Z danych ZUS, o które wystąpiła „Rzeczpospolita", wynika, że po półtora miesiąca obowiązywania nowych przepisów przewidujących możliwość skrócenia przechowywania akt pracowniczych 280 przedsiębiorców złożyło druk ZUS OSW. Stanowi to zapowiedź złożenia w ZUS rozliczeń ze składek zapłaconych za pracowników w ciągu ostatnich 20 lat. Ale to rozliczenie (na druku ZUS RIA) złożyło tylko 60 firm, za łącznie 167 osób. Powiedzieć, że to mało, to nie powiedzieć nic. Ze statystyk ZUS wynika bowiem, że obecnie ponad milion podmiotów (około 347 tys. przedsiębiorstw i 677 tys. osób prowadzących działalność) zatrudnia ponad 16 mln osób i opłaca za nie składki.
Czytaj także: Wdrażanie zmian w gromadzeniu dokumentacji pracowniczej
Dużo obowiązków
– Żaden przedsiębiorca, z którym współpracujemy, nie zdecydował się jeszcze na podjęcie starań o skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych – mówi mecenas Kinga Leszoska z Kulczycki, Puławska Kancelaria Prawnicza. – Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych wymaga rozliczenia z ZUS ostatnich 20 lat opłacania składek nie tylko za wszystkich pracowników, z którymi stosunek pracy został nawiązany pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., ale też zleceniobiorców z tego okresu – dodaje mec. Leszoska.
Przeprowadzenie takiej operacji jest więc bardzo czasochłonne i kosztowne. Nawet w średnich firmach może wymagać zatrudnienia dodatkowych osób. Dlatego przedsiębiorcy odsuwają te działania na przyszłość.
– Przy składaniu druków ZUS RIA przedsiębiorcy mogą mieć kilka rodzajów problemów – dodaje Elżbieta Młynarska Wełpa ze Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Przedsiębiorcy płacący wynagrodzenia z przesunięciem na kolejny miesiąc muszą wykazać w tych raportach kwoty grudniowych wynagrodzeń zapłaconych przez te wszystkie lata w styczniu. Wyszczególnić trzeba też przychody wypłacane pracownikom obok zasiłków chorobowych, np. dodatki do wynagrodzeń, które przysługują za czas zwolnienia lekarskiego. W RIA trzeba także szczegółowo opisać okresy pracy w warunkach szczególnych czy szczególnym charakterze, które uprawniają do świadczeń z ZUS.