Podróże służbowe: firma może ustalić wyższe stawki delegacyjne

Pracodawca spoza sfery budżetowej może wypłacać świadczenia z tytułu podróży służbowej wyższe od wskazanych w rozporządzeniu delegacyjnym. Jednak od nadwyżki musi wówczas naliczyć podatek i składki.

Publikacja: 14.02.2019 04:30

Podróże służbowe: firma może ustalić wyższe stawki delegacyjne

Foto: Fotolia.com

- W nawiązaniu do artykułu „Przewoźnik zdecyduje o stawkach ryczałtu dla kierowców" proszę o odpowiedź, czy dobrowolność ustalania stawek za ryczałt oznacza, iż pracodawca może ustalić nie tylko niższą, ale również wyższą stawkę niż wskazane 25 proc. dla pracownika sfery budżetowej? – pyta czytelnik.

Tak.

Pracodawca spoza sfery budżetowej może zarówno zmniejszyć wysokość części świadczeń związanych z podróżami służbowymi, jak też je podwyższyć. Jednak w tym drugim przypadku należy pamiętać, że wolna od podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne będzie wyłącznie kwota wynikająca z przepisów rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167).

Własne regulacje...

Art. 775 § 3 k.p. wskazuje, że pracodawca, który nie należy do sfery budżetowej, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom określa w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, a jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania – w umowie o pracę. Jedynym ograniczeniem jest tu aktualna stawka za delegację krajową. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

... choćby częściowo

Unormowanie wewnętrzne (najczęściej zawarte w regulaminie wynagradzania) nie musi być całościowe. Może dotyczyć tylko pewnych kwestii związanych z delegacją. Inaczej niż w rozporządzeniu można unormować np. tylko pewne rozliczenia, jako diety za czas podróży służbowej poza granicami kraju. W pozostałym zakresie należy wówczas stosować przepisy przywołanego rozporządzenia. Pracodawca „pozabudżetowy" jest bowiem związany regulacjami rozporządzenia dopiero wówczas, gdy nie ma wewnętrznych postanowień dotyczących tych kwestii.

W tym zakresie pracodawcy spoza sfery budżetowej tworzą wewnętrzne uregulowania. Mogą być one zarówno mniej, jak i bardziej korzystne niż wynikające z rozporządzenia „delegacyjnego". W obu przypadkach będą miały moc obowiązującą w odniesieniu do wyjazdów zatrudnionych w firmie pracowników, którzy będą otrzymywać poszczególne świadczenia w wysokości ustalonej wewnętrznie. ?

—Marek Rotkiewicz prawnik

Trzy warunki

Tworząc regulacje wewnętrzne dotyczące świadczeń delegacyjnych należy pamiętać o trzech zastrzeżeniach:

- nie wolno ustalić diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona w rozporządzeniu „delegacyjnym" (art. 775 § 4 k.p.),

- zgodnie z ogólną zasadą odnoszącą się do podróży służbowych pracodawca powinien pokryć wszystkie niezbędne koszty, które pracownik poniósł w związku z wyjazdem służbowym,

- zwolnieniom podatkowo-składkowym podlegają rozliczenia związane z podróżą służbową do wysokości ustalonej na podstawie rozporządzenia; przewidując zatem np. dietę w wyższej wysokości należy rozliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki na ubezpieczenia społeczne od różnicy pomiędzy dietą należną na podstawie rozporządzenia a wypłacaną zgodnie z przepisami wewnątrzfirmowymi. -

- W nawiązaniu do artykułu „Przewoźnik zdecyduje o stawkach ryczałtu dla kierowców" proszę o odpowiedź, czy dobrowolność ustalania stawek za ryczałt oznacza, iż pracodawca może ustalić nie tylko niższą, ale również wyższą stawkę niż wskazane 25 proc. dla pracownika sfery budżetowej? – pyta czytelnik.

Tak.

Pozostało 91% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona