Czy firma musi płacić za pełnomocnika reprezentującego przedsiębiorstwo w sądzie

Niezależnie od formy organizacyjnej, w jakiej firma prowadzi działalność, przed sądem może działać samodzielnie albo ustanowić pełnomocnika. Taką samą możliwość mają także pozywani lub pozywający firmę etatowcy.

Kadrowa zamiast adwokata

Zastępcą, jakim firma może posłużyć się w sądzie bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów, jest przede wszystkim własny pracownik. Uprawnienie takiego pełnomocnika do występowania przed sądem jest oderwane od tego, jakie stanowisko zajmuje w firmie. Pełnomocnikiem szefa nie musi być zatem pracownik działu prawnego czy kadrowa, choć w praktyce to zatrudnieni w tego typu działach najczęściej występują przed sądem. Natomiast jeśli tylko pracodawca darzy daną osobę zaufaniem i uważa, że może rzetelnie zastępować go przed sądem, jest władny ją umocować, nawet gdy nie ma ona żadnego związku ze sprawą, w której ma reprezentować firmę. Szczególnie uprawnionym do zastępowania pracodawcy byłaby natomiast osoba wykonująca w imieniu pracodawcy czynności z zakresu prawa pracy. Pełnomocnictwa można udzielić także pracownikowi organu nadrzędnego danej jednostki.

Wyłączona jest natomiast możliwość udzielenia pełnomocnictwa pracownikowi tymczasowemu, nawet gdyby był obeznany ze sprawą czy miał wykształcenie prawnicze. Pracodawcą takiej osoby jest bowiem agencja pracy tymczasowej.

Zarówno pracodawca, jak i etatowiec, może ustanowić pełnomocnikiem osobę pozostającą z nim w stałym stosunku zlecenia albo sprawującą zarząd jego majątkiem lub interesami. Nie będzie uprawniał do reprezentowania stały stosunek zlecenia, obejmujący jedynie reprezentowanie interesów majątkowych zleceniodawcy przed sądami i organami administracji, czy okazjonalny zarząd majątkiem – szczególnie taki, który uprawnia tylko do dochodzenia roszczeń w imieniu przedsiębiorcy.

Przykład

Pracownik podpisał z doradcą prawnym umowę zlecenia uprawniającą go do zarządu majątkiem w zakresie dochodzenia jednego roszczenia, którego dotyczy sprawa sądowa. Sąd może odmówić dopuszczenia takiego pełnomocnika do udziału w sprawie.

Członek rodziny...

Przy reprezentacji w sądzie nie tylko etatowiec, ale i pracodawca prowadzący działalność gospodarczą jako osoba fizyczna może się posiłkować pomocą małżonka lub członków rodziny. Katalog krewnych, którzy mogą pomóc w takiej sytuacji, jest jednak ograniczony. Obejmuje:

- zstępnych strony (czyli najczęściej rodziców czy dziadków),

- rodzeństwo,

- zstępnych (czyli dzieci lub wnuki)

- osoby pozostające ze stroną w stosunku przysposobienia.

Pełnomocnikiem może też być, jak już wspomniano, żona lub mąż strony.

Ten katalog jest zamknięty. Zatem pełnomocnikiem nie można ustanowić np. dzieci rodzeństwa czy pasierba – jeśli nie został przysposobiony. Pełnomocnikiem nie mogą być również osoby powiązane z pracownikiem stosunkiem powinowactwa. Niedopuszczalne jest zatem udzielenie pełnomocnictwa teściowej, szwagrowi, synowej czy zięciowi, a prób umocowania takich osób dotyczą najliczniejsze błędy powodów.

... współpracownik...

Kolejną kategorią często spotykanych pełnomocników, ale tylko wśród etatowców, są współuczestnicy sporu. Takim pełnomocnikiem jest inny pracownik pozwany bądź wnoszący pozew w tej samej sprawie.

Ustawodawca nie rozróżnia przy tym rodzaju współuczestnictwa. Zatem pełnomocnikiem może być tak współuczestnik materialny, np. jeden z kilku pracowników, od których pracodawca dochodzi solidarnie zapłaty za szkodę, jak i współuczestnik formalny, którym może być np. jeden z kilkunastu pracowników dochodzących w procesie zasądzenia odprawy.

... lub aktywista

Oprócz osób uprawnionych do reprezentowania pracownika na zasadach ogólnych, może on umocować również przedstawiciela związku zawodowego, inspektora pracy albo pracownika zakładu pracy, w którym mocodawca jest lub był zatrudniony.

Uchybienia pojawiające się przy reprezentowaniu przez tego typu pełnomocników wiążą się z tym, że przedstawiciel związku zawodowego będący pełnomocnikiem pracownika, oprócz przedstawienia pełnomocnictwa wystawionego przez stronę, musi być upoważniony przez statut związku zawodowego do reprezentowania pracowników przed sądem lub posiadać upoważnienie statutowych organów tego związku do zastępowania pracownika w procesie. Takie upoważnienie może być jednak w każdej chwili przez związek zawodowy cofnięte (por. uchwała Sądu Najwyższego z 25 sierpnia 1994 r., I PZP 34/94, OSNP 1994/ 12/188).

Poświadczenie uprawnień

Ustanawiając pełnomocnika, którym nie jest adwokat ani radca prawny, należy liczyć się z tym, że pełnomocnik na żądanie sądu musi wykazać, że jest uprawniony do występowania w procesie. Członkowie rodziny mogą to zrobić przedstawiając dokumenty poświadczające pokrewieństwo, np. akt urodzenia. Pracownik przedsiębiorcy może okazać umowę o pracę, a przedstawiciel związku zawodowego – statut związku lub upoważnienie udzielone przez jego zarząd. Jeśli pełnomocnik w imieniu strony wnosi pozew, w przypadku nieusunięcia takiego braku pisma, należy się liczyć ze zwrotem pozwu.

Forma i treść

Samo sporządzenie dokumentu pełnomocnictwa nie powinno nastręczać trudności. Przepisy procedury cywilnej nie przewidują jakichkolwiek szczególnych wymogów w odniesieniu do jego pełnomocnictwa. Może to być zatem zwykła forma pisemna.

Pełnomocnik niebędący adwokatem lub radcą prawnym nie może jednak sam uwierzytelnić swojego pełnomocnictwa, zatem należy przedstawić oryginalne pismo. Nie ma również przeszkód, aby pełnomocnictwo zostało udzielone ustnie podczas rozprawy i odnotowane w protokole.

Zdarza się, że strony przedkładają pełnomocnictwo w formie notarialnej, co nie jest konieczne, a naraża mocodawcę na dodatkowe koszty.

Pełnomocnictwa w sprawach pracowniczych nie muszą być opłacane opłatą skarbową, ponieważ są od niej zwolnione. Należy je natomiast składać wraz z odpisem dla strony przeciwnej.

Pełnomocnictwo może być ogólne (do wszystkich spraw) lub szczególne (częściej występujące) – najczęściej do konkretnej sprawy. W tym drugim przypadku błędem jest niedostateczne zindywidualizowanie sprawy, do jakiej pełnomocnik został ustanowiony.

Typowym przeoczeniem przy składaniu pełnomocnictwa jest ponadto umocowanie pełnomocnika tylko do występowania przed sądem pierwszej instancji.

Przykład

Szef upoważnił pracownika do reprezentowania firmy w sprawie o „przywrócenie do pracy". Nie jest wystarczające, bez wskazania w treści pełnomocnictwa, przeciwko komu taka sprawa ma się toczyć albo przynajmniej jej sygnatury. Spełniałoby natomiast wymogi takie pełnomocnictwo, które upoważniałoby do reprezentowania powoda we wszystkich sprawach o przywrócenie do pracy, nawet gdyby nie określało wyraźnie strony pozwanej.

Kim jest mocodawca

Etatowiec udziela pełnomocnictwa do występowania przed sądem pracy osobiście. Tak samo czyni to pracodawca będący osobą fizyczną. W imieniu osoby prawnej podpisują je osoby wchodzące w skład jej organu wykonawczego (najczęściej zarządu) uprawnione do jej reprezentacji. Z uwagi jednak na to, iż w procesach z zakresu prawa pracy zdolność sądową posiadają również jednostki organizacyjne nieposiadające własnej zdolności prawnej, zastępcę procesowego może ustanowić kierownik takiej jednostki.

Osoba prawna prowadząca, na podstawie odrębnych przepisów, obsługę prawną przedsiębiorcy, osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej, może udzielić pełnomocnictwa procesowego – w imieniu podmiotu, którego obsługę prawną prowadzi – adwokatowi lub radcy prawnemu, jeżeli została do tego upoważniona przez ten podmiot.

Jeśli już w toku sprawy zajdzie nagła potrzeba ustanowienia pełnomocnika, ale pracownik lub szef nie ma możliwości podpisania pełnomocnictwa, może on upoważnić ustnie pełnomocnika. Gdy zgłosi się on przed sądem w imieniu pracodawcy, ale nie będzie w stanie przedstawić pełnomocnictwa, sąd – jeśli zajdzie potrzeba podjęcia nagłej czynności procesowej, a w praktyce zwykle bez żadnych ograniczeń – dopuści takiego pełnomocnika tymczasowo do reprezentowania mocodawcy. Sąd wyznaczy równocześnie termin, w ciągu którego pełnomocnik powinien złożyć pełnomocnictwo albo przedstawić zatwierdzenie swej czynności przez stronę. Jeżeli termin upłynął bezskutecznie, sąd pominie jego czynności procesowe.

Plusy i minusy

Z ustanowieniem pełnomocnika wiąże się taka korzyść, że strona nie musi angażować swojego czasu na stawiennictwo w sądzie. Powstaje pytanie, czy wiążą się z tym jakieś zagrożenia?

Podstawowym jest to, że wszelkie błędy pełnomocnika obciążają mocodawcę. Dotyczy to niestety także uchybienia ustawowych terminów do wnoszenia pism procesowych. Co więcej, zawinione uchybienia pełnomocnika nie dają podstaw do przywrócenia pracownikowi czy pracodawcy terminu procesowego, chociażby on sam nie ponosił żadnej winy (np. postanowienie SN z 15 marca 2000 r., II CKN 554/00).

Ustanawiając pełnomocnika, należy uzgodnić z nim taktykę procesową i wskazać wszystkie dowody i fakty na poparcie własnych twierdzeń, ponieważ spóźnione ich przekazanie może sprawić, że sąd nie pozwoli powoływać się na nie w dalszym postępowaniu. Jeżeli szef lub etatowiec nie zamierza chodzić na rozprawy wraz z pełnomocnikiem, warto uzgodnić z nim, na jakie warunki ewentualnej ugody wyraża się zgodę. Co do zasady pełnomocnik ma bowiem prawo zawarcia ugody samodzielnie na każdych warunkach. Można też uzgodnić konieczność telefonicznej konsultacji z mocodawcą.