Dokumentacja pracownicza - koniec papierowych dokumentów kadrowych

Takie zmiany wprowadza ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357). Rząd szacuje, że po zmianie przepisów prawnych firmy mogą zaoszczędzić nawet ponad 100 mln złotych rocznie. Nowelizacja wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r. Jak się dostosować do nowych rozwiązań? Z pomocą przychodzą rozwiązania IT.

Oczekiwane zmiany

W dłuższej perspektywie skrócenie czasu przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych i możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w wersji elektronicznej oznacza odejście od tradycyjnych, papierowych teczek osobowych. Spowoduje to znaczne oszczędności. Rząd szacuje, że roczny koszt przechowywania dokumentów to ponad 130 mln złotych rocznie. Po wejściu w życie przepisów, wydatki firm na archiwizację akt pracowniczych mają zostać ograniczone. Specjaliści spodziewają się oszczędności rzędu ponad 100 mln złotych w skali roku.

Na nowych przepisach skorzystają przede wszystkim pracodawcy. Digitalizacja procesów tworzenia, archiwizacji czy też masowej wysyłki dokumentów do pracowników niesie ze sobą szereg korzyści. Może znacząco usprawnić funkcjonowanie całej organizacji, zredukować czas pracochłonnych procesów, obniżyć ich koszty, zwiększyć bezpieczeństwo danych, a także poprawić ogólną efektywność pracy działów personalnych.

Elektroniczna teczka od ręki

Na pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników, a także przechowywanie tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Wsparciem w tym obszarze może być elektroniczna teczka osobowa, która pozwala tworzyć i przechowywać cyfrowe kopie dokumentów pracowniczych, jak również przeszukiwać elektroniczną wersję archiwum. Dzięki eTeczce zeskanowane dokumenty są przypisywane do każdego pracownika w systemie kadrowym, co oznacza łatwy i szybki dostęp do danych bez konieczności wertowania papierowego archiwum. Największym atutem tego rozwiązania jest czas jego implementacji – jeżeli dana firma już korzysta z system SAP, to samo wdrożenie eTeczki zajmuje dosłownie kilka dni.

Oprócz procesu cyfrowej archiwizacji dokumentów warto także zadbać o proces ich przygotowywania. Dzięki narzędziom IT, takim jak np. Document Generator, można zautomatyzować proces generowania dokumentów kadrowo-płacowych. Tym samym dział personalny zostaje odciążony od żmudnych czynności i może skupić się na strategicznym wsparciu biznesu.

Optymalizacja procesów kadrowo-płacowych, bezpieczeństwo danych, szybkość pozyskiwania ważnych informacji, czy ograniczenie kosztów – to główne korzyści, jakie niesie ze sobą skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych oraz możliwość ich digitalizacji. Na nowych przepisach prawnych skorzystają wszyscy zatrudnieni, którzy samodzielnie będą mogli uzyskać dostęp do swoich teczek osobowych, z poziomu tradycyjnych komputerów oraz urządzeń mobilnych. Wyraźne korzyści odczują także pracownicy działu personalnego, którzy będą mogli skupić się na kluczowych działaniach i realizacji strategii organizacji.