Jak uchylić zbędne regulaminy pracy i płac

Kodeks pracy wprowadza dwa istotne z punktu widzenia pracowników akty wewnętrzne – regulamin wynagradzania oraz regulamin pracy. Zasady ich tworzenia regulują odpowiednio art. 772 oraz 104. Od 1 stycznia 2017 r. przepisy te przewidują, że obowiązek tworzenia obydwu aktów dotyczy co do zasady pracodawców zatrudniających co najmniej 50 etatowców, a nie jak dotąd 20. Mniejsze firmy muszą to zrobić, gdy zażąda tego związek zawodowy.

Brak regulacji

Przepisy kodeksu pracy nie przewidują trybu uchylania czy też zmiany regulaminu wynagradzania ani regulaminu pracy. Uzasadnione są więc wątpliwości, czy to w ogóle jest możliwe. Jak odpowiedział na pytanie Redakcji Rzeczpospolitej resort pracy, jest to dopuszczalne. Z uwagi na brak regulacji szczególnych, należy przyjąć, że uchylenie – od technicznej, proceduralnej strony – odbywa się w trybie analogicznym, jak wprowadzenie regulaminów w zakładzie >patrz stanowisko.

Zasady opłacania

Stosownie do art. 772 § 4 k.p. regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli w firmie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią treść regulaminu. Akt ten wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie.

Ewentualne odstąpienie od stosowania regulaminu wynagradzania musiałoby więc nastąpić przy zachowaniu tej procedury. Uzgodnienie jego treści oznacza w praktyce uzyskanie zgody organizacji związkowej na postanowienia regulaminu. To warunek konieczny. Jeśli związki nie wyrażą na to zgody, tej czynności nie da się przeprowadzić. Oznacza to, że strony stosunku pracy nadal są związane treścią tego regulaminu.

O uchyleniu regulaminu wynagradzania należy poinformować pracowników. Akt ten wygasa po upływie dwóch tygodni od przedstawienia tej informacji w załodze w sposób przyjęty w zakładzie (analogicznie do terminu wejścia w życie).

Warunki pracy

Podobnie proceduralnie sprawa wygląda z wprowadzeniem i uchyleniem regulaminu pracy. Ustala go pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Przy czym art. 104 ust. 2 § k.p. przewiduje – odmiennie niż przy regulaminie wynagradzania – sytuacje, gdy pracodawca ustala go sam. Dzieje się tak w razie:

- nieuzgodnienia treści regulaminu pracy w ustalonym terminie z organizacją związkową,

- gdy w zakładzie nie działa organizacja związkowa.

Pracodawca informuje załogę o treści regulaminu, a akt ten wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni. Do uchylenia należy zatem zastosować taką samą procedurę. Pracodawca uchyla regulamin samodzielną decyzją lub w uzgodnieniu z organizacją związkową.

Związane ręce

W omawianym zakresie Sąd Najwyższy wydał dwa ciekawe orzeczenia:

- z 12 lutego 2004 r. (I PK 49/03): Jeżeli organizacje przedstawią wspólne negatywne stanowisko, regulamin wynagradzania nie może być przez pracodawcę ustalony,

- z 21 marca 2001 r. (I PKN 320/00): Regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej.

Czy zatem brak zgody związku na uchylenie regulaminów oznacza, że pracodawca ma związane ręce? Brzmienie przepisów k.p., ze szczególnym uwzględnieniem postanowień art. 772 dotyczących regulaminu wynagradzania, może przemawiać za przyjęciem takiego stanowiska. Czy do regulaminu wynagradzania można zastosować tryb wypowiedzenia z art. 2417 § 1 pkt 3 k.p. (analogicznie jak w przypadku układów zbiorowych)? Art. 772 § 5 określa bowiem katalog innych przepisów k.p., które mają zastosowanie do regulaminu wynagradzania. Niemniej nie odnoszą się one do kwestii wypowiadania czy też odstąpienia od stosowania regulaminu wynagradzania, co sugeruje, że przepisy te nie mają zastosowania wprost. Z drugiej jednak strony oznaczałoby to, że pracodawca jest pozbawiony jakiejkolwiek możliwości swobodnego działania i kształtowania warunków pracy firmie.

