fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Już za pięć miesięcy elektroniczne zwolnienia lekarskie zastąpią papierowe

123RF
Od 1 lipca 2018 r. lekarze będą wystawiać zwolnienia lekarskie tylko w formie elektronicznej. Co to oznacza dla pracodawców?

Od stycznia 2016 r. lekarze mogą wystawiać zwolnienia papierowe (ZUS ZLA) albo elektroniczne (e-ZLA). Od 1 lipca 2018 r. to się zmieni. Nie będzie już zwolnień papierowych. Dlatego pracodawcy powinni przygotować się do obsługi zwolnień wyłącznie w formie elektronicznej.

Pracodawca, aby otrzymywać elektroniczne zwolnienia lekarskie osób u siebie zatrudnionych musi mieć swój profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Płatnicy, którzy rozliczają składki za więcej niż 5 osób już od stycznia 2016 r. powinni mieć swoje profile na PUE ZUS. Pozostali nie są zobowiązani do założenia takiego profilu, ale warto to zrobić z uwagi na wiele korzyści.

Korzyści dla pracodawcy

Jeżeli lekarz wystawi e-ZLA pracodawca, który założył swój profil na PUE ZUS ma niemal natychmiastową wiedzę o zwolnieniu wystawionym pracownikowi. Nie musi sprawdzać, czy pracownik dostarczył zwolnienie w terminie 7 dni od daty jego otrzymania (i ewentualnie obniżać zasiłków w razie przekroczenia tego terminu), ani przekazywać zwolnienia lekarskiego do ZUS nawet wtedy, gdy to ZUS jest płatnikiem zasiłków. Zwolnienie trafia do ZUS automatycznie po jego wystawieniu.

Zwolnienie lekarskie jest podstawą ustalenia uprawnień i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego. Otrzymanie zwolnienia zaraz po jego wystawieniu pozwala płatnikowi na właściwe rozliczenie składek i świadczeń oraz na uniknięcie korekt dokumentów rozliczeniowych.

Kolejną zaletą e-ZLA jest stały dostęp pracodawcy do zwolnień pracowników (na PUE ZUS) i możliwość ich eksportu do pliku.

Zwolnienia na platformie

Pracodawca na profilu PUE ZUS (w widoku Dokumenty i wiadomości, w zakładce Wiadomości) ma informacje o wystawieniu zaświadczenia lekarskiego, o jego anulowaniu, o wystawieniu nowego zaświadczenia w miejsce anulowanego oraz o uznaniu zaświadczenia wstecznego za uzasadnione. Po otrzymaniu wiadomości o wystawieniu zwolnienia w widoku Dokumenty i wiadomości, w zakładce Zaświadczenia lekarskie ma również e-ZLA pracowników.

Eksport i zapisywanie

Dokument elektronicznego zwolnienia opatrzony podpisem elektronicznym lekarza, musi być przechowywany w oryginalnej postaci. Dlatego nie należy go drukować. Można natomiast wyeksportować plik ze zwolnieniem i zapisać go w wybranym miejscu – na komputerze lub nośniku zewnętrznym. Pojedyncze zaświadczenie można eksportować z widoku Dokumenty i wiadomości, z zakładki Zaświadczenia lekarskie. Wyeksportowany plik zawiera wszystkie dane ze zwolnienia lekarskiego oraz dane dotyczące podpisu elektronicznego lekarza.

Szybki wgląd w dane

Poza e-zwolnieniami widocznymi w widoku Dokumenty i wiadomości, w zakładce Zaświadczenia lekarskie, w panelu Płatnika, w zakładce Zaświadczenia lekarskie pracodawca ma dostęp do danych dotyczących e-ZLA, po ich przetworzeniu w ZUS.

Zwykle pojawiają się one po dwóch dniach od przekazania e-ZLA do ZUS. Widać tam statusy zwolnień: Wystawione, Skorygowane, Anulowane, Wsteczne – do wyjaśnienia, Wsteczne – uzasadnione medycznie, Wsteczne – nieuzasadnione medycznie. Z tego miejsca dane można wyeksportować (dla jednego lub wielu zwolnień) w postaci pliku w formacie .csv. Wyeksportowany plik zawiera wszystkie dane ze zwolnienia/zwolnień (zawartość wszystkich pól).

Pracodawca może bez wchodzenia na PUE ZUS wiedzieć, że pracownik otrzymał elektroniczne zwolnienie lekarskie. Może zamówić powiadamianie na adres e-mail lub SMS-em. Numer telefonu i adres e-mail można aktualizować w ustawieniach profilu.

Aby ustawić wysyłanie powiadomień, w oknie głównym portalu należy rozwinąć menu Ustawienia i wybrać Ustawienia subskrypcji. Trzeba zaznaczyć na liście wybrane zdarzenie i nacisnąć przycisk Ustaw subskrypcję. ?

oprac. pracownicy Centrali ZUS

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA