Przez ewidencję gruntów i budynków rozumie się system informacyjny zapewniający gromadzenie, aktualizację oraz udostępnianie informacji o gruntach, budynkach i lokalach, ich właścicielach oraz o innych podmiotach, które nimi władają lub gospodarują. Ewidencja odzwierciedla stan prawny nieruchomości, ale go nie tworzy. Warto przeanalizować, jakie znaczenie ma ewidencja dla właścicieli nieruchomości.
Ewidencja ma walor informacyjny. Odróżnia to ją od ksiąg wieczystych, które wywołują daleko idące skutki prawne. Jednostką ewidencyjną są obręby wyznaczane przez starostę. W obrębach wyznaczane są działki, czyli ciągłe obszary gruntu położone w granicach jednego obrębu, jednorodne pod względem prawnym, wyodrębnione z otoczenia za pomocą linii graficznych. W ewidencji są zawarte dane dotyczące gruntów, budynków, lokali, ale również podmiotów nimi władających. Konkretnie, dane związane z gruntami dotyczą ich położenia, granic, powierzchni, rodzaju użytków, klas gleboznawczych i oznaczenia ksiąg wieczystych. Co do budynków ewidencja zawiera informacje o ich położeniu, przeznaczeniu, funkcjach użytkowych oraz danych technicznych, a co do lokali – o położeniu, funkcjach użytkowych i powierzchni użytkowej.