Jak długo przechowywać ewidencje płac i czasu pracy

Powszechnie wiadomo, że od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony do 10 lat (art. 94 pkt 9b kodeksu pracy). Owo skrócenie nie dotyczy jednak wszystkich pracowników. Niektórych zaś dopiero po spełnieniu jednego – ale za to bardzo istotnego – warunku.

Czytaj także: Ewidencję czasu pracy trzeba trzymać 10 lat

Trzy grupy

Bezwarunkowe skrócenie przechowywania dokumentacji obejmuje wyłącznie pracowników zatrudnionych przez pracodawców po 31 grudnia 2018 r.

W odniesieniu do osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. stosuje się – z jednym wyjątkiem – dotychczasowy okres przechowywania, a więc 50 lat (art. 7 ust. 2 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).

Tym wyjątkiem jest dokumentacja pracowników zatrudnionych przez pracodawcę po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. W odniesieniu do nich pracodawca może złożyć do ZUS-u specjalny raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 ust. 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych[ ] (art. 7 ust. 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych...).

Poświadczenie płacy

Odpowiednio do tych zasad dostosowano brzmienie przepisów ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, w tym przede wszystkim art. 125a. Nakłada on na płatników składek (a więc m.in. pracodawców) obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej niezbędnej do ustalenia podstawy wymiaru renty lub emerytury. Terminy jej przechowywania zostały dostosowane do nowych okresów, przez jakie należy trzymać dokumentację pracowniczą.

Bez wyjątków

Nowy, 10-letni okres przechowywania, dotyczy całej dokumentacji pracowniczej. Zatem chodzi nie tylko o akta osobowe, ale również wszystkie inne jej elementy, takie jak karty ewidencji wynagrodzeń czy karty ewidencji czasu pracy. Ewidencję czasu pracy, obejmującą wszystkie jej elementy, przechowujmy przez 10 lat licząc od końca roku, w którym ustał stosunek pracy.

Nie poszukujmy sensu przechowywania dokumentacji dotyczącej czasu pracy przez tak długi okres, bo żadnego sensu to po prostu nie ma.

Te, zdawałoby się proste, reguły związane z okresem przechowywania dokumentacji pracowniczej, przestają być tak oczywiste, gdy konfrontujemy je z życiem. A ono lubi być niekonwencjonalne.

Odrębne okresy

Oto przykład ze stycznia tego roku. Jan Kowalski rozwiązuje umowę o pracę z 3 stycznia 2019 r. po przepracowaniu w firmie 25 lat. Okres przechowywania jego dokumentacji wynosi zatem 50 lat. 14 stycznia 2019 r. nawiązuje z tym samym pracodawcą nową umowę o pracę.

Zgodnie z art. 94[5] § 1 kodeksu pracy w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, w którym pracodawca ma obowiązek przechowywać jego dokumentację, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tej osoby dotychczasowej dokumentacji.

Pracodawca nie zakłada Kowalskiemu nowej dokumentacji (w szczególności akt osobowych), lecz kontynuuje prowadzenie „starej".

Jaki okres przechowywania obowiązuje w odniesieniu do takich „kontynuowanych" akt? 50 lat, ponieważ pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 2019 r., czy jednak 10 lat – tj. według nowych standardów?

Jedynym logicznym wnioskiem, jaki się nasuwa, jest to, że część dokumentacji obejmującą zatrudnienie:

- które ustało 3 stycznia br., trzeba przechowywać przez 50 lat,

- od 14 stycznia br. – należy trzymać przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustanie.

Może to oznaczać w przyszłości konieczność przeprowadzania remanentów w archiwach dokumentacji pracowniczej i usuwanie z niej dokumentów powstałych w związku z zatrudnieniem po 31 grudnia 2018 r.