Przykład
Pracownik zatrudniony 2 stycznia 2019 r. zakończył stosunek pracy 31 maja 2019 r. Zgodnie z art. 94 pkt 9b kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek trzymać jego dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca 2019 r. Zatem 10-letni termin biegnie od 1 stycznia 2020 r. i upłynie z końcem 2029 r.
Gdyby w sytuacji opisanej w przykładzie pracownik wytoczył powództwo o zapłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, pracodawca musiałby przechowywać jego dokumentację związaną z urlopem wypoczynkowym do końca 2030 r. Następnie zaś musiałby poinformować tę osobę, że może odebrać dokumenty w ciągu 30 dni od otrzymania zawiadomienia. Zakładając, że pracownik otrzymałby zawiadomienie 1 marca 2031 r., od tego dnia należałoby liczyć 30-dniowy termin na odbiór dokumentacji. Upłynąłby on 31 marca 2031 r. Gdyby pracownik nie odebrał dokumentów w tym terminie, pracodawca będzie mógł je zniszczyć.
Powyższe terminy odnoszą się jedynie do dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Wobec pracowników lub byłych pracowników, których stosunek pracy został nawiązany wcześniej, wciąż stosuje się przepisy obowiązujące w chwili wejścia w życie ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw związanych ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357), czyli ich dokumentację urlopową można zniszczyć po trzech latach.
Forma i sposób składania
Jeżeli chodzi o samą formę prowadzenia dokumentacji związanej z urlopem wypoczynkowym, to zmiany, jakie weszły w życie 1 stycznia 2019 r., niczego nie zrewolucjonizowały. Ani kodeks pracy, ani nowe rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) nie narzucają żadnej konkretnej formy, jakiej mają odpowiadać wnioski urlopowe. W rzeczywistości forma takiego wniosku oraz procedura związana z jego składaniem i akceptowaniem najczęściej jest uregulowana w regulaminie pracy lub w innych obowiązujących u pracodawcy regulacjach wewnętrznych.
Zatem tak jak dotychczas, to pracodawca ustala sposób i formę składanych dokumentów. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownicy składali wnioski urlopowe mailem, a pracodawca w tej samej formie je akceptował. Prawnie dopuszczalne jest również korzystanie ze specjalnych programów informatycznych do składnia wniosków urlopowych i planowania urlopów zatrudnionych pracowników, z czego korzysta część pracodawców. Dokumentacja pracownicza może bowiem być prowadzona zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, a także mieszanej. Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku wyboru jednej formy. Ważne jest jedynie to, aby dokumenty były przechowywane w odpowiedni sposób.
Jeżeli pracodawca zdecyduje się na formę elektroniczną, to musi spełnić określone wymogi formalne. Należą do nich np. odpowiednie zabezpieczenie plików czy też integralność dokumentacji i metadanych.
