Firma

Jakie dokumenty przygotować przed kontrolą podatkową

Fotolia.com
Korzystając z organizacji szkoleń trzeba zachować ich program, materiały pomocnicze, notatki i certyfikat ukończenia kursu a przy usługach informatycznych – potwierdzenie zmiany konfiguracji, konserwacji lub naprawy sprzętu.

Podatnik powinien posiadać wszelkie dokumenty oraz odpowiednią wiedzę dotyczącą nabywanych usług. W przypadkach, gdy usługa jest świadczona ustnie, usługobiorca musi udokumentować jakie zmiany zaszły w działalności w wyniku jej realizacji. Jeżeli w opracowaniu materiałów uczestniczyło wiele podmiotów, ważne jest wskazanie kto w jakiej części działał. Opracowania muszą być podpisane, zawierać daty sporządzenia, wskazanie kto i komu zlecił wykonanie materiałów. Podział czynności musi wynikać także z umowy (wyrok WSA w Poznaniu z 17 listopada 2009 r., I SA/Po 626/09).

Zabezpieczenie interesów

Umowa na świadczenie usług niematerialnych powinna zawierać określenie lokalizacji prac, ceny – brutto czy netto, formę płatności i numer rachunku bankowego. Ważnym elementem jest zabezpieczenie wykonania umowy i warunki odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi (wyrok WSA w Warszawie z 19 marca 2010 r., III SA/Wa 1422/09). Pozostałe dokumenty stanowiące dowód usług niematerialnych muszą wykazywać rzeczywisty przebieg transakcji, funkcje stron, opis otrzymanych usług, a ponadto określać sposób i termin zapłaty – spójny z umową. Ważny jest również zakres wykonywanej usługi, a także efekt jej wykonania, np. plan restrukturyzacji zatrudnienia, centralizacji procesu dystrybucji i księgowości. Przedkładane oferty, protokoły zdawczo-odbiorcze, dokumentacja czy notatki z wymiany korespondencji mogą być bardzo istotne (wyrok WSA w Białymstoku z 11 grudnia 2013 r., I SA/Bk 460/13). Ważne są także kosztorysy, wyliczenia usługi, listy płac i księgi rachunkowe. Należy zachować dokumenty potwierdzające zakup narzędzi i sprzętu niezbędnego do wykonania określonej usługi. Dowodem zatrudnienia pracowników są umowy o pracę czy umowy cywilnoprawne (wyrok WSA w Warszawie z 25 września 2015 r., III SA/Wa 1676/15). Przydatne są również: biznesplany, wewnętrzne opracowania stworzone na potrzeby kierownictwa, okresowe analizy wyników, porozumienia pomiędzy stronami transakcji, prognozy dotyczące obniżenia kosztów produkcji czy wzrostu sprzedaży z powodu nabycia określonych usług, sprawozdania, opinie na temat zachowań na rynku, jego analiza i różne kalkulacje. Dowodem może być także dokumentacja celna.

Sprawozdania i analizy

Na potwierdzenie efektów działań usług marketingowych można przygotować sprawozdania, opracowania i analizy np. dynamiki sprzedaży. Dowodem są także raporty, ekspertyzy, opinie, stanowiska, protokoły czy notatki dotyczące wymiany korespondencji. Dokumentację stanowią ponadto zestawienia odbiorców i wykaz sprzedawanych towarów, analityczne kartoteki kont, rozrachunki z odbiorcami i dostawcami krajowymi i zagranicznymi, sposób obliczenia wartości usługi. Ważnym dowodem w tym przypadku jest ogólna i lokalna strategia marketingowa, plan marketingu, a także badania rynku.

Nabywając usługę reklamy należy wykazać jej efekt. Dowodami jego uzyskania są np. sfinalizowane kontrakty, transakcje, czy prowadzone negocjacje i rozmowy handlowe. Należy udokumentować wydatki na druk plakatów reklamowych, etykiet, ulotek, można przedstawić ich materialną postać, a także sposób dystrybucji i krąg odbiorców (wyrok WSA w Opolu z 23 kwietnia 2014 r., I SA/Op 183/14). W wielu przypadkach będą wymagane protokoły potwierdzające wydanie i zwrot próbek produktów.

Korzystając z usług organizacji szkoleń należy zachować ich program, wszelkie materiały szkoleniowe i notatki. Istotne jest posiadanie dokumentu potwierdzającego ukończenie szkolenia, kursu, np. certyfikat. Z dokumentów musi wynikać kto prowadził szkolenie i ile osób brało w nim udział (lista obecności). Ponadto należy wykazać w jaki sposób wpłynęło ono na wykonywanie pracy przez pracowników.

Dowodem świadczenia usług informatycznych są: potwierdzenia zmiany konfiguracji sprzętu komputerowego, stworzenia oprogramowania komputerowego, jego konserwacji lub naprawy. Organowi podatkowemu można ponadto okazać dokument potwierdzający utylizację sprzętu elektronicznego (wyrok WSA we Wrocławiu z 8 października 2015 r., I SA/Wr 134/15), dowód ciągłości świadczenia usługi polegającej na zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania infrastruktury teleinformatycznej (wyrok WSA w Opolu z 23 kwietnia 2014r., I SA/Op 183/14), czy dokument gwarancyjny.

Czy stawki są rynkowe

Aby uzasadnić wysokość ceny, należałoby przedstawić kalkulację kwoty wynagrodzenia (ryczałtowego) lub ofert podmiotów świadczących usługi tego samego lub podobnego rodzaju. Jeśli wynagrodzenie wynika ze stawek godzinowych, muszą one być zgodne z warunkami panującymi na rynku oraz kwalifikacjami podmiotów świadczących pracę, a czas przeznaczony na realizację usługi musi być odpowiedni do jej wymiarów.

Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL