fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Czy pracodawca może używać imiennego adres e-mail byłego pracownika? Jest stanowisko UODO

123RF
Pracodawca może używać adresu e-mail byłego pracownika, jeśli wymaga tego prawnie uzasadniony interes pracodawcy - twierdzi UODO.

Imienny adres e-mail zawiera dane z zakresu tzw. „danych zwykłych", których przetwarzanie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełniona jest jedna z przesłanek wskazanych w RODO - wskazuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Chodzi o art. 6 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Zgodnie z tym przepisem przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;

b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;

d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;

e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;

f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Jeśli pracodawca nadal posiada aktywny adres poczty elektronicznej byłego pracownika, który był przypisany do niego w trakcie pełnienia obowiązków, to pozostaje nadal administratorem tych danych (Artykuł 4 ust. 7 RODO).

- Z przepisów jednoznacznie wynika, że administratorem danych jest ten podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. W przypadku byłego pracownika podstawą przetwarzania danych zawartych w adresie mailowym może być realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora - twierdzi Prezes UODO powołując się na Artykuł 6 ust. 1 lit. f RODO.

Czytaj też: Przetwarzanie danych osobowych pracowników tymczasowych

Proces przetwarzania danych osobowych musi być jednak zgodny z zasadami ustanowionymi w Artykule 5 ust. 1 RODO. Zalicza się do nich m.in. ograniczenie celu przetwarzania lub minimalizację przetwarzanych danych. Chodzi o to, by proces przetwarzania był ukierunkowany na konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony cel, a także by zakres danych osobowych przetwarzanych na rzecz określonego celu był ograniczony do jak najmniejszego.

- Jeśli tego pracownika łączyła z pracodawcą umowa, zgodnie z którą był odpowiedzialny m.in. za kontakt z kontrahentami, to po zakończeniu współpracy pracodawca może chcieć nadal wykorzystywać ten adres mailowy, aby nie tracić możliwości nawiązania kontaktu z kontrahentami lub klientami. Może się to dokonać np. za pomocą automatycznej odpowiedzi kierowanej do klientów lub kontrahentów. Jeśli komunikat obejmuje informację o tym, że dany pracownik nie jest już zatrudniony oraz wskazanie, pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami danego podmiotu, to tego rodzaju działanie można potraktować jako prawnie uzasadniony interes administratora danych - uważa Prezes UODO.

Podkreśla, że ważne jest, aby administrator miał świadomość jednego:  prawnie uzasadnione interesy administratora mogą stanowić podstawę do przetwarzania tylko w sytuacji, w której mają one nadrzędny charakter w stosunku do interesów lub podstawowych praw i wolności osób, której dane dotyczą (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f oraz motywem 47 RODO).

- W omawianym przypadku interes realizowany przez pracodawcę ma taki charakter. Dane byłego pracownika mogą być używane przez pracodawcę jedynie w sytuacjach, gdy klient podejmuje próbę kontaktu i jedynie w celu wskazania aktualnych danych kontaktowych. Adres mailowy zawierający imię i nazwisko byłego pracownika nie może być aktywnie wykorzystywany przez administratora, np. do pozyskiwania nowych klientów - wyjaśnia Prezes UODO.

Dla ochrony uzasadnionego interesu pracodawcy konieczne jest, by poinformować kontrahentów, podejmujących próby nawiązania kontaktu z danym podmiotem poprzez adres mailowy opatrzony danymi, o aktualnych ścieżkach kontaktu. Co więcej, trwający proces przetwarzania powinien odbywać się z poszanowaniem dla wskazanych zasad, zarówno w związku z ograniczonym celem przetwarzania, jak i ograniczeniem zakresu przetwarzanych danych byłego pracownika do adresu mailowego składającego się z imienia i nazwiska oraz informacji o tym, że nie jest już pracownikiem tego podmiotu.

Źródło: rp.pl
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA