Forma i czas
Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Może to zrobić np. mailem czy faksem skierowanym do pracodawcy do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy według obowiązującego go rozkładu czasu pracy w zakładzie.
Regulamin pracy lub przyjęta praktyka firmowa mogą przewidywać także późniejsze zgłoszenie wniosku. Pracodawca ma jednak prawo odmówić udzielenia tego urlopu, powołując się na szczególne okoliczności. Powodują one, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności pracownika w firmie w dniu wskazanym w żądaniu. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 7 listopada 2013 r. (SNO 29/13).
Rozpoczęcie przez pracownika urlopu na żądanie przed jego udzieleniem przez pracodawcę może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych, o których mowa w art. 52 § 1 pkt 1 k.p. (wyrok SN z 16 września 2008 r., II PK 26/08). Może to skutkować rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia w trybie dyscyplinarnym. W takiej sytuacji pracodawca powinien jednak wykazać świadomość pracownika co do nieobecności w pracy z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa (wyrok SN z 7 lutego 2008 r., II PK 162/07).
Akceptuje przełożony
Plan urlopów należy zakomunikować załodze do wiadomości w sposób przyjęty u pracodawcy. Może się to więc odbyć przez przekazanie informacji pisemnej lub wywieszenie jej w pomieszczeniu dla pracowników.
Ten, kto złożył wniosek o urlop wypoczynkowy nieprzewidziany w planie, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy (wyrok SN z 15 marca 2001 r., I PKN 306/00).
Skąd wzór
Ustawodawca nie określił wzoru zakładowego planu urlopów. Każdy pracodawca, który ma obowiązek sporządzać taki grafik, ustala go samodzielnie. Musi w nim jednak zawrzeć dane pracowników, wymiar ich urlopu – zarówno zaległego, jak i bieżącego – oraz wskazać poszczególne daty, w których pracownicy zadeklarowali chęć wyboru wakacji >patrz tabelka. Przepisy nie określają terminu, w jakim ma powstać taki zakładowy grafik. Nie wskazują też okresu, jaki musi objąć.
