Począwszy od początku 2019 r. weszły w życie zmiany w prawie dotyczące okresu przechowywania dokumentów pracowniczych. Objęły one pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. Z jednej strony czas obowiązkowego przechowywania dokumentów został znacznie skrócony w porównaniu do przepisów dotychczasowych – tj. z 50 do 10 lat. Jednocześnie jednak ustawodawca nałożył na pracodawców nowe obowiązki, wprowadzając w miejsce pojęcia „akta osobowe" termin „dokumentacja pracownicza". W praktyce skutkuje to tym, że w stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek przechowywać większą niż dotychczas liczbę dokumentów.
Czytaj także: Akta pracownicze - zmiany od 2019 roku
Opcja skrócenia
W stosunku do osób, których stosunek pracy rozpoczął się przed 1 stycznia 2019 r., ale po 1 stycznia 1999 r., stosuje się dotychczasowe przepisy. Okres przechowywania akt osobowych tych pracowników wynosi więc co do zasady 50 lat. Można go jednak skrócić pod warunkiem złożenia w ZUS oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). W razie złożenia takiego protokołu za konkretnego pracownika, czas przechowywania jego dokumentacji zostanie skrócony do lat 10, a liczony będzie od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny zostanie złożony. Jeśli pracownicy zatrudnieni we wskazanym wyżej przedziale czasowym nadal pracują, raport informacyjny składa się dopiero po zakończeniu ich stosunku pracy.
Ustawodawca nie przewidział możliwości skrócenia czasu trzymania dokumentów pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. Ich akta osobowe trzeba zatem przechowywać na dotychczasowych zasadach, tj. przez 50 lat.
Kluczowa definicja
Jak wskazano na początku, nowelizacja posługuje się pojęciem „dokumentacja pracownicza". Z tego zaś wynika, że 10-letni okres przechowywania dotyczy obecnie już nie tylko samych akt osobowych, ale także innych dokumentów, jak chociażby dotyczących: czasu pracy, urlopów wypoczynkowych, wypłacanego wynagrodzenia, otrzymywanego przydziału odzieży, środków BHP itp. Ta zmiana pociąga za sobą wiele konsekwencji.
