Rozliczanie transakcji jest kluczowym elementem każdego kontraktu. Dopiero po uzyskaniu zapłaty wiadomo bowiem, czy okazała się ona opłacalna i firma osiągnęła zakładany zysk. Z płatnościami wiąże się wiele zagrożeń. Zaczynając od sytuacji, w której to sprzedający kredytuje swojego kontrahenta, udzielając mu kredytu kupieckiego, jest to ogólne ryzyko wypłacalności, czy raczej niewypłacalności drugiej strony. Zawsze można przecież trafić na nieuczciwego partnera handlowego albo po prostu takiego, któremu powinie się noga. I coś, co zapowiadało się na udany kontrakt, kończy się spektakularną klapą. Pół biedy, jeżeli wartość dostawy lub wyświadczonej usługi nie miała dużej wagi dla przedsiębiorcy, uwzględniając ogół jego obrotów.
Sposoby ochrony
Oczywiście istnieją sposoby, aby tego typu ryzyko ograniczyć lub wyeliminować. Służyć temu mogą ubezpieczenia transakcji (otrzymania zapłaty), gwarancje bankowe, przelewy wierzytelności (faktoring w wersji prawidłowej/pełnej), czy wreszcie uwarunkowane formy płatności, w szczególności akredytywa dokumentowa lub zabezpieczenie płatności w formie akredytywy standby. Sposobem na ograniczenie takiego ryzyka może być także instytucja rachunku zastrzeżonego. Każda z opisanych form ma swoje zalety, wady, wymaga włączenia do gry dodatkowych podmiotów (banków, firm ubezpieczeniowych, firm faktoringowych). Każda wiąże się też z jakimiś kosztami.
Przykładowo, w przypadku ubezpieczenia transakcji wymagana jest zgoda firmy ubezpieczeniowej, która zanim wystawi polisę zechce na pewno ocenić warunki umowy i kondycję finansową kontrahenta. To będzie wymagało jego współpracy z tą instytucją. Ostatecznie wymaga też opłacenia składki ubezpieczeniowej. Samo rozliczenie powinno nastąpić między firmami. Towarzystwo ubezpieczeniowe nie bierze w tym udziału. Jest włączane do gry dopiero wówczas, gdy dojdzie do zdarzenia objętego zakresem ubezpieczenia, czyli tutaj nieuzasadnionego braku zapłaty.
Gwarancje i akredytywy
Podobnie będzie w przypadku gwarancji bankowej lub akredytywy typu standby. Banki dają przyrzeczenie, że zapłacą beneficjentowi określoną kwotę pieniędzy, jeżeli jego kontrahent nie wywiąże się z kontraktu. Oprócz wniosku o uruchomienie płatności z tytułu gwarancji lub akredytywy standby beneficjent (np. sprzedający, eksporter, usługodawca) musi nieraz wykazać na podstawie przedkładanych dokumentów, że wykonał prawidłowo swoją część umowy (np. dostarczył towar do wskazanego w kontrakcie miejsca).
Z kolei w przypadku akredytywy dokumentowej bank lub banki biorące udział w rozliczeniu mają do odegrania aktywną rolę. Nie wchodząc w szczegóły i rodzaje akredytyw, bank otwierający gwarantuje zapłatę za dokumenty zgodne z jej warunkami. Jeżeli więc beneficjent prawidłowo przeprowadzi operację, do której się zobowiązał, i wykaże to odpowiednimi dokumentami, może liczyć na to, że otrzyma wynagrodzenie. Przeszkodą musiałaby być upadłość banku lub wstrzymanie płatności zagranicznych, jeżeli rozpatrywalibyśmy przykład transakcji międzynarodowej. Ryzyko, którego nie wolno wykluczyć, ale którego prawdopodobieństwo wystąpienia jest stosunkowo niewielkie. Jeżeli więc firma dostawcy godzi się na stosowanie kredytu kupieckiego, wybór akredytywy tego typu może być dobrym pomysłem. Szczególnie wówczas, gdy wartość umowy jest znaczna. Jednak z drugiej strony trzeba sobie zdawać sprawę, że koszty akredytywy są stosunkowo wysokie.