlopu.