Obowiązek współpracy z przedstawicielami pracowników to nie tylko formalizm

Przepisy prawa pracy przewidują wiele sytuacji, w których pracodawca ma obowiązek skonsultować się czy porozumieć z przedstawicielami załogi. Przykładowo, można tu wymienić uzgodnienie regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ustalenie wydłużonych okresów rozliczeniowych czy określenie warunków stosowania w firmie tzw. telepracy.

Firmowa reprezentacja

Sprawa jest prosta w zakładach, gdzie działają związki zawodowe. To one są naturalnym reprezentantem interesów załogi. Sytuacja nieco się komplikuje, gdy takiej organizacji nie ma. Pracodawca ma wówczas obowiązek współpracować z przedstawicielami pracowników. Zgodnie z przepisami mają być oni „wyłonieni w trybie przyjętym u pracodawcy". W praktyce część firm decyduje się pójść na skróty. Szef wybiera jednego z podwładnych, który dla formalności kontrasygnuje dokumenty lub podpisuje się pod gotowymi decyzjami firmy.

Przykład

W firmie produkującej farby i lakiery występują znaczne wahania w zapotrzebowaniu na pracę. Jest jej najwięcej w okresie wiosenno-letnim. Z kolei w miesiącach jesiennych i zimowych produkcja zwalnia. Z tego powodu pracodawca zadecydował o wprowadzeniu 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego, co umożliwi bardziej elastyczne planowanie pracy. Zgodnie z art. 150 § 3 k.p. może to zrobić jedynie w porozumieniu z przedstawicielami pracowników. Poprosił więc księgową firmy, jego zaufaną osobę, o podpisanie się pod dokumentem.

Osoba wybrana w taki sposób, choć jej podpis będzie widniał w miejscu przeznaczonym dla reprezentantów załogi, nie sprawi, że firma wypełni swoje ustawowe obowiązki. Nie można w takim wypadku mówić o rzeczywistym przedstawicielu pracowników. Ważność tak podjętych decyzji będzie dyskusyjna, co może mieć daleko idące konsekwencje.

Demokracja w miniaturze

Przepisy prawa pracy nie regulują, w jaki sposób tacy przedstawiciele załogi mają zostać wyłonieni. Jedyną wskazówką jest stwierdzenie, że powinno to nastąpić w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przyjmuje się jednak, że reprezentantów interesów pracowników należy wyłaniać w wyborach, które spełniają podstawowe wymogi demokratyczności i powszechności. Każdy członek zespołu powinien mieć przynajmniej możliwość oddania głosu. Z tego powodu wskazane jest, żeby wybory trwały dłużej niż jeden dzień. Umożliwi to głosowanie osobom, które w pierwszym dniu wyborów były nieobecne lub zgodnie z rozkładem nie był to ich dzień pracy.

Oczywiście każdy głos powinien mieć taką samą wartość, bez względu na stanowisko czy staż pracy. Nie ma przeszkód, aby dla ważności wyborów wprowadzić określone kworum, np. oddanie głosu przez 50 proc. załogi.

Jeśli chodzi o techniczne aspekty samego głosowania, to w tym zakresie firmy mają zupełną swobodę. Jeżeli tylko możliwości techniczne na to pozwalają, wybory można przeprowadzić za pośrednictwem firmowego intranetu lub poczty e-mail. W tym ostatnim przypadku problematyczne może się jednak okazać zagwarantowanie tajności głosowania. Oczywiście zawsze sprawdzi się tradycyjna urna i rozdane podwładnym kart do głosowania.

Aby uniknąć ewentualnych nieporozumień, zaleca się, żeby pracodawca spisał i ogłosił jasne zasady głosowania, np. w postaci stosownego regulaminu wyborów. Przy zachowaniu powyższych zasad nie będzie żadnych wątpliwości, że wyłonieni przedstawiciele pracowników reprezentują interesy załogi rzeczywiście, a nie tylko na papierze.

Zdaniem autora

Krzysztof Gąsior, adwokat w Kancelarii K&L Gates

Nie dajesz wyboru, płacisz

Wybory reprezentantów załogi mogą się wydawać zbędną formalnością. Okazuje się jednak, że niewywiązanie się przez pracodawcę z tego obowiązku może mieć poważne konsekwencje. W skrajnych przypadkach są one również finansowe.

Przykładowo, jeżeli firma stosuje wydłużone okresy rozliczeniowe bez wymaganego porozumienia z przedstawicielami lub jedynie przy zachowaniu pozorów współdziałania z załogą, można uznać, że nie doszło do ich skutecznego wprowadzenia. Pracownicy mogą twierdzić, że nadal ma do nich zastosowanie standardowy, trzymiesięczny okres rozliczeniowy. W efekcie mogą dochodzić wypłaty zaległego wynagrodzenia i dodatku za pracę w nadgodzinach – co do zasady w szóstych dniach tygodnia, które nie zdążyły się zbilansować przed końcem danego okresu rozliczania czasu pracy.