W jakim zakresie pracodawcy korzystają z cyfryzacji akt pracowniczych

Cyfryzacja akt pracowniczych i skrócenie czasu ich przechowywania z 50 do 10 lat miały przynieść firmom milionowe oszczędności, a nikt z tego nie korzysta.

Aktualizacja: 19.02.2019 09:29 Publikacja: 19.02.2019 07:56

W jakim zakresie pracodawcy korzystają z cyfryzacji akt pracowniczych

Foto: Fotolia.com

Z danych ZUS, o które wystąpiła „Rzeczpospolita", wynika, że po półtora miesiąca obowiązywania nowych przepisów przewidujących możliwość skrócenia przechowywania akt pracowniczych 280 przedsiębiorców złożyło druk ZUS OSW. Stanowi to zapowiedź złożenia w ZUS rozliczeń ze składek zapłaconych za pracowników w ciągu ostatnich 20 lat. Ale to rozliczenie (na druku ZUS RIA) złożyło tylko 60 firm, za łącznie 167 osób. Powiedzieć, że to mało, to nie powiedzieć nic. Ze statystyk ZUS wynika bowiem, że obecnie ponad milion podmiotów (około 347 tys. przedsiębiorstw i 677 tys. osób prowadzących działalność) zatrudnia ponad 16 mln osób i opłaca za nie składki.

Czytaj także: Wdrażanie zmian w gromadzeniu dokumentacji pracowniczej

Dużo obowiązków

– Żaden przedsiębiorca, z którym współpracujemy, nie zdecydował się jeszcze na podjęcie starań o skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych – mówi mecenas Kinga Leszoska z Kulczycki, Puławska Kancelaria Prawnicza. – Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych wymaga rozliczenia z ZUS ostatnich 20 lat opłacania składek nie tylko za wszystkich pracowników, z którymi stosunek pracy został nawiązany pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., ale też zleceniobiorców z tego okresu – dodaje mec. Leszoska.

Przeprowadzenie takiej operacji jest więc bardzo czasochłonne i kosztowne. Nawet w średnich firmach może wymagać zatrudnienia dodatkowych osób. Dlatego przedsiębiorcy odsuwają te działania na przyszłość.

– Przy składaniu druków ZUS RIA przedsiębiorcy mogą mieć kilka rodzajów problemów – dodaje Elżbieta Młynarska Wełpa ze Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Przedsiębiorcy płacący wynagrodzenia z przesunięciem na kolejny miesiąc muszą wykazać w tych raportach kwoty grudniowych wynagrodzeń zapłaconych przez te wszystkie lata w styczniu. Wyszczególnić trzeba też przychody wypłacane pracownikom obok zasiłków chorobowych, np. dodatki do wynagrodzeń, które przysługują za czas zwolnienia lekarskiego. W RIA trzeba także szczegółowo opisać okresy pracy w warunkach szczególnych czy szczególnym charakterze, które uprawniają do świadczeń z ZUS.

Zasadniczy problem z wypełnianiem raportów ZUS RIA polega na tym, że przedsiębiorcy, którzy chcą je złożyć, muszą cofnąć się do dokumentacji pracowniczej sprzed lat. Często okazuje się wtedy, że po kolejnej zmianie oprogramowania kadrowego nie ma już łatwego dostępu do historycznych dokumentów. Trzeba więc wszystko sprawdzać na piechotę.

Gdy spytaliśmy ZUS, czy zamierza skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych dziesiątek tysięcy zatrudnionych u siebie osób, dostaliśmy enigmatyczną odpowiedź, że „ZUS analizuje każdą możliwość, którą dają przepisy o elektronizacji akt pracowniczych. Na dziś żadna ostateczna decyzja w tej sprawie nie została jeszcze podjęta. Nie mamy w tym aspekcie presji czasu związanej z ponoszonymi wydatkami za przechowywanie akt pracowniczych, gdyż nie korzystamy z usług zewnętrznych przechowawców akt".

Cyfryzacja na papierze

Nie łatwiej mają przedsiębiorcy z korzystaniem z kolejnego udogodnienia, jakie dają im nowe przepisy, czyli przejścia z papierowej na elektroniczną formę gromadzenia dokumentacji pracowniczej. Okazuje się, że zasadniczym ograniczeniem w nowym systemie jest brak możliwości cyfrowego podpisu dokumentu przez pracownika.

– Choć umowę o pracę można przygotować cyfrowo, pracownik musi podpisać się na niej na papierze. Trzeba ją więc wydrukować – tłumaczy Elżbieta Młynarska Wełpa ze Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. – Dopiero wtedy można ją zeskanować do formy elektronicznej i przechowywać cyfrowo.

Dużym ograniczeniem jest to, że dokumenty elektroniczne muszą być uzupełnione metadanymi, informującymi o tym, kto, kiedy i w jakim zakresie je modyfikował.

Katarzyna Magnuska radca prawny z kancelarii Bird&Bird

Zasadniczy problem ze skracaniem przetrzymywania akt pracowniczych dotyczy tego, że raporty informacyjne ZUS RIA trzeba złożyć nie tylko za zatrudnionych na etatach, ale też za zleceniobiorców. Wielu przedsiębiorców, gdy uświadomi sobie, że muszą odnaleźć szczegółowe informacje o składkach do ZUS zapłaconych za nich przed kilkunastu laty, po prostu rezygnuje ze składania raportu. A od tego zależy uprawnienie do przechowywania akt pracowniczych przez dziesięć lat – a nie jak dotąd 50 – zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. Jeśli chodzi o cyfryzację akt pracowniczych, nowe przepisy stawiają tak wysokie wymagania techniczne, że żaden system kadrowy nie jest do nich jeszcze dostosowany. Praktycznie co tydzień Ministerstwo Cyfryzacji wydaje kolejne wyjaśnienia, co tylko świadczy o tym, jak niejasne są przepisy o warunkach technicznych digitalizacji akt pracowniczych.

Z danych ZUS, o które wystąpiła „Rzeczpospolita", wynika, że po półtora miesiąca obowiązywania nowych przepisów przewidujących możliwość skrócenia przechowywania akt pracowniczych 280 przedsiębiorców złożyło druk ZUS OSW. Stanowi to zapowiedź złożenia w ZUS rozliczeń ze składek zapłaconych za pracowników w ciągu ostatnich 20 lat. Ale to rozliczenie (na druku ZUS RIA) złożyło tylko 60 firm, za łącznie 167 osób. Powiedzieć, że to mało, to nie powiedzieć nic. Ze statystyk ZUS wynika bowiem, że obecnie ponad milion podmiotów (około 347 tys. przedsiębiorstw i 677 tys. osób prowadzących działalność) zatrudnia ponad 16 mln osób i opłaca za nie składki.

Pozostało 84% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe