Regulamin pracy i wynagradzania - nie łatwo się ich pozbyć

Od 2017 r. obowiązek tworzenia regulaminów pracy i wynagradzania ograniczono co do zasady do firm zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Nie oznacza to jednak, że te, które posiadają regulaminy, mogą z nich w dowolny sposób zrezygnować. Jak to zrobić, aby nie złamać przepisów? I czy na pewno warto odchodzić od zawartych z załogą ustaleń?

Publikacja: 19.04.2018 05:30

Regulamin pracy i wynagradzania - nie łatwo się ich pozbyć

Foto: Fotolia.com

Do końca 2016 r. obowiązek tworzenia regulaminów wynagradzania i pracy obejmował firmy zatrudniające co najmniej 20 pracowników. Zniesienie obowiązku tworzenia regulaminów dla mniejszych firm nie ma skutku prawnego w postaci automatycznej likwidacji czy zerwania obowiązujących dokumentów. Jeśli więc pracodawca jest zainteresowany unieważnieniem regulaminu, powinien przeprowadzić taką zmianę w sposób zgodny z prawem.

Przepisy prawa pracy nie przewidują osobnej procedury uchylania regulaminów, których tworzenie nie jest już obowiązkowe. W związku z tym pracodawcy, którzy zamierzają uchylić istniejący i nieobowiązkowy już regulamin, powinni postąpić podobnie jak w sytuacji, w której chcieliby taki regulamin wprowadzić. Takie zmiany najlepiej wprowadzać w uzgodnieniu z pracownikami.

Po co regulaminy pracy

Regulaminy pracy są normatywnymi dokumentami prawnymi w firmie. Mają przedłożyć pracownikom w prostej formie relacje pracy w danej organizacji. Regulują więc kwestie sposobów wykonywania pracy, jej nagradzania i innych zależności. Podobne cele mogą spełniać inne dokumenty, jak choćby umowy o pracę – wymagają one jednak każdorazowo indywidualnego dostosowania.

Rozwiązanie stawiające na indywidualne ustalenia pracodawca-pracownik wydaje się być korzystne w świetle sytuacji na rynku pracy. Zatrudnieni coraz bardziej cenią sobie elastyczny czas pracy czy wirtualne stanowiska pracy nie wymagające obecności przy biurku. Dopóki nowe rozwiązania dla realizacji pracy nie stanowią standardu w danym zakładzie, warto sprawdzić, na ile regulamin jest jeszcze realizowany i czy warto go utrzymać w obecnej formie lub znieść.

Procedura uchylenia

Unieważnienie obowiązujących regulaminów w firmach zatrudniających co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników, może się odbywać w dwóch trybach:

• Pracodawcy, u których nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, podejmują decyzję o uchyleniu regulaminów i informują o tym pracowników. Należy jednak pamiętać, że pracownicy mogą podjąć decyzję o utworzeniu zakładowej organizacji związkowej i wystąpić z wnioskiem o utworzenie regulaminów pracy i wynagradzania. Dobrze więc uzgodnić wprowadzane zmiany z załogą, ponieważ ponowny proces uchwalania regulaminu w konsultacji ze związkami zawodowymi wymaga czasu.

• Pracodawcy, u których funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, mimo braku obowiązku posiadania regulaminów, muszą uzgodnić plany unieważnienia istniejących regulaminów (utworzonych przed 2017 r.) z zakładową organizacją związkową.

Etapy wycofywania

Przepisy prawne nie zawierają regulacji odnośnie możliwości wycofania istniejących regulaminów. Jednak w praktyce gospodarczej już wcześniej ugruntowała się procedura postępowania w przypadkach zmniejszenia liczby zatrudnionych pracowników poniżej 20 osób. Tę samą procedurę zaleca się stosować po wprowadzeniu w życie nowych przepisów.

Proces wycofywania regulaminów można przedstawić w trzech krokach.

1. Uzgodnienie z załogą

Pierwszym krokiem jest uzgodnienie planów zmiany lub uchylenia regulaminów z pracownikami lub związkami zawodowymi, jeśli takie istnieją w firmie. Eksperci z zakresu prawa pracy reprezentują różne opinie na temat możliwości anulowania obowiązujących dotychczas dokumentów bez zgody załogi, jeśli w firmie działają związki zawodowe.

