Nabycie praw
Dotąd innowacje pracownicze służyły budowaniu przewagi konkurencyjnej. Teraz mogą gwarantować przetrwanie firmy i sprawne działanie oraz optymalizację procesów wewnętrznych. Dlatego ważne jest zabezpieczenie prawne najcenniejszych rozwiązań, które można ochronić m.in. przez uzyskanie praw autorskich czy praw własności przemysłowej. Jednak o uzyskanie prawa wyłącznego (np. patentu) może się ubiegać tylko podmiot, któremu służy to prawo (np. prawo do patentu). Do eksploatacji rozwiązania i czerpania z niego korzyści także należy posiadać tytuł prawny (np. prawo własności, licencję).
Prawo do uzyskania patentu na wynalazek albo prawa ochronnego na wzór użytkowy, jak też prawo z rejestracji wzoru przemysłowego przysługuje twórcy. Jednak w razie stworzenia wynalazku, wzoru użytkowego albo wzoru przemysłowego w wyniku wykonywania przez twórcę obowiązków wynikających ze stosunku pracy albo z realizacji innej umowy, prawo to przysługuje pracodawcy lub zamawiającemu (tzw. wynalazek pracowniczy), chyba że strony ustaliły inaczej. Podobnie, jeśli pracownik stworzył utwór wykonując obowiązki ze stosunku pracy (tzw. utwór pracowniczy), jego pracodawca nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron, o ile umowa o pracę nie stanowi inaczej. Przy czym, zgodnie z art. 2 k.p. pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Sama umowa o pracę powinna być na piśmie (art. 29 § 2 k.p.), jednak forma określenia obowiązków pracowniczych nie ma znaczenia (w praktyce brak zachowania formy pisemnej powoduje trudne do rozstrzygnięcia spory). Dotyczy to także „pracownika" – zleceniobiorcy świadczącego usługi w ramach umowy cywilnoprawnej.
Konieczny związek
Nie każda aktywność twórcza pracownika będzie przedmiotem praw nabywanych z mocy prawa przez pracodawcę. Konieczne jest wykazanie związku funkcjonalnego polegającego na uznaniu, że rezultat działalności twórczej pracownika powstał w wyniku wykonywania obowiązków pracowniczych. Wykonywanie obowiązków pracowniczych odbywa się na koszt pracodawcy, w ramach jego struktury organizacyjnej, z wykorzystaniem jego zaplecza technicznego i zasobów ludzkich. Jednak wykorzystanie wiedzy, doświadczenia i umiejętności nabytych w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych nie oznacza, że projekt pracownika jest wynikiem wykonywania obowiązków ze stosunku pracy (vide: wyrok SN z 8 marca 2010 r., II PK 260/09).
Dokonanie wynalazku samo w sobie nie musi stanowić obowiązku pracowniczego – nie musi być wprost sformułowane w treści umowy. Wystarczy, aby z umowy wynikał obowiązek określonej aktywności twórczej (m.in. był ustalony rodzaj pracy, plan prac, wydane polecenie służbowe). Samo dokonanie wynalazku w godzinach pracy, ale bez związku z obowiązkami pracownika (niejako w związku z nadmiarem wolnego czasu bądź jako efekt dążenia do uzyskiwania w pracy jak najlepszych wyników) nie powoduje powstania prawa na rzecz jego pracodawcy. Podobnie, miejsce pracy jako miejsce uzyskania twórczego efektu nie determinuje przejścia praw do niego na pracodawcę.
Praca twórcza powinna mieć charakter twórczy, nie ograniczać się do udzielania pomocy. Nie wystarczy też wykonywanie jedynie poleceń lub przekazywanie fachowej wiedzy znanej już ekspertom z danej dziedziny. Twórcą nie jest również osoba, która nie pracowała bezpośrednio nad wynalazkiem, a jedynie opracowała podstawy naukowo-techniczne, na których oparto rozwiązanie. Współtwórcą można określić osobę, która współdecydowała o ostatecznym kształcie i wyniku prac.
Kryteria prawa autorskiego nie są w pełni aktualne w świetle prawa własności przemysłowej. Twórczość autorska jest formalna i obejmuje wyłącznie sposób wyrażenia (nie chroni idei), podczas gdy twórczość wynalazcza ma charakter bardziej innowacyjny. Dlatego, zgodnie z prawem własności przemysłowej, za twórcę można uznać osobę, która jest źródłem pomysłu na innowację (koncepcji technicznej, nie tylko inspiracji do dokonania wynalazku). Samo wskazanie kierunku działań nie wystarcza. Twórcą nie jest też zamawiający lub udzielający pomocy do dokonania rozwiązania, dostarczający materiałów do wykonania ani dokonujący nieznaczących poprawek. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego nie jest twórcą osoba, która udzieliła pomocy przy dokonaniu wynalazku, ale nie uczestniczyła w koncepcji tworzenia nowego rozwiązania (vide: wyrok z 21 marca 1974 r., I PR 53/74). Przy czym w praktyce przedsiębiorca może nieświadomie udzielać pomocy przy twórczej pracy podwładnego, korzystającego z jego sprzętu i pomieszczeń, wykonującego czynności nie mające związku z obowiązkami pracowniczymi. Pracodawca nie nabędzie wtedy praw do rozwiązania z mocy ustawy, jednak sporne pozostanie prawo do korzystania z takiej „innowacji pracowniczej" w zakresie działalności przedsiębiorcy (w tle art. 11 ust. 5 pwp).