Zamierzamy prowadzić akta osobowe tylko w formie skanów wszelkich dokumentów sporządzanych w wersji papierowej i w takiej postaci je przechowywać. Czy to wystarczy? – pyta czytelnik.
Przechowywanie dokumentacji składającej się na akta osobowe jedynie w formie elektronicznej to za mało. Nadal powinny być one prowadzone i przechowywane w wersji papierowej.
Dla każdego pracownika zatrudniający powinien założyć i prowadzić oddzielną teczkę akt osobowych. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach tych akt muszą być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich druków.
Z tych m.in. postanowień rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm., dalej: rozporządzenie) wywodzi się obowiązek tworzenia i przechowywania akt osobowych w formie papierowej. W wielu miejscach rozporządzenie odnosi się do dokumentu, pisemnego potwierdzenia. Forma pisemna oznacza zaś postać papierową. Wersja elektroniczna zrównana jest z nią jedynie wtedy, gdy obie strony dysponują certyfikowanym podpisem elektronicznym. W stosunkach pracodawca – pracownik to jednak sytuacja wyjątkowa i w praktyce niewystępująca.
Tak też do tego zagadnienia podszedł Departament Prawny GIP w piśmie z 9 kwietnia 2010 r. (GPP-87-4560-29/10/PE/RP, „Rzeczpospolita" z 9 kwietnia 2010 r.). Według GIP w obecnym stanie prawnym prowadzenie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych nie może być ograniczone wyłącznie do wersji elektronicznej. Zatem do czasu wprowadzenia odpowiednich zmian w rozporządzeniu akta trzeba prowadzić w klasycznej postaci papierowej. Możliwe jest natomiast jednoczesne utrzymywanie teczek osobowych w dwóch formach, przy czym ta elektroniczna może mieć jedynie charakter pomocniczy.
