Wniosek o wydanie świadectwa pracy w postaci papierowej lub elektronicznej

Od 1 stycznia 2017 r. w kodeksie pracy pojawiła się nowa instytucja, a mianowicie wniosek w „postaci papierowej lub elektronicznej". Zgodnie z nowym brzmieniem art. 97 § 1

1

k.p. pracownik, który – mimo nawiązania z nim kolejnej umowy o pracę w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniej – chce otrzymać świadectwo pracy za zakończony okres zatrudnienia, składa wniosek o jego wydanie w postaci papierowej lub elektronicznej. Jednocześnie całkiem niedawno w orzecznictwie Sądu Najwyższego pojawiła się wypowiedź, w której przy okazji analizy sprawy odwołania pracownika z urlopu stwierdzono, że pracodawca odwołując pracownika z urlopu powinien to uczynić w jednoznacznym oświadczeniu woli. A jeśli składa je w formie elektronicznej, to stosuje się do niego zasady dotyczące doręczania takich oświadczeń woli wynikające z kodeksu cywilnego (wyrok SN z 8 marca 2017 r., II PK 26/16).

Próby wprowadzania w praktyce prawa pracy czynności i działań w postaci/w formie elektronicznej były dotychczas poddane ograniczeniom, które wynikały albo wprost z treści przepisów (k.p. lub wykonawczych, np. wniosek o odbiór nadgodzin, wnioski o urlopy związane z rodzicielstwem, które muszą mieć formę pisemną) albo z interpretacji urzędowych (akta osobowe, ewidencja czasu pracy).

Nowa instytucja wymaga analizy, jak w praktyce zastosować przepis o „papierowej lub elektronicznej postaci" wniosku o wydanie świadectwa pracy. Być może ten konkretny przypadek nie będzie miał kluczowego znaczenia dla praktyki (wniosek, o którym mowa w art. 97 § 1

1

k.p., nie jest czynnością, która będzie się zdarzać codziennie), to jednak chociażby z uwagi na przewidziane w art. 99 § 1 k.p. prawo do odszkodowania, kwestia ta powinna być uregulowana w sposób niebudzący wątpliwości. A wątpliwości te pojawiają się m.in. w związku z treścią art. 25

1

§ 5 k.p. lub art. 129 § 3 k.p., gdzie jest mowa o formie pisemnej lub elektronicznej oraz z treścią przepisów k.c. o nowych formach czynności prawnych w kontekście ich stosowania w komunikacji między pracodawcą a pracownikiem.

Cyfryzacja w prawie pracy

Wraz z nowelizacją art. 97 § 1

1

k.p. nie dokonano zmian innych przepisów k.p. w zakresie formy dokonywanych czynności lub formy dokumentów. Uzasadnienie projektu ustawy z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców, która wprowadziła do k.p. pojęcie „postaci papierowej lub elektronicznej" nie oferuje żadnej podpowiedzi czy wyjaśnienia przyczyny wprowadzenia tego pojęcia do k.p. Nie wprowadzono też do k.p. jego definicji i nie nadano mu normatywnej treści. Pytanie, dlaczego ustawodawca tak postąpił, pozostaje bez odpowiedzi. Oczywiście można się domyślać, że tak jak w innych obszarach prawa w związku z postępującą cyfryzacją obejmującą coraz więcej dziedzin życia i coraz bardziej powszechnym użyciem elektronicznych form komunikacji, również w obszarze prawa pracy ustawodawca chce takie formy upowszechniać. Ale to tylko domniemanie, na którym trudno opierać normatywne rozumienie treści przepisu.

Kluczowe definicje

Jak zatem na gruncie prawa pracy traktować „postać papierową lub elektroniczną", a w szczególności, czy to pojęcie jest tożsame z „formą pisemną lub elektroniczną"? Czy należy stawiać znak równości między formą a postacią papierową oraz między formą a postacią elektroniczną? Często w języku potocznym, ale i w literaturze prawniczej pojęć „forma" i „postać" dość swobodnie używa się wymiennie. Natomiast na gruncie stosowania przepisów precyzja w używaniu pojęć powinna być priorytetem.

Pojęcie „postać papierowa", „postać elektroniczna" funkcjonuje w różnych obszarach prawa. Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne wprowadziła pojęcie postaci elektronicznej i dokumentu elektronicznego. Pierwsza znacząca batalia prawna o rozumienie pojęcia postać papierowa lub elektroniczna dotyczyła faktur VAT (wyrok NSA z 20 maja 2010 r., I FSK 1444/09). Przy czym w wyroku z 29 listopada 2011 r. (I FSK 278/11) NSA, dokonując analizy oryginalnej postać faktury VAT, wskazał na konieczność rozróżnienia między formą a postacią.

Rozróżnienie na postać elektroniczną i papierową zawierają m.in. przepisy ustaw o systemie informacji w ochronie zdrowia, o swobodzie działalności gospodarczej, ordynacja podatkowa. Na poziomie przepisów wykonawczych określa się szczegółowe zasady dotyczące czynności w postaci elektronicznej i papierowej, zasad ich stosowania, przyjmowania, poświadczania, konwersji. Przy czym nadal pojawiają się niespójności pojęciowe, jak np. w rozporządzeniu ministra sprawiedliwości z 23 grudnia 2015 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych, gdzie w odniesieniu do wokand posłużono się pojęciem „formy papierowej lub postaci elektronicznej". Z kolei art. 131bc ust. 5 ustawy o zamówieniach publicznych dokonuje bardzo precyzyjnego określenia dotyczącego oferty, która jest składana albo w formie pisemnej w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej i musi być opatrzona odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Brak szczegółów

Analiza tych wielu przepisów prowadzi do dwóch wniosków:

a. cyfryzacja, poprzez wprowadzenie postaci elektronicznej obok papierowej, dotyczy co do zasady obszarów aktywności publicznej albo obszarów, w których realizuje się cele uzasadnione interesem publicznym. We wszystkich ww. przykładach postać papierowa lub elektroniczna danego działania lub czynności dotyczy czynności administracyjnych wykonywanych w zakresie ustawowych obowiązków organów podejmujących te czynności albo w celu zagwarantowania realizacji uprawnień wynikających z ustawy przez podmioty realizujące cele publiczne,

b. przepisy, czy to rangi ustawowej czy wykonawcze, nadają konkretne znaczenie tym pojęciom i wypełniają je konkretną treścią albo poprzez określenie treści danego dokumentu albo przez określenie wymogów formalnych jego sporządzenia (np. opatrzenie dokumentu podpisem elektronicznym, opatrzenie wydruku dokumentu elektronicznego na papierze podpisem poświadczającym zgodność z oryginałem). Nawet więc przy braku definicji pojęcia „postaci papierowej lub elektronicznej" przepisy prawa określają obowiązkową zawartość tych dokumentów (wniosków, ewidencji, dokumentacji medycznej, formularza), dzięki czemu można określić, co zawiera i jak ma wyglądać postać papierowa oraz elektroniczna.

Tymczasem nowelizując art. 97

1

§ 1 k.p. ustawodawca ani nie zdefiniował tego pojęcia, ani nie wypełnił go żadną treścią (przepis nie określa zawartości tego wniosku).

Intuicyjnie nasuwa się więc pytanie, czy dla zastosowania tego przepisu powinno się stosować definicję formy z k.c. oraz czy powinno się stosować wymogi zastrzeżone dla form czynności prawnych do czynności niemających charakteru oświadczenia woli? Analiza skutków takiego zastosowania w praktyce prowadzi do logicznego wniosku, że odpowiedź musi być negatywna. Wystarczy bowiem zadać pytania i rozważyć następujące wątpliwości:

a. czy postać elektroniczna oznacza formę elektroniczną, o której mowa w art. 78

1

k.c.? Czy intencją ustawodawcy było umożliwienie złożenia wniosku w postaci elektronicznej tylko tym pracownikom, którzy posiadają możliwość opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Odpowiedź na to pytanie powinna być negatywna, choć ta konkluzja wynika tylko ze zdrowego rozsądku, ponieważ uzasadnienie projektu nie daje w tym zakresie żadnych wskazówek. Należałoby raczej przyjąć, że jeżeli chcemy już odnosić postać elektroniczną do kodeksowych form oświadczeń woli, trzeba odwołać się do formy dokumentowej. Ale tu od razu pojawia się kolejne pytanie – jak przyjąć wniosek pracownika wysłany przez sms albo mms albo pocztę głosową? W szczególności, że powinno się go przechowywać w aktach osobowych pracownika. Jak rozstrzygnąć kwestię daty doręczenia takiego wniosku złożonego w postaci elektronicznej w kontekście terminu do wydania świadectwa pracy, o którym mowa w art. 97 § 1

2

k.p.?

b. czy postać papierowa oznacza konieczność podpisania wniosku przez pracownika? Przepis nie nakłada takiego wymogu. Oczywiście intuicyjnie przyjmujemy, że jeśli ktoś składa wniosek, to powinien go podpisać. Ale czy na pewno w przypadku „postaci papierowej" możemy wymagać podpisu? Skoro ustawodawca wprowadził odrębne od „formy pisemnej" pojęcie „postaci papierowej" to zakładamy, że było to działanie świadome i celowe, choć z praktyki wiemy, że takie założenie coraz częściej jest błędne. Jednak kierując się takim założeniem trzeba dostrzec, że co do innych przewidzianych w k.p. wniosków pozostawiono zastrzeżenie formy pisemnej, a doktryna i PIP nadal przyjmują, że z uwagi na ochronę praw pracownika te wnioski muszą być pisemne. Skoro przepis nie wprowadza wymogu pisemności, to czy można wymagać od pracownika złożenia wniosku w formie pisemnej? Skoro ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „postać papierowa" ani nie wypełnił go żadną treścią, to czy można przyjąć, że chodzi o dowolny wniosek, nawet sporządzony w imieniu pracownika przez osobę trzecią, byle na papierze? Czy za postać papierową można uznać faks albo wydruk zdjęcia na papierze (np. zdjęcie wniosku przesłane mmsem i wydrukowane)? W filmie „Arbitraż" (reż. N.Jarecki, rok 2012) jest scena, w której podczas lunchu w restauracji główny bohater składa ofertę sprzedaży swojej firmy napisaną odręcznie na papierowej serwetce, a kupiec tę ofertę przyjmuje. Serwetka niewątpliwie ma postać papierową – czy zatem przyjmiemy wniosek pracownika sporządzony na skrawku papieru?

Po raz kolejny widać, jak brak systemowej spójności i działanie doraźne przy wprowadzaniu nowych przepisów potrafi zagmatwać rzeczywistość. Jeśli bowiem chciano wprowadzić cyfryzację w obszarze prawa pracy, to zrobiono to w sposób nieprzemyślany. Obecna treść przepisu stwarza poważny stan niepewności co do prawa, a jednocześnie wprowadza się sankcję w postaci odszkodowania oraz penalizuje niewykonanie obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej (art. 28

1

pkt 6 k.p.).

Systemowego rozstrzygnięcia przez ustawodawcę wymaga kwestia, czy na potrzeby czynności dokonywanych między pracodawcą i pracownikiem w bieżących sprawach dotyczących realizacji ich praw i obowiązków, powinno się stosować formy zastrzeżone w kodeksie cywilnym dla oświadczeń woli. Czy dopuszczalne jest nałożenie na pracodawcę i na pracownika obowiązku dysponowania kwalifikowanym podpisem elektronicznym dla posługiwania się postacią lub formą elektroniczną tych czynności? Niezbędne jest również zachowanie na przyszłość spójności pojęciowej i prawidłowe stosowanie pojęć „forma" i „postać" tak, aby można było odróżnić, kiedy chodzi o formę w kontekście czynności prawnej, a kiedy wyłącznie o postać nośnika lub o format cyfrowy danego dokumentu.