Co do zasady polega na rozpatrzeniu sporu przez niezależnego koncyliatora, bądź specjalną komisję koncyliacyjną. Może to być komisja stała lub powołana ad hoc przez strony sporu. Istnieje specjalny tryb powoływania komisji koncyliacyjnej. I tak każda ze stron sporu powołuje swoich koncyliatorów, a następnie skład komisji zostaje uzupełniony o koncyliatorów neutralnych w liczbie zapewniającej im większość w komisji. Nie można wszcząć postępowania koncyliacyjnego bez zgody drugiej strony sporu.
Rolą koncyliatora lub komisji jest zaproponowanie rozstrzygnięcia, które byłoby do przyjęcia przez przedsiębiorców - strony sporu, albo pozwoliłoby im na wypracowanie własnego rozstrzygnięcia. Wnioski komisji są tylko propozycją do stron, bez mocy wiążącej.
Koncyliatorzy kontrolują proces rozwiązywania konfliktu, chronią przed jego eskalacją, pomagają stronom zrozumieć problem, dokonać analizy konsekwencji różnych rozwiązań. W przypadkach szczególnych konfliktów mogą pośredniczyć w utrzymaniu komunikacji między stronami. Wybór rozwiązania zawsze należy do uczestników postępowania, natomiast opracowaniem końcowego porozumienia zajmują się koncyliatorzy. Oczywiście cała procedura podobnie jak w przypadku mediacji ma charakter poufny, a materiały zebrane przez komisję nie mogą być wykorzystane w dalszym postępowaniu bez zgody stron.
Niejednokrotnie obydwa pojęcia koncyliacji i mediacji są w Polsce mylone lub też ich odróżnienie nastręcza problemy w praktyce. Często też słyszy się, że koncyliacja ma być jedną z postaci mediacji, wyróżniającą się tym, że koncyliator nie bierze bezpośredniego udziału w procesie uzgadniania sposobu rozwiązania sporu, a jedynie ogranicza się do ułatwienia komunikacji między, np. przedsiębiorcami przez uzgadnianie stanowisk.
Według innych założeń, różnica między mediacją i koncyliacją polega na tym, że w ramach mediacji mediator ma jedynie stworzyć warunki do zawarcia porozumienia, samo rozwiązanie sporu musi się wywodzić od stron, a nie może być ustalone lub zaproponowane przez mediatora. Z kolei w ramach koncyliacji – koncyliator proponuje stronom pojednawcze zakończenie istniejącej między nimi sytuacji spornej, a nie tylko łagodzi napięcia między stronami. Jest on uprawniony do przedstawienia stronom propozycji rozwiązania sporu, która nie jest jednak wiążąca i w każdej chwili może zostać przyjęta albo odrzucona.
