Powszechnie wiadomo, że świadczenia z funduszu oraz ich wysokość uzależniane są od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników oraz innych osób uprawnionych. Szczegółowe zasady i warunki przyznawania takich świadczeń określają regulaminy zfśs przyjęte przez pracodawców w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi. Zapisy regulaminowe najczęściej wymagają przedłożenia dokumentów potwierdzających zadeklarowaną sytuację socjalną (w tym medycznych, finansowych, zaświadczeń o dochodach, zeznań rocznych, itd.) dla merytorycznego rozpatrzenia wniosku o świadczenie z funduszu. Ich nieprzedłożenie pracodawcy traktują jako brak formalny, skutkujący najczęściej zwrotem wniosku do uzupełnienia.
Czytaj także: Dane wrażliwie mocniej chronione
Głównie oświadczenia
Taka powszechna praktyka będzie wymagała zmiany po nowelizacji pod kątem weryfikacji, czy dotychczas pobierane dokumenty i informacje są niezbędne do potwierdzenia konkretnych okoliczności, od których zależy przyznanie świadczenia i jego wysokość. Nowelizacja przyznaje prymat oświadczeniom pracowników. W każdym przypadku pracodawca może natomiast żądać ich udokumentowania w niezbędnym zakresie. Tym samym, wszyscy pracodawcy prowadzący zfśs powinni zweryfikować obowiązujące u nich regulaminy, a także praktykę prac komisji socjalnych co do sposobu i zakresu gromadzonych danych.
Upoważnienie pracodawcy
Jednocześnie pracodawcy będą musieli zapewnić, aby wszystkie osoby uczestniczące w przyznawaniu świadczeń socjalnych i mające dostęp do informacji o stanie zdrowia wnioskujących / ich rodziny – w szczególności członkowie komisji socjalnej – posiadały pisemne upoważnienie pracodawcy do przetwarzania takich danych (o wątpliwościach związanych z rozumieniem formy pisemnej znajdą zastosowanie wcześniejsze uwagi). Muszą one zawierać zobowiązanie do zachowania przetwarzanych danych w tajemnicy.
Cykliczne czystki
Kolejnym nowym obowiązkiem pracodawców jest konieczność dokonywania regularnych przeglądów – nie rzadziej niż raz w roku – danych osobowych gromadzonych w związku z działalnością socjalną oraz usuwania danych zbędnych. Przy czym nowelizacja dookreśla czas magazynowania danych związanych z zfśs jako okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. W niektórych przypadkach może to obejmować okres nawet trzech lat, przyjmując go jako okres przedawnienia roszczeń o świadczenie z funduszu (przykładowo: wyrok Sądu Najwyższego z 10 kwietnia 2013 r., II PK 272/12).
