fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Jak prowadzić dokumentację urlopową pracownika po 1 stycznia 2019 r.

Adobe Stock
Dokumentację związaną z urlopem wypoczynkowym należy prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Stanowią ją nie tylko wnioski urlopowe, ale też dokumenty dotyczące przesunięcia terminu urlopu czy odwołania z wolnego.

Sezon urlopowy zbliża się wielkimi krokami. Jeśli pracownicy jeszcze nie złożyli wniosków urlopowych, to zapewne już się do tego szykują. Z uwagi na zmianę przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej powstaje jednak pytanie, jak aktualnie prowadzić indywidualną dokumentację związaną „z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego" dla pracowników? Co przez to rozumieć? Jakie dokumenty gromadzić?

Czytaj też:

Jak było wcześniej

Do końca 2018 r. pracodawca miał obowiązek prowadzić indywidulane karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika. Taka karta obejmowała m.in. pracę w poszczególnych dobach, w tym w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych, a także urlopy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Kartę prowadziło się poza aktami osobowymi pracownika. Poza tymi aktami przechowywano też wszelkie dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym pracowników – tj. wniosek urlopowy, wniosek o przesunięcie urlopu czy pismo odwołujące pracownika z urlopu.

Niniejsze dokumenty trzymano przez trzy lata. Brak było przepisu, który określałby konkretne ramy czasowe w tym zakresie. Doktryna przyjęła więc trzy lata z uwagi na obowiązujący w prawie pracy okres przedawnienia roszczeń pracowniczych.

Nierzadko dochodziło jednak do sytuacji, gdy w trakcie postępowania sądowego prowadzonego z inicjatywy pracownika o zapłatę należności z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pracodawca nie posiadał już kompletu dokumentacji urlopowej. Z prostej przyczyny – częściowo została zniszczona ze względu na powszechnie stosowany trzyletni okres archiwizacji.

Powyższe zasady uległy zmianie od stycznia br.

Jak jest teraz

Od 1 stycznia 2019 r. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego stanowią odrębny rodzaj dokumentacji pracowniczej prowadzonej obok ewidencji czasu pracy. Należy ją prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika.

Ustawodawca wprowadził ponadto obowiązkowy, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (w tym także tej związanej z urlopami). Należy go liczyć od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Okres ten może być dłuższy, jeśli przewidują to odrębne przepisy. Ponadto, aby uniknąć przypadków, w których w trakcie postępowania sądowego brakuje kompletu dokumentów, obowiązuje obecnie zasada, że w sytuacji, gdy dokumentacja pracownicza może stanowić dowód w sprawie, a pracodawca wie, że wytoczono powództwo, okres przechowywania dokumentów przedłuża się o dodatkowe 12 miesięcy. Po upływie tego okresu pracodawca ma obowiązek zawiadomić pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w terminie 30 dni od doręczenia zawiadomienia.

Przykład

Pracownik zatrudniony 2 stycznia 2019 r. zakończył stosunek pracy 31 maja 2019 r. Zgodnie z art. 94 pkt 9b kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek trzymać jego dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca 2019 r. Zatem 10-letni termin biegnie od 1 stycznia 2020 r. i upłynie z końcem 2029 r.

Gdyby w sytuacji opisanej w przykładzie pracownik wytoczył powództwo o zapłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, pracodawca musiałby przechowywać jego dokumentację związaną z urlopem wypoczynkowym do końca 2030 r. Następnie zaś musiałby poinformować tę osobę, że może odebrać dokumenty w ciągu 30 dni od otrzymania zawiadomienia. Zakładając, że pracownik otrzymałby zawiadomienie 1 marca 2031 r., od tego dnia należałoby liczyć 30-dniowy termin na odbiór dokumentacji. Upłynąłby on 31 marca 2031 r. Gdyby pracownik nie odebrał dokumentów w tym terminie, pracodawca będzie mógł je zniszczyć.

Powyższe terminy odnoszą się jedynie do dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Wobec pracowników lub byłych pracowników, których stosunek pracy został nawiązany wcześniej, wciąż stosuje się przepisy obowiązujące w chwili wejścia w życie ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw związanych ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357), czyli ich dokumentację urlopową można zniszczyć po trzech latach.

Forma i sposób składania

Jeżeli chodzi o samą formę prowadzenia dokumentacji związanej z urlopem wypoczynkowym, to zmiany, jakie weszły w życie 1 stycznia 2019 r., niczego nie zrewolucjonizowały. Ani kodeks pracy, ani nowe rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) nie narzucają żadnej konkretnej formy, jakiej mają odpowiadać wnioski urlopowe. W rzeczywistości forma takiego wniosku oraz procedura związana z jego składaniem i akceptowaniem najczęściej jest uregulowana w regulaminie pracy lub w innych obowiązujących u pracodawcy regulacjach wewnętrznych.

Zatem tak jak dotychczas, to pracodawca ustala sposób i formę składanych dokumentów. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownicy składali wnioski urlopowe mailem, a pracodawca w tej samej formie je akceptował. Prawnie dopuszczalne jest również korzystanie ze specjalnych programów informatycznych do składnia wniosków urlopowych i planowania urlopów zatrudnionych pracowników, z czego korzysta część pracodawców. Dokumentacja pracownicza może bowiem być prowadzona zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, a także mieszanej. Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku wyboru jednej formy. Ważne jest jedynie to, aby dokumenty były przechowywane w odpowiedni sposób.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na formę elektroniczną, to musi spełnić określone wymogi formalne. Należą do nich np. odpowiednie zabezpieczenie plików czy też integralność dokumentacji i metadanych.

Skład teczki

W dokumentacji związanej z urlopem wypoczynkowym powinny znaleźć się wszystkie „dokumenty związanie z ubieganiem się i korzystaniem". Tym samym pracodawca powinien zarchiwizować wszystkie wnioski urlopowe, a nie tylko te realnie wykorzystane przez pracownika.

Dokumentację związaną z urlopem wypoczynkowym stanowią również dokumenty dotyczące przesunięcia terminu urlopu czy odwołania z niego pracownika. Zatem je także powinien gromadzić pracodawca.

Przykład

Pracownik w ciągu roku złożył w sumie cztery wnioski urlopowe. Z tego otrzymał dwie akceptacje, jeden wniosek wycofał sam, a na jeden szef nie wyraził zgody. W dokumentach tej osoby związanej z urlopem powinny się znaleźć wszystkie wnioski, włącznie z tym, który pracownik wycofał, a także odpowiedzi na nie, udzielone przez pracodawcę.

Przykład

Pracownik złożył dwa wnioski urlopowe, obydwa zaakceptowane. W połowie drugiego urlopu szef telefonicznie odwołał go z reszty wypoczynku. W dokumentacji związanej z urlopem wypoczynokowym tej osoby należy przechowywać wnioski urlopowe, zgody oraz pismo/notatkę służbową potwierdzającą odwołanie pracownika z wolnego.

Tylko dotyczące wypoczynku

W osobnej dokumentacji dotyczącej pracownika należy gromadzić jedynie dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym. Dokumenty związane z innymi rodzajami urlopów, takimi jak np.: urlop macierzyński, rodzicielski, ojcowski, wychowawczy, urlop bezpłatny czy też urlop szkoleniowy, powinny być przechowywane w części B akt osobowych danej osoby.

Zdaniem autorki

Barbara Klimczyk, adwokat, Associate w praktyce prawa pracy kancelarii Bird & Bird

Plan urlopów jest dokumentem zbiorczym. Ustalany jest bowiem na podstawie wszystkich wniosków urlopowych złożonych przez pracowników u danego pracodawcy. Mimo to Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 11 stycznia 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej uznało, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby kserokopię takiego planu włączyć do dokumentacji związanej z urlopem wypoczynkowym konkretnego pracownika. Plan urlopów w połączeniu z wnioskiem pracownika o udzielenie urlopu stanowi bowiem pełniejszą dokumentację dotyczącą ubiegania się i korzystania z urlopu przez pracownika. Decyzja w tej sprawie została więc całkowicie pozostawiona uznaniu pracodawcy.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA