Ewidencję czasu pracy trzeba trzymać 10 lat

Dotychczas przyjmowano, że ewidencję czasu pracy należy przechowywać tylko 3 lata od ustania zatrudnienia. Zmienione przepisy zobowiązują do jej trzymania nie krócej niż przez dekadę.

Publikacja: 31.01.2019 05:20

Ewidencję czasu pracy trzeba trzymać 10 lat

Foto: Fotolia.com

Konieczność przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat przewiduje art. 94 pkt 9b kodeksu pracy w wersji zmienionej od 1 stycznia 2019 r. ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357). Okres tych 10 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Czytaj także: Czy w ewidencji czasu pracy trzeba zawsze podawać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy?

Szersza definicja

Pojęcie dokumentacji pracowniczej to nie tylko akta osobowe pracowników, lecz także inne dokumenty gromadzone w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a k.p.). Wśród nich znajduje się również ewidencja czasu pracy.

Dotąd przyjmowano, że ewidencję czasu pracy można wyrzucić już po 3 latach od ustania zatrudnienia. Taki termin nie wynikał z przepisów, ale z okresu przedawnienia roszczeń pracowniczych (art. 291 § 1 k.p.).

Zgodnie jednak z nowymi przepisami oraz wyjaśnieniami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, od 1 stycznia 2019 r. 10-letni termin przechowywania dokumentacji dotyczy również ewidencji czasu pracy.

Integralna część kompletu

Wynika to przede wszystkim z obowiązku nałożonego przez art. 94 pkt 9b k.p. Zgodnie z nim, dokumentację dotyczącą stosunku pracy należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej:

- poufności,

- integralności,

- kompletności,

- dostępności,

w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jak zaś wskazuje § 6 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369), ewidencja czasu pracy to jeden z obowiązkowych elementów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Poza aktami osobowymi oraz dokumentami dotyczącymi ewidencjonowania czasu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić – oddzielnie dla każdego pracownika – również:

- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,

- kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Wszystkie te dokumenty stanowią całość i należy je przechowywać przez 10 lat od rozstania z pracownikiem, aby zachować wymóg kompletności. Braki w tym zakresie, szczególnie ewidencji czasu pracy, mogą stanowić istotną lukę zniekształcającą faktyczny przebieg zatrudnienia.

— Joanna Kalinowska

Czasem wciąż pół wieku

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat po ustaniu stosunku pracy dotyczy przede wszystkim pracowników zatrudnionych nie wcześniej niż 1 stycznia 2019 r. Jednak pracodawcy mogą zastosować 10-letni okres przechowywania akt osobowych także wobec osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Ich dokumentacji nie muszą już trzymać 50 lat, pod warunkiem złożenia w ZUS za tych pracowników dodatkowych raportów informacyjnych, o których mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Wówczas 50-letni okres przechowywania akt osobowych pracownika liczony od dnia ustania stosunku pracy ulega skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złoży raport informacyjny. W pozostałych przypadkach – tj. wobec pracowników zatrudnionych przed 1999 r. oraz w razie niezłożenia raportów w ZUS – dokumenty wciąż należy przechowywać przez 50 lat od ustania zatrudnienia.

Konieczność przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat przewiduje art. 94 pkt 9b kodeksu pracy w wersji zmienionej od 1 stycznia 2019 r. ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357). Okres tych 10 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Czytaj także: Czy w ewidencji czasu pracy trzeba zawsze podawać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy?

Pozostało 85% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona