Jakie dokumenty przy uwarunkowanych formach płatności

Uwarunkowane formy płatności, w szczególności akredytywa dokumentowa, należą do bezpiecznych form. Pozwalają stronom zminimalizować ryzyko nierzetelności drugiego partnera oraz jego niewypłacalności. Chronią zarówno importera, który ma prawo oczekiwać prawidłowej realizacji kontraktu, tj. dostawy zamówionego towaru w takiej ilości, jaka została wpisana do kontraktu, odpowiedniej jakości oraz w ustalonym terminie. Z kolei eksporter zostaje uwolniony od obawy o brak wypłacalności kontrahenta – przy czym to ryzyko jest eliminowane wyłącznie przy akredytywie dokumentowej. Przy inkasie, które także należy do uwarunkowanych form płatności, takie zagrożenie cały czas istnieje. To importer podejmuje bowiem decyzję o wykupieniu dokumentów. Ochrona eksportera sprowadza się zatem do tego, że nie traci możliwości dysponowania ładunkiem. W przypadku odmowy zapłaty za dokumenty, importer ich nie otrzymuje, a to zwykle oznacza brak możliwości odebrania towaru od przewoźnika oraz przeprowadzenia towaru przez granicę celną. Tym samym eksporter może zlecić przewoźnikowi dostawę do innego miejsca, w tym zawrócić towar do kraju. Ma także prawo poszukiwać innego nabywcy.

Czytaj także: Umowa handlowa - jak zabezpieczyć płatność

Ochrona przed niewypłacalnością kupującego najszerzej ujawnia się jednak we wspomnianej akredytywie dokumentowej. Jest to bowiem samodzielne zobowiązanie banku, który otwiera akredytywę na zlecenie importera, do zapłaty beneficjentowi (eksporterowi) określonej z góry sumy pieniędzy pod warunkiem złożenia przez niego prawidłowego kompletu dokumentów w terminach wskazanych w tej akredytywie, w tym najdalej w okresie jej ważności. Prawidłowa realizacja kontraktu przez eksportera oznacza dla niego pewność otrzymania zapłaty.

Istotne warunki

Aby skorzystać z zalet akredytywy, eksporter musi ściśle przestrzegać jej warunków. Żeby w ogóle było to możliwe, warunki te muszą być wykonalne. Dlatego do realizacji kontraktu sprzedający powinien przystąpić dopiero wówczas, gdy otrzyma od swojego banku (zwykle występuje on jako bank pośredniczący lub tzw. bank negocjujący) informację o otwarciu akredytywy. Wówczas należy dokładnie zapoznać się z jej warunkami. Jeżeli są one niezgodne z wcześniejszymi ustaleniami poczynionymi między stronami (powinny być one wpisane do kontraktu), w szczególności znajdują się tam takie wymagania, których eksporter nie będzie w stanie spełnić, należy żądać zmiany parametrów akredytywy. Ponieważ każda taka zmiana kosztuje, ważne jest, aby na etapie negocjowania kontraktu precyzyjnie ustalić jej warunki. Wówczas eksporter będzie miał podstawę do takiego żądania, a koszty zmiany poniesie importer, który złożył nieprawidłowe zlecenie.

Na czym natomiast polegają warunki akredytywy? Przede wszystkim należy pamiętać, że jest to forma płatności. Rozliczenie jest dokonywane de facto za dokumenty, a nie bezpośrednio za towar. To znaczy, że dokumenty są przedmiotem oceny, na ich podstawie weryfikowany jest przebieg transakcji i w oparciu o nie zapada decyzja o uznaniu rachunku eksportera lub też następuje odmowa zapłaty.

Dlatego wśród dokumentów muszą być te, które będą udowadniać, a w każdym razie uprawdopodobniać, że towar istnieje i został wysłany do kupującego. Nie ma jednego standardowego kompletu dokumentów żądanych przez banki w ramach akredytyw. Można natomiast wskazać na te, które występują najczęściej. A są to:

- faktura handlowa,

- specyfikacja ładunku,

- dokument transportowy,

- certyfikat/świadectwo pochodzenia,

- certyfikaty/świadectwa jakości (liczenia, mierzenia, ważenia),

- dokumenty ubezpieczeniowe lub stwierdzające wiek środka transportu (szczególnie przy transporcie morskim),

- inne dokumenty charakterystyczne dla danego sektora, grupy produktów (np. świadectwa weterynaryjne, fitosanitarne, potwierdzające spełnianie określonych norm/standardów).

Oprócz listy dokumentów oraz wymogów, co do tego, jak mają być one wystawione, warunki akredytywy określają także terminy na ich złożenie. I znów, aby skorzystać z gwarancji zapłaty, jaką daje akredytywa, eksporter musi tych dat przestrzegać. Spóźnione złożenie prawidłowego kompletu dokumentów będzie bowiem oznaczać odmowę zapłaty przez bank i powrót do sytuacji, w której decyzję o niej będzie podejmował wyłącznie importer.

Numery i opisy

Jak wynika z wykazu dokumentów nie są one specyficzne lub wyjątkowe. Także przy umowach, w których strony nie korzystają z uwarunkowanych form płatności, sprzedający bardzo często musi je skompletować i wraz z ładunkiem przekazać kontrahentowi. Różnica może być taka, że w przypadku wykorzystania akredytywy dokumenty te muszą być przygotowane z wyjątkową starannością, tak aby odpowiadały warunkom rozliczenia. I znów, na czym mogą one polegać?

Przykładowo faktura handlowa. W obrocie międzynarodowym nie ma jednolitego wzoru takiego dokumentu. O tym, jakie informacje powinny się w niej znaleźć, decydują strony kontraktu, biorąc pod uwagę własne oczekiwania, jak i wymogi prawne oraz administracyjne obu krajów (eksportu i importu). Jednak na potrzeby akredytywy, być może, trzeba w niej będzie umieścić jej numer. Oprócz więc zastosowania numeracji zgodnej ze standardami stosowanymi przez eksportera, być może numerem, o który poprosi importer, dodatkowo trzeba będzie umieścić właśnie numer nadany temu rozliczeniu przez bank otwierający. Nie jest to trudny warunek, zważywszy na to, że fakturę wystawia eksporter, ale jednak drobny element, o którym trzeba koniecznie pamiętać. Jego brak spowoduje odrzucenie kompletu dokumentów i konieczność przesłania poprawionej faktury (co w skrajnym przypadku może okazać się niewykonalne w terminie ważności akredytywy).

Drugi istotny element, na który eksporter może nie zwrócić uwagi przy innych sposobach rozliczania, to stosowanie jednolitego nazewnictwa. W warunkach akredytywy będzie wskazany skrócony opis towaru i w taki sposób należy go nazywać we wszystkich dokumentach, aby zachować w tym wymiarze pełną jednolitość. Chodzi bowiem o szybką weryfikację tego, czy wszystkie dokumenty składane w ramach akredytywy rzeczywiście reprezentują ten sam towar. Ta sama uwaga odnosi się do nazw i adresów kontrahentów.

Czyste i brudne

Oprócz faktury handlowej, który to dokument służy do rozliczania i księgowania transakcji oraz jestnie zbędny do przeprowadzenia ładunku przez wymagane procedury celne, trudno wyobrazić sobie akredytywę bez jednego z listów przewozowych. Są to bowiem dokumenty, które będą potwierdzać, że towar został przyjęty do transportu, a w niektórych przypadkach – w zależności od wynegocjowanych warunków dostawy, także to, czy eksporter prawidłowo jej dokonał. W szczególności chodzi o takie reguły, w których to dostawa towaru do przewoźnika lub dokonanie załadunku na środek transportu jest równoznaczne z dostawą ładunku. Przykładowo będzie tak wówczas, gdy strony wybiorą warunki bazujące na formułach typu: FOB, CFR, CIF, CPT, czy też CIP – odwołując się do najpopularniejszych reguł handlowych Incoterms.

Posiadanie listu przewozowego, np.: samochodowego lub kolejowego międzynarodowego listu przewozowego (CMR, CIM, SMGS), lotniczego listu przewozowego (AWB), morskiego (kwit sternika, konosament) lub spedytorskiego (konosament FIATA) będzie potwierdzać datę i miejsce załadunku oraz wskazywać miejsce docelowe.

Warunki akredytywy mogą precyzować, w jaki sposób dokumenty te mają być wystawione. Przykładowo na podstawie konosamentu (morski list przewozowy, będący papierem wartościowym) warunki mogą mówić o tym, że ma to być dokument czysty (nie może zawierać informacji wskazujących na uszkodzenie ładunku), potwierdzający przyjęcie towaru na statek żeglugi regularnej (nie może być wówczas konosamentem czarterowym), wystawiony w określonej formie (np. na zlecenie kupującego), zawierający precyzyjnie wskazaną klauzulę notify (informacja o tym, kogo ma powiadomić armator, że towar jest gotowy do odbioru w porcie wyładunku), zezwalający/zabraniający dokonywania przeładunku, czy wreszcie wskazujący na to, czy fracht został pobrany (koszty transportu opłacone z góry), czy też jest to koszt po stronie kupującego (ten element powinien być skorelowany z warunkami dostawy, np. przy warunkach FOB fracht będzie opłacał kupujący, przy CFR lub CIF powinien to zrobić eksporter).

Przedstawienie konosamentu, który nie będzie spełniał powyższych warunków, zostanie odczytane jako złożenie nieprawidłowego dokumentu. Będzie to skutkowało odmową uiszczenia zapłaty. Eksporter utraci zatem pewność, jaką daje akredytywa i ponownie będzie zdany na kontrahenta, który, na marginesie, powinien oczywiście zapłacić za towar, jeżeli okaże się, że dostawa będzie prawidłowa. Odrzucenie kompletu dokumentów przez bank nie zwalnia go bowiem z obowiązku wykonania kontraktu. Chodzi jednak o możliwość wystąpienia opóźnienia w płatności oraz istnieje cały czas ryzyko jego niewypłacalności (importer może być uczciwy, ale na skutek popełnionych błędów lub nieuczciwości innych kontrahentów straci płynność finansową).

Wskazane instytucje

Jakie inne warunki mogą powodować trudności w skompletowaniu dokumentów? O czym jeszcze powinien pamiętać eksporter. Przykładowo o tym, że gdy warunki akredytywy wskazują na konkretne instytucje, to tylko one mogą wystawiać dokumenty. Powiedzmy, że strony wpisały w warunkach wymóg przedstawienia określonego certyfikatu lub świadectwa liczenia. Stosując zapis, że takiego liczenia ma dokonać uznana instytucja w kraju eksportera, pozostawiają tak naprawdę dowolność eksporterowi. Bank nie będzie bowiem badał, czy certyfikat został wystawiony przez „uznaną" instytucję. Ważne, aby był. Jednak, gdy strony wpiszą, że oceny tej ma dokonać instytucja X, to wówczas bank, w ramach badania dokumentów, zweryfikuje, czy certyfikat jest wystawiony przez wskazany podmiot. Podobnie np. z polisą ubezpieczeniową. Jeżeli strony wyraźnie wskazały, że ochronę ma dać spółka ABC, to eksporter nie powinien wykupić ubezpieczenia u konkurencji. Taka polisa nie będzie zgodna z warunkami akredytywy. Warunki akredytywy nie powinny także uwzględniać dokumentów, których uzyskanie jest uzależnione od współdziałania importera. Taki wymóg (np. uzyskania podpisu importera na protokole odbioru ładunku lub uzyskania jego indosu na konosamencie) stoi w sprzeczności z logiką akredytywy.