W przypadku zleceniobiorców podróż odbywana w związku z wykonywaniem zawartej umowy nie jest podróż służbową w rozumieniu prawa pracy, choć wiele przepisów prawa pracy można stosować analogicznie.
Zasada swobody umów pozwala stronom ustalić, jakie wydatki zleceniobiorcy będą podlegały zwrotowi. Umowa może więc stanowić o obowiązku odbywania podróży oraz regulować zasady finansowania bądź późniejszego rozliczania kosztów.
Wprowadzenie takich zapisów do umowy ma znaczenie przy obliczaniu podstawy opodatkowania i oskładkowania. Kwota zwrotu kosztów podróży może wówczas podlegać wyłączeniu z podstawy tych obciążeń do wysokości kwot, które obowiązują osoby zatrudnione na etacie. Zleceniodawca może zaś zaliczyć te wydatki do kosztów firmy.
Limit zwolnienia
Zleceniobiorca, otrzymując należności z tytułu zwrotu kosztów podróży, uzyskuje przychód podatkowy. Zgodnie bowiem z przepisami ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody uzyskiwane z działalności wykonywanej osobiście uznaje się przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia, uzyskiwane od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.
Z podatku zwolnione są jednak diety i inne należności za czas podróży otrzymywane przez osoby niebędące pracownikami. Do tego grona możemy zaliczyć zleceniobiorców. Ulga ta obowiązuje do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.