Konieczność przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat przewiduje art. 94 pkt 9b kodeksu pracy w wersji zmienionej od 1 stycznia 2019 r. ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357). Okres tych 10 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Czytaj także: Czy w ewidencji czasu pracy trzeba zawsze podawać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy?
Szersza definicja
Pojęcie dokumentacji pracowniczej to nie tylko akta osobowe pracowników, lecz także inne dokumenty gromadzone w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a k.p.). Wśród nich znajduje się również ewidencja czasu pracy.
Dotąd przyjmowano, że ewidencję czasu pracy można wyrzucić już po 3 latach od ustania zatrudnienia. Taki termin nie wynikał z przepisów, ale z okresu przedawnienia roszczeń pracowniczych (art. 291 § 1 k.p.).
Zgodnie jednak z nowymi przepisami oraz wyjaśnieniami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, od 1 stycznia 2019 r. 10-letni termin przechowywania dokumentacji dotyczy również ewidencji czasu pracy.