Kiedy dla samochodu pracownika w firmie niezbędna jest kilometrówka

Przedsiębiorstwa w swojej działalności wykorzystują różnego rodzaju pojazdy (samochody osobowe, motocykle, motorowery). Zróżnicowane mogą być również źródła ich pochodzenia – od zakupu, poprzez leasing, najem lub dzierżawę, aż po użycie pojazdów prywatnych (pracowników, zleceniobiorców, wspólników, właścicieli) dla celów firmowych, zarówno w jazdach lokalnych, jak i w podróżach służbowych – krajowych i zagranicznych.

Czytaj też:

Jak księgować operacje związane z firmowymi samochodami

Jak rozliczać wykorzystywanie samochodu do świadczenia pracy

Zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym, do celów służbowych mogą być używane – na podstawie umów cywilnoprawnych – samochody osobowe, motocykle i motorowery, niebędące własnością pracodawcy. Z tytułu wykorzystania przez pracownika ww. pojazdów w celach służbowych do jazd lokalnych (tj. na terenie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika), przysługuje mu zwrot poniesionych kosztów (§ 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy). Z kolei, zwrot kosztów używania przez pracownika własnego pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika (w Polsce lub za granicą) określa rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, chyba że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi (zatrudnionemu u innego pracodawcy, niż państwowa/samorządowa jednostka sfery budżetowej) określone zostały w układzie zbiorowym pracy (względnie w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę, art. 775 kodeksu pracy).

Jazdy lokalne

Pracodawca pokrywa koszty używania prywatnych pojazdów do celów służbowych w jazdach lokalnych, obliczane z uwzględnieniem stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, uwarunkowanej rodzajem pojazdu i pojemnością jego silnika, oraz miesięcznego limitu kilometrów. Ten z kolei jest uzależniony od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Zwrot ww. wydatków następuje w formie miesięcznego ryczałtu, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby (urlopu lub podróży służbowej), a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwota ryczałtu pomniejszana jest o 1/22 za każdy taki roboczy dzień. Zwrot pracownikowi wydatków za jazdy lokalne może również następować – podobnie jak to ma miejsce w podróżach służbowych – na podstawie ewidencji rzeczywistego przebiegu pojazdu (tzw. „kilometrówki"), potwierdzonej przez przedsiębiorcę-pracodawcę na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,

- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność jego silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu,

- opis trasy (skąd – dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za 1 km przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Uwaga! W przypadku braku ww. ewidencji wydatki samochodowe poniesione przez pracownika (innego użytkownika) i następnie refinansowane przez przedsiębiorcę nie będą stanowiły dla tego przedsiębiorcy kosztu podatkowego (art. 23 ust. 5 i 7 w zw. z ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT; art. 16 ust. 5 w zw. z ust. 1 pkt 30 i 51 ustawy o CIT).

Wydatki samochodowe poniesione przez pracownika w ramach jazd lokalnych (i stanowiące jego przychód ze stosunku pracy) mogą mu zostać zwrócone bezpośrednio w dniu ich rozliczenia lub wraz z wypłaconym wynagrodzeniem.

Dalsze wyjazdy

Z tytułu podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu. Na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd tego pracownika w podróży służbowej jego prywatnym pojazdem. Pracownikowi będzie przysługiwał zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, z uwzględnieniem limitów określonych dla jazd lokalnych. Wybór środka transportu właściwego do odbycia podróży przez pracownika pozostaje jednak w gestii pracodawcy. Pracownik otrzyma także zwrot opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania czy miejsca parkingowe.

Uwaga! W razie odbywania podróży zagranicznej prywatnym pojazdem, pracownikowi nie przysługują ryczałty na pokrycie kosztów: dojazdu z i do dworca kolejowego (autobusowego, portu lotniczego lub morskiego) oraz dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Koszty przejazdu w podróży służbowej (podobnie jak pozostałe poniesione wydatki) powinny być rozliczone przez pracownika nie później, niż w terminie 14 dni od daty zakończenia tej podróży.

Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej to przychody ze stosunku pracy. Są one kosztem podatkowym u przedsiębiorcy (pracodawcy) w miesiącu, za który są należne (tj. w miesiącu, w którym pracownik rozliczył koszty podróży), pod warunkiem jednak, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony (pracodawcę i pracownika). W przypadku uchybienia ww. terminowi, wydatki te będą kosztem w miesiącu ich wypłaty pracownikowi (art. 22 ust. 6ba w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT; art. 15 ust. 4g w zw. z art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT).

Do wysokości limitu

Wydatki eksploatacyjne oraz inne koszty, takie jak: opłaty za przejazd płatnymi drogami i autostradami, opłaty parkingowe, koszty poniesione w związku z postojem w strefie płatnego parkowania, poniesione na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów na potrzeby wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności nie są jego kosztem:

- w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub kwoty z kilometrówki oraz

- w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu >patrz ramka powyżej. Będzie tak, pomimo tego, że pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi dodatkowe wydatki poniesione w podróży służbowej w pełnej wysokości.

Kto prowadzi ewidencję

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu ciąży na jego użytkowniku (pracowniku, zleceniobiorcy).

Uwaga na składki

Składki na ubezpieczenie samochodu osobowego stanowiły do końca 2018 r. koszt podatkowy tylko w części ustalonej od wartości pojazdu nieprzekraczającej równowartości 20 tys. euro (przeliczonej na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia). Od 1 stycznia 2019 r. składki na ubezpieczenie auta osobowego, innego niż prywatny samochód przedsiębiorcy, nie są kosztem w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Ograniczenie dotyczy jedynie składki na dobrowolne ubezpieczenie majątkowe autocasco AC, ponieważ polisa ta swoją ochroną obejmuje pojazdy, których wartość podlega szacowaniu dla celów ubezpieczenia. Limit ten nie odnosi się natomiast do składek na pozostałe ubezpieczenia komunikacyjne: obowiązkowe OC oraz dobrowolne NNW. Polisy te obejmują bowiem swoją ochroną ubezpieczeniową nie same pojazdy, ale ich posiadaczy. W praktyce, wydatki związane ze składkami na ubezpieczenie AC, opłacanymi od wykorzystywanych w działalności gospodarczej prywatnych samochodów osobowych – przy ich zaliczaniu do kosztów podatkowych – będą podlegały podwójnemu ograniczeniu, uzależnionemu zarówno od wartości ubezpieczanego pojazdu, jak i od limitu wyznaczonego ryczałtem pieniężnym lub ewidencją przebiegu pojazdu. Kosztu podatkowego nie będą także stanowiły straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji (kradzież, złomowanie, zniszczenie np. wskutek kolizji), a także koszty związane z remontem powypadkowym prywatnego samochodu pracownika (zleceniobiorcy, wspólnika, właściciela), jeśli nie był on objęty ubezpieczeniem dobrowolnym (AC, NNW) (art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT; art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o CIT). Wydatki na remont takiego auta, objętego ubezpieczeniem dobrowolnym, będą kosztem w ramach przysługujących limitów.

Preferencyjne rozliczenie pracownika

Dla pracowników (zleceniobiorców) korzystających w jazdach lokalnych z prywatnego samochodu w celach służbowych zwrot związanych z tym wydatków stanowi przychód odpowiednio ze stosunku pracy oraz z działalności wykonywanej osobiście (art. 12 ust. 1 i art. 13 pkt 8 ustawy o PIT), podlegający – co do zasady – opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wyjątek dotyczy – zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT jedynie pracowników służby leśnej i listonoszy, korzystających w ramach wykonywania zadań służbowych z własnych pojazdów. Otrzymany zwrot podlega w ich przypadku zwolnieniu z PIT. Pracownikom będzie natomiast przysługiwało zwolnienie w PIT od kwoty zwrotu wydatków samochodowych poniesionych w podróży służbowej. Dotyczy ono także zleceniobiorcy za czas podróży zleconej mu przez przedsiębiorcę, pod warunkiem jednak, że otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów podatkowych i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Jest ograniczone limitem wynikającym z ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. „kilometrówki"), zaś w przypadku kosztów opłat z tytułu przejazdu drogami płatnymi i autostradami, postoju w strefie płatnego parkowania oraz parkowania w pełnej udokumentowanej wysokości (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT). Nadwyżka wypłaconego świadczenia ponad kwotę z ewidencji przebiegu pojazdu jest opodatkowana i należy ją doliczyć do podstawy naliczania składek ZUS.