Wypowiedzenie umowy o pracę oraz jej rozwiązanie bez wypowiedzenia (np. na podstawie art. 52 kodeksu pracy) musi być złożone w formie pisemnej. Zgodnie bowiem z art. 30 § 3 k.p. oświadczenie każdej ze stron stosunku pracy o wypowiedzeniu lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Chodzi tu więc o złożenie wypowiedzenia na piśmie zawierającym własnoręczny podpis pracodawcy lub osoby uprawnionej do występowania na gruncie stosunków pracy w jego imieniu. Wadliwe byłoby więc rozwiązanie umowy dokonane ustnie lub za pomocą faksu albo pocztą elektroniczną. Jedynie wypowiedzenie lub oświadczenie o rozwiązaniu bez wypowiedzenia złożone w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (art. 781 § 2 k.c.). Zatem tylko w przypadku, gdyby e-mail był podpisany tego rodzaju podpisem elektronicznym, to zachowana byłaby wymagana przez k.p. forma pisemna. Zwykły e-mail nie spełnia tych wymagań.
Skutecznie, choć wadliwie
Należy jednak pamiętać, że forma pisemna nie jest tu zastrzeżona pod rygorem nieważności, a jedynie dla celów dowodowych. Oznacza to, że skuteczne będzie także wypowiedzenie złożone pracownikowi ustnie, ale będzie ono wadliwe i zwolniony będzie je mógł skutecznie zakwestionować przed sądem pracy.
Każda bowiem jednostronna deklaracja pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy, nawet dokonana z naruszeniem prawa, prowadzi do ustania stosunku pracy w terminie wskazanym przez pracodawcę. Wszelkie jego czynności, nawet bezprawne, zmierzające do rozwiązania stosunku pracy są bowiem skuteczne i mogą być podważone wyłącznie w drodze odpowiedniego powództwa (wyrok Sądu Najwyż- szego z 7 października 2008 r., II PK 56/08).
E-mail potwierdzony listem
W praktyce powstają wątpliwości, jak należy ocenić sytuację, gdy firma najpierw przesłała pracownikowi oświadczenie o rozwiązaniu umowy za pomocą poczty elektronicznej, a następnie doręczyła je pocztą. Czy w takiej sytuacji zostaje zachowana forma pisemna?
Rozstrzygając ten problem na gruncie wypowiedzenia umowy o pracę Sąd Najwyższy w wyroku z 18 stycznia 2007 r. (II PK 178/06) stwierdził, że sporządzenie na piśmie i wysłanie przez pracodawcę identycznej treści oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę, które dotarło do pracownika wcześniej w postaci elektronicznej i później przesyłką pocztową, nie narusza wymagania wypowiedzenia na piśmie. Uznano bowiem, że byłoby nadmiernym formalizmem uznanie za niezgodne z art. 30 § 3 k.p. identycznego oświadczenia sporządzonego na piśmie tylko z tego powodu, że zostało ono doręczone zarówno w postaci elektronicznej jak i tradycyjną pocztą.