Organizacje związkowe od stycznia 2017 r. mają prawo złożyć wniosek o utrzymanie lub wprowadzenie regulaminu pracy. Jeśli skorzystają z tego uprawnienia, pracodawca musi się do niego dostosować.

Takie stanowisko przedstawiło również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Przyjęto w nim, że w przypadku braku prawnej procedury postępowania, przy uchylaniu regulaminów należy stosować taką samą procedurę, jak przy ustalaniu tych regulaminów. Oznacza to, że jeśli w firmie działa organizacja związkowa, konieczne jest uzgodnienie z nią treści regulaminów, a zatem również decyzji o ich uchyleniu.

2. Przekazanie decyzji pracownikom

Wszelkie zmiany w zakresie regulaminów pracy i wynagradzania powinny być zakomunikowane załodze. Zgodnie z przepisami kodeksu pracy, regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W tym samym terminie zaczyna obowiązywać uchylenie regulaminu.

Sposób przedstawienia tej informacji pracownikom jest dowolny, ale ważne, by taka informacja była powszechnie dostępna. Podanie do wiadomości może się odbyć za pośrednictwem poczty elektronicznej, intranetu lub publikacji na tablicy ogłoszeń. Jeśli pracodawca chce mieć pewność, że ta informacja dotarła do wszystkich pracowników, może też przekazać ją na piśmie z oświadczeniem potwierdzającym zapoznanie się z wprowadzaną zmianą.

3. Stworzenie dokumentu określającego podstawowe zasady wynagradzania i pracy

Regulaminy wynagradzania i pracy określają przyjęte w firmie ustalenia odnośnie sposobu i zasad rozliczania czasu pracy, terminu wypłaty wynagrodzenia, zasad przyznawania premii itp. Są to kluczowe informacje zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy. Wycofanie regulaminów precyzujących tego typu ustalenia wymaga alternatywnego zamieszczenia tych informacji w innym dokumencie – może to być umowa o pracę lub regulujący warunki zatrudnienia załącznik do umowy w formie pisemnej.

Dodatkowo należy też zamieścić wszelkie istotne z punktu widzenia danego zakładu pracy ustalenia związane z organizacją pracy, przepisami BHP itp. Wskazane jest opublikowanie nowych zasad na tablicach ogłoszeń i wewnętrznych kanałach informacyjnych firmy, w celu zabezpieczenia się przed ryzykiem zarzutu ze strony pracowników o braku wiedzy o obowiązujących w przedsiębiorstwie normach.

Czy na pewno warto

Przed podjęciem decyzji o likwidacji obowiązujących regulaminów wynagradzania i pracy warto się zastanowić, czy jest to krok korzystny dla firmy. W przypadku braku zgody ze strony pracowników firma naraża się na spór sądowy, którego rezultat trudno przewidzieć. Poza tym istotne zapisy regulaminów muszą znaleźć się w innym dokumencie, który musi regulować zasady pracy i wynagradzania. Być może więc korzystniej jest pozostawić istniejące regulaminy, a w razie potrzeby jedynie wprowadzić w nich zmiany.

- Cezary Karolczyk, ekspert z obszaru kadr i płac w Sage

Do końca 2016 r. obowiązek tworzenia regulaminów wynagradzania i pracy obejmował firmy zatrudniające co najmniej 20 pracowników. Zniesienie obowiązku tworzenia regulaminów dla mniejszych firm nie ma skutku prawnego w postaci automatycznej likwidacji czy zerwania obowiązujących dokumentów. Jeśli więc pracodawca jest zainteresowany unieważnieniem regulaminu, powinien przeprowadzić taką zmianę w sposób zgodny z prawem.

Przepisy prawa pracy nie przewidują osobnej procedury uchylania regulaminów, których tworzenie nie jest już obowiązkowe. W związku z tym pracodawcy, którzy zamierzają uchylić istniejący i nieobowiązkowy już regulamin, powinni postąpić podobnie jak w sytuacji, w której chcieliby taki regulamin wprowadzić. Takie zmiany najlepiej wprowadzać w uzgodnieniu z pracownikami.

Pozostało 88% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona