Skoro więc do czasu pracy nie wlicza się całego okresu podróży, a pracownik nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy w rozumieniu art. 128 § 1 k.p., to nie należy mu się dodatkowe wynagrodzenie, a tylko wynagrodzenie za ten czas podróży, który pokrywa się z jego rozkładem czasu pracy.
Przykład
Zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownik pracuje w godzinach 8–16. Dojazd do celu podróży zajmuje sześć godzin (do godz. 14), następnie przez dwie godziny pracownik wykonuje zadanie, czyli świadczy pracę. W godzinach 16–22 odbywa podróż powrotną. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie za osiem godzin (od 8 do 16). Za czas podróży powrotnej dodatkowe wynagrodzenie nie przysługuje, a więc nie należy się też dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.Gdyby jednak pracownik podróżował do 16, następnie wykonywał zadanie, to otrzymałby wynagrodzenie za czas podróży i za dwie godziny świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych zgodnie z art. 1511 k.p. Za czas podróży powrotnej wynagrodzenie nie przysługuje.
11 godzin na odpoczynek
Z czasem pracy ściśle związane jest prawo pracownika do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego dobowego odpoczynku. Jeśli podwładny kończy podróż o 22, a normalnie o 8 następnego dnia rozpoczyna dzień pracy, to brakuje godziny odpoczynku. Pracodawca ma wówczas obowiązek udzielić mu równoważnego okresu odpoczynku, a jeśli to niemożliwe, zapłacić odpowiedni ekwiwalent pieniężny jak w przypadku pracy w godzinach nadliczbowych.
Czas trwania wyjazdu
Nie ma przepisu regulującego długość podróży służbowej, ale są takie, na których można się oprzeć, rozstrzygając tę kwestię. Należy zacząć od umowy o pracę. Art. 29 § 1 k.p. stanowi, że określa ona strony, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania. Zmiana warunków umowy wymaga formy pisemnej. Przy zmianie na niekorzyść co do zasady trzeba stosować wypowiedzenie zmieniające. Ale nie zawsze tak jest. Art. 42 § 4 k.p. stanowi bowiem, że nie jest ono wymagane w razie powierzenia pracownikowi w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom zatrudnionego. Mimo że ten przepis nie mówi o podróży służbowej, przyjmuje się na jego podstawie, że delegacja nie może trwać dłużej niż trzy miesiące. Należy się tu jednak kierować zdrowym rozsądkiem, uwzględniać faktyczne potrzeby pracodawcy i pamiętać o incydentalnym charakterze takiego wyjazdu.
Diety i zwrot kosztów
Za wykonanie zadania poza stałym miejscem pracy przysługują pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z taką podróżą. Zagadnienie to reguluje obecnie rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167). Ma ono zastosowanie zarówno do podróży krajowych, jak i zagranicznych, określa wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku wyjazdu poza granicami kraju walutę, w jakiej przysługuje dieta i limit wydatków na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Pracodawca ma obowiązek pokryć te koszty.