Urlop bezpłatny jest jednym z rodzajów urlopów pracowniczych, niemniej ma szczególny charakter. Udziela go pracodawca na pisemny wniosek podwładnego. Oznacza to, że sam nie może skierować pracownika na taki urlop, np. z powodu złej sytuacji finansowej firmy. Sądy wielokrotnie wypowiadały się na ten temat. Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 21 listopada 1996 r. (III Aur 34/96) orzekł, że udzielenie urlopu bezpłatnego niezgodnie z warunkami zawartymi w art. 174 k.p. – tzn. z inicjatywy pracodawcy i bez pisemnego wniosku pracownika – jest w świetle prawa bezskuteczne.
Analogiczna sytuacja zachodzi, gdy pracodawca udziela urlopu bezpłatnego osobie, która nadal wykonuje na jego rzecz zadania w zmniejszonym zakresie. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 12 sierpnia 2004 r. (III PK 42/04), „nie dochodzi do zawarcia umowy o urlop bezpłatny, jeżeli zgodnym zamiarem stron jest dalsze wykonywanie przez pracownika na rzecz pracodawcy tej samej pracy, lecz o ograniczonym zakresie".
Dobra wola szefa
Jeśli to pracownik chce urlopu bezpłatnego, nie musi podawać przyczyny prośby w tej sprawie. Jednocześnie jednak pracodawca nie ma obowiązku udzielić mu tego urlopu. Zależy to wyłącznie od jego dobrej woli. Umowa o udzielenie urlopu bezpłatnego stanowi bowiem zgodne oświadczenie woli dwóch stron.
We wniosku pracownik powinien określić termin, w jakim chce przebywać na urlopie bezpłatnym. Jest to dla niego korzystne, ponieważ pracodawca po wyrażeniu zgody na urlop nie może go z niego odwołać wcześniej niż we wskazanym tam terminie. Niemniej nadal to od pracodawcy zależy, czy w ogóle zgodzi się udzielić tego urlopu. Może więc postawić warunek, że jest to możliwe, ale np. w krótszym wymiarze. To z kolei skutkuje tym, że podwładny, dochowując wszelkiej należytej staranności, powinien upewnić się co do terminu udzielonego urlopu. Sąd Najwyższy stoi bowiem na stanowisku, że skoro złożenie przez podwładnego wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopu i rozpoczęcie go bez akceptacji przełożonego stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, to tym bardziej osoba wnioskująca o urlop bezpłatny musi mieć pewność co do decyzji pracodawcy (wyrok SN z 21 października 2003 r., I PK 559/02).
Wcześniejszy powrót
Co do zasady pracodawca nie może odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego, chyba że udzielił go na okres dłuższy niż trzy miesiące, a strony przewidziały taką możliwość w razie wystąpienia ważnych przyczyn. Te przyczyny dotyczą oczywiście pracodawcy i powinny być istotne z punktu widzenia prawidłowego funkcjonowania zakładu.
