Usługi niematerialne: jak przygotować się do kontroli skarbowej

Aby nie narazić się na zakwestionowanie usług doradczych czy marketingowych przez organy, trzeba gromadzić dokumentację potwierdzającą faktyczne wykonanie i efekty świadczeń. Nie wystarczy kontrakt, faktura i zapłata.

Publikacja: 27.12.2017 05:50

Usługi niematerialne: jak przygotować się do kontroli skarbowej

Foto: Fotolia.com

Od stycznia 2017 roku obowiązują niezwykle dotkliwe dla przedsiębiorców sankcje w VAT, sięgające 100 proc. kwoty stwierdzonej nieprawidłowości w sytuacji wystawienia tzw. „pustych" faktur. Co więcej, organy podatkowe uzyskały również możliwości wykreślenia podmiotu z rejestru VAT. Przesłanką uprawniającą organ do wyrejestrowania podatnika może być wystawianie faktur lub faktur korygujących, które nie dokumentowały rzeczywistych czynności. Oznacza to również podważenie kosztu z punktu widzenia ustaw o podatkach dochodowych.

Fiskus sprawdzi realizację

Usługi niematerialne mogą stwarzać największe zagrożenie ich zakwestionowania przez organy kontrolne i ryzyko wskazanych wyżej retorsji. Bynajmniej, organy nie próbują w pierwszej kolejności szacować wartości usługi (ceny transferowe w podatkach dochodowych), ale sam fakt jej wykonania. Jest to prostsze i efektywniejsze z punktu widzenia organu kontrolnego. Skala problemu jest ogromna, ponieważ wszystkie świadczenia, które nie mają postaci rzeczowej (usługi doradcze, prawne, marketingowe, informatyczne, zarządzania czy usługi pośrednictwa, etc.), są usługami niematerialnymi.

Konkretne dane

Stwierdzenie, że dowodem nabycia usługi niematerialnej nie może być umowa potwierdzona wystawieniem faktury i dowodem zapłaty jest truizmem. Podatnik musi posiadać konkretne dowody, że usługa została wykonana przez podatnika, na rzecz którego została dokonana zapłata (wyrok WSA we Wrocławiu z 28 sierpnia 2005 r., I SA/Wr 2923/03). Określony wydatek musi prowadzić do stworzenia i zapewnienia przedsiębiorcy korzystniejszych warunków prowadzenia działalności. Związek przyczynowo-skutkowy musi zachodzić więc nie pomiędzy wydatkiem a przychodem, lecz między wydatkiem a funkcjonowaniem danego tworu gospodarczego (wyrok NSA z 17 czerwca 2003r., I SA/Łd 1653/02).

Jakie są powody podważania kosztów

Z ustaw o podatkach dochodowych nie wynika w sposób jednoznaczny, czy obowiązek dokumentowania korzyści związanych z uzyskanym świadczeniem obciąża usługobiorcę czy obie strony transakcji. Korzyść oznacza zarówno przychód uzyskany przez usługodawcę, jak i spodziewane wpływy przyszłe. Dla organów podatkowych najważniejsze są jednak sprawdzalne wskaźniki. Mogą one mieć postać wymierną i sprowadzać się np. do prognozowanego wzrostu sprzedaży czy obniżenia kosztów produkcji, lub niewymierną – np. wzrost prestiżu firmy.

Informacje od kontrahentów

Dla organów podatkowych dowody z zeznań świadków mają drugorzędne znaczenie. Są uzupełnieniem dowodów z dokumentów (wyrok WSA w Warszawie z 19 marca 2010 r., III SA/Wa 1421/09). Organy kwestionują zeznania, które nie mają potwierdzenia chociażby w dokumentacji księgowej (wyrok NSA we Wrocławiu z 22 marca 1996r., SA/WR 1996/95). Na korzyść podatnika może jednak działać potwierdzenie kontaktów z nim przez kontrahentów. Podatnicy utylizując wszelką dokumentację papierową lub elektroniczną, powinni godzić się z ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami (wyrok NSA z 6 maja 2015 r., I FSK 589/14). Jeśli doradztwo jest świadczone ustnie, konieczne jest zaistnienie efektu „sprzedaży myśli" kontrahentowi. Usługobiorca powinien wskazać jakie zmiany zaszły w jego działalności, w wyniku realizacji usługi (wyrok NSA w Gdańsku z 17 lutego 1999 r., I SA/Gd 259/97). W przypadku usług świadczonych poza terytorium Polski, często wymaga się przedstawienia dokumentów potwierdzających wizytę w siedzibie zagranicznego kontrahenta (wyrok WSA w Poznaniu z 19 listopada 2014 r., I SA/Po 381/14).

