Zarówno kodeks pracy, jak i przepisy ustaw szczegółowych z zakresu prawa pracy przewidują konieczność współdziałania pracodawcy z działającymi u niego zakładowymi organizacjami związkowymi w indywidualnych sprawach z zakresu prawa pracy. Wiąże się to nieodłącznie z przetwarzaniem danych osobowych pracowników.
Kodeks pracy stanowi, że jeśli przepisy prawa pracy przewidują współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek współdziałać w takich sprawach z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracownika z tytułu jego członkostwa w związku zawodowym albo wyrażenia zgody na obronę praw pracownika niezrzeszonego w związku – zgodnie z ustawą z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 263, art. 23