Zdaniem eksperta

Joanna Torbé, adwokat, Kancelaria Adwokacka Joanna Torbé & Partnerzy

Stanowisko resortu pracy należy w pełni podzielić. Nie ma podstaw do tego, by przyjmować, że z chwilą wejścia w życie znowelizowanych przepisów regulaminy dotychczas obowiązujące utraciły moc. Co więcej, jeżeli regulamin wynagradzania funkcjonował, pracodawcy powinni rozważyć jego pozostawienie, mimo braku takiego obowiązku, bowiem ułatwia on im funkcjonowanie. Ostatecznie rezygnacja z regulaminu wynagradzania wiąże się z koniecznością wprowadzenia obwieszczenia. Jednak przepis otwiera oczywiście możliwość rezygnacji z regulaminu wynagradzania w mniejszych firmach.

Największe problemy, jeżeli chodzi o zmiany czy uchylanie tych przepisów, spotyka się u tych pracodawców, w których działają organizacje związkowe. Wspólnie uzgodnione negatywne stanowisko zakładowych organizacji związkowych, wskazujące na brak potrzeby wprowadzenia zakładowego regulaminu wynagradzania, przekreśla legalność jednostronnego jego ustalenia i wprowadzenia przez pracodawcę, a także jego uchylenia (art. 772 § 4 zdanie drugie k.p. w związku z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych). Jedynie w sytuacji, gdy te organizacje nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od wystąpienia pracodawcy z propozycją koniecznego uzgodnienia treści tego zakładowego aktu prawa pracy, decyzję podejmuje pracodawca, ale po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych (art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych). Ta ostatnia sytuacja zdarza się jednak rzadko. W przypadku takiej blokady zawsze rozważamy zastosowanie regulacji o wypowiadaniu układu, czyli art. 2417 k.p., dotyczącego uchylenia układu zbiorowego, zważywszy na to, że regulamin jest w istocie aktem zastępczym wobec uzp (art. 772 § 3 k.p.). Zwykle jest to jednak ostateczność, bowiem prowadzi do dalszych działań organizacji związkowych.

Więcej niż jeden związek

Gdy w zakładzie działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, wszystkie zakładowe organizacje albo organizacje reprezentatywne powinny przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko w terminie 30 dni. Termin ten biegnie od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu regulaminu wynagradzania lub regulaminu pracy. Po jego bezskutecznym upływie pracodawca sam ustala treść tego regulaminu, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk zakładowych organizacji związkowych. Tak stanowi art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 4 stycznia 2017 r. w sprawie trybu uchylania regulaminów pracy i wynagradzania

Przepisy ustawy z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (DzU poz. 2255) nowelizują m.in. przepisy art. 772 oraz art. 104 Kodeksu pracy.

Po zmianach, począwszy od 1 stycznia 2017 r., zgodnie z art. 772 § 1–12 Kodeksu pracy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy odpowiadającym wymaganiom określonym w § 3, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Natomiast pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy odpowiadającym wymaganiom określonym w § 3, może ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Przy czym pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy odpowiadającym wymaganiom określonym w § 3, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.

Analogiczne zmiany dotyczą także regulaminu pracy. Zgodnie z art. 104 § 11 – 3 Kodeksu pracy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2017 r., pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, chyba że w zakresie przewidzianym w § 1 obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Natomiast pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wprowadzić regulamin pracy, chyba że w zakresie przewidzianym w § 1 obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Jednakże pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie, chyba że w zakresie przewidzianym w § 1 obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.

Należy podkreślić, że w dotychczasowym stanie prawnym w literaturze prawa pracy wyrażane były poglądy, że ani regulamin wynagradzania, ani regulamin pracy nie tracą mocy prawnej w razie spadku zatrudnienia poniżej 20 pracowników (m.in. „Kodeks pracy 2010. Komentarz" pod red. prof. dr hab. B. Wagner, Gdańsk 2010; „Kodeks pracy. Komentarz" M. Gersdorf, K. Rączka, M. Raczkowski, Warszawa 2010; „Kodeks pracy. Komentarz" pod red. prof. dr hab. K.W. Barana, WK 2016). Skutku takiego nie przewidują bowiem przepisy Kodeksu pracy.

Zatem należy przyjąć, że także wejście w życie wyżej opisanych zmian w Kodeksie pracy od 1 stycznia 2017 r. nie spowodowało, że regulaminy wynagradzania i regulaminy pracy obowiązujące u pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników, utraciły swoją moc prawną. Nie jest również konieczna rezygnacja pracodawców z tych regulaminów.