Co do zasady pracownik powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy w naturze. Tylko wyjątkowo, gdy tak się nie stanie, a jego umowa zostanie rozwiązana lub wygaśnie, pracodawca musi wypłacić mu ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni urlopu i to bez względu na tryb ustania stosunku pracy (art. 171 § 1 k.p.). Obowiązek zapłaty ekwiwalentu obciąża ten zakład pracy, w którym etatowiec był zatrudniony w dniu powstania prawa do tego świadczenia.
Skutki przejścia
Jeżeli dojdzie do przejścia zakładu na nowego pracodawcę na podstawie art. 231 k.p. lub z mocy przepisów szczególnych, pracownik przechodzi do niego wraz z urlopem. Prawo do urlopu w naturze nie ulega wówczas przekształceniu w prawo do ekwiwalentu.
Jeśli jednak do zmiany pracodawcy dojdzie w inny sposób, a przepis szczególny nie stanowi inaczej, wówczas dotychczasowy zakład musi zapłacić ekwiwalent. W tej sytuacji istnieje możliwość – ale tylko za zgodą albo na wniosek podwładnego – zawarcia umowy między dotychczasowym a nowym szefem, na podstawie której ten drugi przejmie na siebie obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego w całości albo w części.
Kwota świadczenia
Wysokość ekwiwalentu ustala się na podstawie wynagrodzenia z okresu bezpośrednio poprzedzającego nabycie do niego prawa. Zasady naliczania tego świadczenia precyzują uregulowania rozporządzenia MPiPS z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (autorka pomija w tym artykule szczegółowe kwestie związane z obliczeniem wysokości ekwiwalentu).
Z ekwiwalentu pracodawca nie może potrącać należności innych niż określone w art. 87 § 1 k.p., chyba że uzyska pisemną zgodę etatowca.