Organy podatkowe w każdej sprawie analizują dokładnie wszystkie dowody, które muszą tworzyć logiczną całość (wyrok WSA w Bydgoszczy z 13 października 2015 r., I SA/Bd 308/15).

Uwaga na skomplikowane nazwy

Przedsiębiorca i jego pracownicy muszą posiadać wiedzę o nabywanych usługach. Organy często argumentują nieuznanie określonych wydatków za koszt uzyskania przychodu, tym że przedsiębiorca nie jest w stanie dokładnie określić na czym owa usługa polegała (np. przy usługach o skomplikowanym nazewnictwie). Wyjaśnienia podatnika muszą jednak znaleźć potwierdzenie w dokumentach (wyrok WSA w Opolu z 23 kwietnia 2014 r., I SA/Op 183/14). Fikcyjność usługi potwierdza np. nieznajomość nazwy tygodnika, w którym był drukowany artykuł sponsorowany (wyrok WSA w Warszawie z 19 marca 2010 r., III SA/Wa 1422/09).

To samo w umowie i na fakturze

Treść faktury powinna być zbieżna z treścią umowy. Fiskus kwestionuje faktury, dotyczące usług marketingowych i logistycznych, gdy umowa dotyczy przygotowania dokumentacji technicznej (wyrok WSA w Warszawie z 3 listopada 2015 r. III SA/Wa 3105/14). Na fikcyjność faktury wskazuje brak wpływu poniesionego wydatku na przychód spółki (wyrok WSA w Białymstoku z 2 października 2008 r., I SA/Bk 256/08).

Wypłacalność

Usługobiorca i usługodawca muszą posiadać odpowiednie środki finansowe. Wątpliwości pojawiają się wówczas, gdy cena usługi przekracza wysokość kapitału lub jest do niego zbliżona. Powodem kwestionowania wydatków w kosztach może być także ich wysokość (nieekonomiczność), którą organy mogą postrzegać jako wynik powiązań pomiędzy podmiotami. Cena musi być odpowiednia do ponoszonych kosztów i umożliwiać realizację celu.

Przykład

Powodem kwestionowania usług informatycznych jest m.in. nieistnienie podmiotu świadczącego usługi (wyrok WSA w Krakowie z 8 grudnia 2015 r., I SA/Kr 1645/15), niewykonanie jej w rzeczywistości (wyrok WSA w Krakowie z 25 marca 2015 r., I SA/Kr 1645/14), czy brak technicznej możliwości jej wykonania (wyrok WSA w Olsztynie z 6 grudnia 2012 r., I SA/Ol 572/12). Podejrzane będzie zatrudnianie firmy zewnętrznej do wykonywania prostych usług, np. kopiowania danych firmy na CD. Ponowne nabycie takiego samego programu, za pomocą którego można realizować takie same funkcje, może budzić wątpliwości organów (wyrok WSA w Krakowie z 18 listopada 2015 r., I SA/Kr 317/15). Podmiot świadczący usługi musi mieć swoją siedzibę, zatrudniać pracowników i być wyposażony w potrzebny specjalistyczny sprzęt (wyrok WSA w Gliwicach z 15 czerwca 2015 r., III SAB/Gl 13/15). Wykonanie danej ilości usług musi być fizycznie i czasowo możliwe.

Przykład

Usługi zarządzania podważane są najczęściej z powodu braku dowodów ich materialnego odzwierciedlenia. Posługiwanie się zbyt ogólnymi stwierdzeniami, np. zrealizowanie wyniku finansowego, przygotowanie planów rozwoju terytorialnego, powoduje wątpliwości czy wynik finansowy jest skutkiem działań podmiotu zewnętrznego (wyrok WSA w Łodzi z 5 czerwca 2005r., I SA/Łd 599/05).

Przykład

Powodem do kwestionowania usług marketingowych jest brak udokumentowania wydatków i rozliczanie należności poprzez kompensatę (wyrok WSA w Białymstoku z 11 grudnia 2013 r., I SA/Bk 460/13). Efekt świadczonej usługi musi być wymierny, np. sfinalizowanie kontraktu, transakcji czy prowadzonych negocjacji i rozmów handlowych. Usługa musi być udowodniona np. protokołem potwierdzającym sposób jej wykonania (wyrok NSA w Warszawie z 15 września 2005 r., FSK 2140/04). W odniesieniu do usług marketingowych czy konsultingowych nie wystarcza przedłożenie umowy, wypłata wynagrodzenia czy ogólnikowe stwierdzenie, że w wyniku wykonania usług kontakty handlowe zostały poszerzone. Nie są to dowody osiągnięcia przychodu (wyrok NSA z 26 listopada 2003 r., SA/Sz 2487/02).

Przykład

Usługi pośrednictwa powinny być adresowane na rzecz konkretnego podmiotu. Samo poinformowanie i brak materialnego potwierdzenia odbywania spotkań z potencjalnymi kontrahentami nie wystarczy (wyrok WSA w Gdańsku z 8 maja 2006 r., I SA/Gd 140/05). Częstym powodem kwestionowania jest rozbieżność dat – np. data dostarczenia określonych informacji czy raportów jest późniejsza niż data zawarcia umowy na usługę (wyrok WSA w Szczecinie z 11 stycznia 2006 r., I SA/Sz 46/05).

Przykład

Usługi reklamy podważane są z powodu braku dowodów prowadzenia kampanii reklamowej (projekty, gotowe reklamy i prospekty). Świadczenie usługi musi mieć uzasadnienie – spółka nie może mieć tylko jednego odbiorcy reklamy (wyrok WSA w Opolu z 23 kwietnia 2014 r., I SA/Op 183/14).

Wsparcie biegłego

Organy podatkowe korzystają z opinii biegłych. Zwracają oni uwagę na brak odpowiedniego sprzętu do wykonania usługi informatycznej, ceny wyższe niż rynkowe (wyrok WSA w Bydgoszczy z 13 października 2015 r., I SA/Bd 308/15), brak wiedzy wykonawców oraz niezgodność usług z rzeczywistością. Organy pozyskują informacje również od innych podatników, profesjonalnie zajmujących się takimi samymi usługami w celu np. ustalenia ceny (wyrok WSA w Krakowie z 18 listopada 2015 r., I SA/Kr 317/15).

Autor jest radcą prawnym i doradcą podatkowym

Od stycznia 2017 roku obowiązują niezwykle dotkliwe dla przedsiębiorców sankcje w VAT, sięgające 100 proc. kwoty stwierdzonej nieprawidłowości w sytuacji wystawienia tzw. „pustych" faktur. Co więcej, organy podatkowe uzyskały również możliwości wykreślenia podmiotu z rejestru VAT. Przesłanką uprawniającą organ do wyrejestrowania podatnika może być wystawianie faktur lub faktur korygujących, które nie dokumentowały rzeczywistych czynności. Oznacza to również podważenie kosztu z punktu widzenia ustaw o podatkach dochodowych.

Pozostało 94% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Praca, Emerytury i renty
Płaca minimalna jeszcze wyższa. Minister pracy zapowiada rewolucję
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Sądy i trybunały
Trybunał Konstytucyjny na drodze do naprawy. Pakiet Bodnara oceniają prawnicy
Mundurowi
Kwalifikacja wojskowa 2024. Kobiety i 60-latkowie staną przed komisjami