Refundacja dla osób, które używają monitorów i noszą okulary

Pracownicy zatrudnieni przy monitorach ekranowych mają prawo oczekiwać od pracodawcy, iż ten pokryje koszty okularów korygujących. Podstawowe zasady w tym zakresie reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Refundacja okularów nie może zostać uzależniona od rodzaju umowy o pracę, co oznacza, iż pracodawca nie jest uprawniony do ograniczenia refundacji, przykładowo tylko dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Pracodawca zobowiązany jest zapewnić odpowiednie środki ochrony indywidualnej każdemu pracownikowi. Przez pracownika, zgodnie z powołanym rozporządzeniem, rozumie się każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Jeżeli pracownik nie pracuje przy komputerze, wówczas mimo wady wzroku, nie będzie mógł skorzystać z przewidzianej u pracodawcy refundacji okularów. W przypadku zaś pracowników, którzy komputer użytkują, istotny jest faktyczny wymiar czasu, jaki pracownik musi poświęcić na pracę przy komputerze. Nie jest natomiast istotna okoliczność, że przekroczenie połowy dobowego czasu pracy przy komputerze może nie mieć miejsca każdego dnia (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 18 maja 2011 r., sygn. IV SA/Po 196/11).

Praca przy laptopie

Wątpliwości budziła również kwestia zwrotu kosztów okularów korygujących wzrok, w przypadku pracy przy laptopie. Obecnie jednak, w związku ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy z 21 grudnia 2012 roku w sprawie finansowania przez pracodawcę zakupu okularów dla pracujących przy wykorzystaniu laptopów, kwestia ta została definitywnie rozwiązana. W ocenie GIP również pracownicy zatrudnieni przy monitorach ekranowych komputerów przenośnych (laptopów) mogą być uznani za pracowników, którym przysługują okulary korygujące wzrok refundowane ze środków pracodawcy, jeżeli laptop jest narzędziem pracy pracownika przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Kiedy refundacja

Rozporządzenie przewiduje, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Jeżeli zatem pracownik przedstawi zaświadczenie lekarskie, ale wydanie nie w ramach takich badań, wówczas pracodawca nie ma obowiązku zwrotu kosztów okularów. O fakcie tym zapominają często pracownicy, którzy chcąc wymienić okulary, dostarczają pracodawcy zaświadczenie od dowolnego lekarza i domagają się zwrotu zakupu okularów.

Okulary czy soczewki

Rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe przewiduje obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok, nie wspominając o soczewkach kontaktowych. Jednakże w sytuacji, gdy w wyniku skierowania przez pracodawcę, lekarz w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej stwierdzi istnienie wady wzroku pracownika tego rodzaju, iż nie jest możliwe skorygowanie wzroku przy pomocy okularów, a jedynie przy pomocy soczewek, wówczas pracodawca powinien pokryć koszt ich zakupu.

Kwota refundacji

Przepisy rozporządzenia nie określają wysokości środków finansowych na okulary korygujące, dlatego też pracodawcy w aktach wewnętrznych (np. regulaminach pracy) ustalają kwotę, jaką pracownik może przeznaczyć na zakup okularów korygujących wzrok. Mimo wydawałoby się dowolności w tej kwestii, pracodawca powinien przyjąć zasadę, że kwota refundacji powinna w całości rekompensować pracownikowi koszt robocizny i szkieł o parametrach oznaczonych przez lekarza. Jeżeli zaś chodzi o koszty zakupu oprawek, to pracodawca powinien przyjąć taką wysokość refundacji, która umożliwi pracownikowi zakup oprawy odpowiadającej podstawowemu standardowi.

Pracownik musi liczyć się również z tym, iż pracodawca pokryje jedynie rzeczywiste koszty zakupu okularów. Z reguły pracodawca wymaga przedstawienia faktury za zakup okularów, dlatego też, jeżeli kwota wskazana na fakturze jest niższa aniżeli kwota refundacji przyjęta przez pracodawcę np. w regulaminie pracy, pracownik otrzyma jedynie kwotę wyszczególnioną na fakturze. Pracownik musi również pamiętać o złożeniu do pracodawcy odpowiedniego wniosku o zwrot zakupu okularów.

Częstotliwość refundacji

Rozporządzenie przewidujące obowiązek zapewnienia okularów korygujących, nie zawiera uregulowań wskazujących, jak często pracodawca musi pokrywać koszty zakupu okularów. W związku z tym, pracodawcy bardzo często wprowadzają ograniczenia, z których wynika, iż refundacja kosztów zakupu okularów jest możliwa nie częściej niż raz na trzy lata.

Takie działanie jest jednak nieuprawnione. Pewnym kompromisem w tym zakresie może być wprowadzenie uregulowania przewidującego, iż okulary zapewnia się pracownikom na okres ważności badań okresowych na danym stanowisku, z wyjątkiem sytuacji, gdy lekarz sprawujący profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, na podstawie wyników przeprowadzonych kontrolnych badań okulistycznych stwierdzi konieczność zapewnienia pracownikowi nowych okularów przed upływem tego terminu.

Zdaniem autorki

Edyta Głowińska, radca prawny z Kancelarii Prawnej MADEJCZYK