fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Zaległe świadectwa pracy – kiedy trzeba wydać

Fotorzepa, Rafał Guz
Pracodawcy, albo biura rachunkowe prowadzące usługowo sprawy kadrowo-płacowe, muszą zweryfikować, czy zakończone na 1 stycznia 2017 r. umowy o pracę na okres próbny i na czas określony zostały udokumentowane w świadectwie pracy.

Ustawą z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (DzU poz. 2255) znowelizowano przepisy kodeksu pracy (k.p.) dotyczące świadectwa pracy. Ich następstwem było wprowadzenie nowego rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (DzU poz. 2292), które zastąpiło dotychczasowy akt wykonawczy wydany 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU z 1996 r. nr 60, poz. 282 ze zm.).

Zmiany dotyczą przede wszystkim terminu wydania świadectwa pracy oraz katalogu informacji, jakie powinny zostać w nim zamieszczone. Szczególnie istotne jest uchylenie krytykowanego obowiązku wydawania świadectwa pracy, obejmującego zakończone okresy zatrudnienia na podstawie umów terminowych zawartych w ciągu 24 miesięcy, począwszy od dnia zawarcia pierwszej z nich.

Nowe rozporządzenie w przeważającej mierze powtarza dotychczasowe rozwiązania prawne. Zmiany zostały podyktowane koniecznością uwzględnienia nowych reguł wydawania świadectwa pracy oraz dostosowania jego treści do wprowadzonych w 2016 r. przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem. Stały się one również okazją do doprecyzowania rozwiązań, które wywoływały wcześniej wiele wątpliwości interpretacyjnych.

Termin wydania – dwa warianty

Obowiązujące od 1 stycznia 2017 r. przepisy wyróżniają dwie sytuacje związane z obowiązkiem wydania świadectwa pracy. Decydujące znaczenie ma to, czy strony nawiążą kolejny stosunek pracy w terminie siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego, czy zakończą współpracę (ewentualnie nawiążą ją ponownie po dłuższej przerwie).

Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 97 § 1 k.p., w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeśli nie ma zamiaru nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. W takim przypadku świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano takiego dokumentu.

Jak wynika z § 4 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, „niezwłoczne" jego wydanie powinno nastąpić w dniu, w którym stosunek pracy ulega rozwiązaniu lub wygasa. Jedynie w sytuacji, gdy z przyczyn obiektywnych wypełnienie tego obowiązku we wskazanym terminie okaże się niemożliwe, pracodawca ma obowiązek w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub osobie upoważnionej za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (DzU z 2016 r. poz. 1113 ze zm.) albo doręczyć je w inny sposób.

Wniosek pracownika

Zasadą jest, że pracownik nie musi składać wniosku, aby uzyskać świadectwo pracy, gdyż terminowe wydanie tego dokumentu stanowi obowiązek pracodawcy.

W sposób odmienny przedstawia się jednak sytuacja, gdy z tym samym pracownikiem zostanie nawiązany kolejny stosunek pracy w ciągu siedmiu dni od ustania poprzedniego. Pracownik nie musi czekać na ostateczne zakończenie współpracy i wydanie „zbiorczego" świadectwa pracy. Może w każdym czasie zgłosić pracodawcy żądanie wydania go, składając wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. W tym przypadku świadectwo pracy może dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które nie zostało ono wydane. Decyzja w tym zakresie należy do pracownika. Pracodawca musi natomiast wydać takie świadectwo pracy w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia wniosku.

W każdym z opisanych przypadków ustawodawca utrzymał dotychczasową zasadę, w myśl której wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (np. zwrotu służbowego telefonu, laptopa, pojazdu).

Znajomość kodeksu pracy nie wystarczy

Osobnego omówienia wymaga obowiązek pracodawcy wydania świadectwa pracy za zakończone okresy zatrudnienia na podstawie umów terminowych, za które nie zostały one wydane. Niezbędna w tym zakresie okazuje się znajomość przepisów przejściowych, tj. art. 22 ust. 1–3 ustawy z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (DzU poz. 2255).

Warto przypomnieć, że w stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2016 r., w przypadku pracownika pozostającego w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny lub na czas określony, pracodawca miał obowiązek wydania świadectwa pracy po zakończeniu tych umów, które zawarto w okresie 24 miesięcy od dnia nawiązania pierwszej z nich.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy nowelizującej, jeśli wraz z wejściem w życie nowych przepisów nie upłynął jeszcze 24-miesięczny termin na wydanie świadectwa pracy, pracodawca ma obowiązek wydać je w terminie sześciu miesięcy od ich wejścia w życie. Co istotne, dotyczy to wyłącznie umów terminowych, które zakończyły się przed 1 stycznia 2017 r. i nie zostały zwieńczone świadectwem pracy.

Nie wyklucza to jednak możliwości złożenia przez pracownika wniosku o wydanie świadectwa pracy przed upływem wskazanego sześciomiesięcznego terminu. Wtedy pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika w tym zakresie.

Jeżeli natomiast umowa o pracę, zawarta na okres próbny lub na czas określony, obowiązywała nadal w dniu 1 stycznia 2017 r., stosujemy wyłącznie nowe przepisy dotyczące wydawania świadectwa pracy.

Krąg uprawnionych do odbioru

Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej. Upoważnienie może być w formie papierowej albo elektronicznej.

W razie wygaśnięcia stosunku pracy wskutek śmierci pracownika, pracodawca nie zostaje zwolniony z obowiązku sporządzenia świadectwa i włącza je do jego akt osobowych. Nowe rozporządzenie bardziej precyzyjnie określa krąg osób legitymowanych do odbioru dokumentu. Uprawnienie przysługuje małżonkowi osoby zmarłej lub innej osobie uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną stosownie do przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób – innej osobie będącej spadkobiercą tego pracownika. W tym wypadku pracodawca wydaje dokument osobie uprawnionej w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia wniosku mającego postać papierową lub elektroniczną.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA