Obecnie na rynku dość powszechnie można spotkać się z praktyką dążenia do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w każdym przypadku, gdy dane osobowe udostępnianie są pomiędzy dwoma firmami. Dążenie do zawarcia takiej umowy pojawia się jako uzupełnienie czy aneks do umowy głównej, regulującej współpracę obu firm.
Czytaj także: RODO: osiem czynności w pracy, które zaczną być groźne
Dotyczy to najczęściej sytuacji, gdy firma B świadczy dla firmy A określoną usługę. Usługi tej nie można zrealizować bez dostępu do określonych danych osobowych, dla których administratorem jest firma A. Stąd firma A udostępnia firmie B dane osobowe - np. swoich pracowników czy kontrahentów. W takiej sytuacji może rzeczywiście dochodzić do powierzenia danych osobowych firmie B przez firmę A. Ale nie zawsze. To nie jest sytuacja zerojedynkowa.
Udostępnienie i przetwarzanie
Zgodnie z definicją „przetwarzania" zamieszczoną w art. 4 RODO, przetwarzaniem danych osobowych są również różne rodzaje udostępniania (ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie).
Jak każde inne przetwarzanie, udostępnianie danych osobowych na zewnątrz organizacji musi być oparte o jedną z przesłanek legalizacyjnych z art. 6 RODO i realizowane w zgodzie z innymi zasadami przetwarzania opisanymi w art. 5 RODO. Trzeba też pamiętać o prawidłowej realizacji obowiązku informacyjnego opisanego w art. 13 lub art. 14 RODO. W szczególności podmioty, którym dane są udostępniane, powinny być wymienione jako odbiorcy danych.