- Jeśli tego pracownika łączyła z pracodawcą umowa, zgodnie z którą był odpowiedzialny m.in. za kontakt z kontrahentami, to po zakończeniu współpracy pracodawca może chcieć nadal wykorzystywać ten adres mailowy, aby nie tracić możliwości nawiązania kontaktu z kontrahentami lub klientami. Może się to dokonać np. za pomocą automatycznej odpowiedzi kierowanej do klientów lub kontrahentów. Jeśli komunikat obejmuje informację o tym, że dany pracownik nie jest już zatrudniony oraz wskazanie, pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami danego podmiotu, to tego rodzaju działanie można potraktować jako prawnie uzasadniony interes administratora danych - uważa Prezes UODO.
Podkreśla, że ważne jest, aby administrator miał świadomość jednego: prawnie uzasadnione interesy administratora mogą stanowić podstawę do przetwarzania tylko w sytuacji, w której mają one nadrzędny charakter w stosunku do interesów lub podstawowych praw i wolności osób, której dane dotyczą (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f oraz motywem 47 RODO).
- W omawianym przypadku interes realizowany przez pracodawcę ma taki charakter. Dane byłego pracownika mogą być używane przez pracodawcę jedynie w sytuacjach, gdy klient podejmuje próbę kontaktu i jedynie w celu wskazania aktualnych danych kontaktowych. Adres mailowy zawierający imię i nazwisko byłego pracownika nie może być aktywnie wykorzystywany przez administratora, np. do pozyskiwania nowych klientów - wyjaśnia Prezes UODO.
Dla ochrony uzasadnionego interesu pracodawcy konieczne jest, by poinformować kontrahentów, podejmujących próby nawiązania kontaktu z danym podmiotem poprzez adres mailowy opatrzony danymi, o aktualnych ścieżkach kontaktu. Co więcej, trwający proces przetwarzania powinien odbywać się z poszanowaniem dla wskazanych zasad, zarówno w związku z ograniczonym celem przetwarzania, jak i ograniczeniem zakresu przetwarzanych danych byłego pracownika do adresu mailowego składającego się z imienia i nazwiska oraz informacji o tym, że nie jest już pracownikiem tego podmiotu.
