Osiem trybów udzielania zamówień publicznych

Rynek zamówień publicznych stanowi jeden z głównych elementów rynku krajowego, w ramach którego sektor publiczny dokonuje zakupów niezbędnych do wykonywania swoich zadań. Jednocześnie środki wydatkowane na nim w przeważającej mierze są publiczne. Dlatego też co do zasady zamawiający przy zlecaniu prywatnym wykonawcom usług, dostaw i robót budowlanych zobowiązani są do stosowania procedur uregulowanych w ustawie z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: p.z.p.).

Przewiduje ona osiem trybów (form prowadzenia) postępowania o udzielenie zamówienia – przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, licytację elektroniczną, negocjacje bez ogłoszenia, zapytanie o cenę i zamówienie z wolnej ręki. Wybór odpowiedniego trybu każdorazowo należy do zamawiającego. Każdy z nich ma określoną specyfikę oraz formalne wymagania co do okoliczności, w jakich może być zastosowany. Dlatego też opanowanie podstawowych zasad związanych z udzielaniem zamówień z pewnością ułatwi przedsiębiorcy rozpoczęcie działalności na rynku przetargów publicznych.

Po prostu otwarte

Podstawowe tryby postępowań o udzielenie zamówienia publicznego to przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony (dla tzw. zamawiających sektorowych trybem podstawowym są również negocjacje z ogłoszeniem), które mogą być stosowane zawsze, bez względu na wartość, rodzaj zamówienia czy inne okoliczności. Cechą charakterystyczną trybów otwartych jest publikacja ogłoszenia w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią przez nieograniczony krąg wykonawców i umożliwienie wzięcia w nich udziału pod warunkiem spełnienia określonych przez zamawiającego warunków.

Pierwszym i jednocześnie najczęściej wykorzystywanym w praktyce trybem podstawowym jest przetarg nieograniczony, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. Zatem wykonawca, który spełnia warunki wskazane w ogłoszeniu i jest zainteresowany złożeniem oferty, powinien zapoznać się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia (dalej: SIWZ), czyli dokumentem, w którym zamawiający zawarł wszystkie najważniejsze informacje o planowanym udzieleniu zamówienia publicznego. Następnie na podstawie wytycznych zamawiającego zawartych w wymienionych dokumentach (ogłoszenie i SIWZ) oraz na bazie przepisów p.z.p. wykonawca konstruuje i składa w wyznaczonym terminie ofertę, wraz z niezbędnymi dokumentami potwierdzającymi spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Następnie zamawiający po otrzymaniu oferty dokonuje weryfikacji zdolności wykonawcy do realizacji zamówienia publicznego oraz przeprowadza jej ocenę pod kątem określonych kryteriów i dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu.

Kolejnym z trybów podstawowych jest przetarg ograniczony, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a oferty mogą składać wyłącznie wykonawcy zaproszeni do ich złożenia. Z tego wynika, iż omawiany tryb składa się z dwóch stopni – etapu kwalifikacji wykonawców z wykorzystaniem wskazanych w ogłoszeniu warunków udziału w postępowaniu oraz etapu składania ofert. Oprócz dwustopniowego postępowania, przetarg ograniczony odróżnia od przetargu nieograniczonego okoliczność, iż zamawiający może ograniczyć liczbę wykonawców do tych, którzy w najwyższym stopniu spełniają warunki udziału w postępowaniu przez niego sformułowane (w liczbie nie mniejszej niż 5 i nie większej niż 20). W celu ustalenia listy wykonawców, do których zostanie przesłany SIWZ wraz z zaproszeniem do złożenia oferty, zamawiający, wykorzystując wskazane w ogłoszeniu warunki udziału, weryfikuje oświadczenia i dokumenty dostarczone przez wykonawców zgłaszających swój akces do postępowania. Następnie wykonawcy zaproszeni do złożenia oferty na podstawie przesłanej SIWZ konstruują i składają swoje oferty w wyznaczonym terminie, spośród których zamawiający wybiera tę najkorzystniejszą.

Przede wszystkim konkurencja

Pozostałe tryby przewidziane przepisami p.z.p. mogą być zastosowane wyłącznie w przypadku spełnienia dodatkowych przesłanek. Do trybów konkurencyjnych należą negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny i licytacja elektroniczna.

Negocjacje z ogłoszeniem to postępowanie, w którym po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania wstępnych propozycji niezawierających ceny, następnie prowadzi z nimi negocjacje i ostatecznie zaprasza ich do składania ofert. Zamawiający może zastosować negocjacje z ogłoszeniem, w szczególności gdy nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług, tak aby móc dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty w trybach podstawowych. Zastosowanie ww. trybu może nastąpić także w wyjątkowych okolicznościach, gdy charakter dostaw, usług lub robót budowlanych albo związane z nimi ryzyko uniemożliwiają dokonanie wcześniejszej ich wyceny (pełen katalog zawiera art. 55 ust. 1 p.z.p.). Ten dwustopniowy tryb łączy możliwość prowadzenia negocjacji w zakresie doprecyzowania lub uzupełnienia przedmiotu zamówienia lub warunków umowy o zamówienia publiczne z procedurą składania ofert w trybach podstawowych. Zatem w procedurze negocjacji wykonawcy posiadają możliwość wpływu na niektóre istotne elementy przedmiotu i warunków wykonania zamówienia, co w konsekwencji może doprowadzić do dokonania zmiany lub uzupełnienia SIWZ w zakresie, w jakim były prowadzone negocjacje.

Kolejnym trybem konkurencyjnym jest dialog konkurencyjny, w którym zamawiający po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu prowadzi z wybranymi przez siebie wykonawcami dialog, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Zamawiający może zastosować ten tryb, gdy nie jest możliwe udzielenie zamówienia w trybach podstawowych, gdyż z uwagi na szczególnie złożony charakter zamówienia nie można opisać przedmiotu zamówienia lub obiektywnie określić uwarunkowań prawnych lub finansowych jego wykonania, a dodatkowo do wyboru najkorzystniejszej oferty zamawiający przewidział dodatkowe kryteria pozacenowe. W dialogu konkurencyjnym zamawiający formułuje specyfikację istotnych warunków zamówienia dopiero po zakończeniu dialogu z wykonawcami i ma w tym zakresie większą swobodę niż w przypadku negocjacji z ogłoszeniem. Wynika to przede wszystkim z faktu, iż negocjacje mogą polegać jedynie na doprecyzowaniu i uzupełnieniu opisu przedmiotu zamówienia lub warunków umowy, zaś dialog pozwala na określenie rozwiązań najbardziej spełniających potrzeby zamawiającego oraz ustalenie z wykonawcami wszelkich istotnych postanowień umowy o zamówienie publiczne. Niezbędne jest jedynie zachowanie ustaleń zawartych w ogłoszeniu o postępowaniu. Dialog będzie też mógł zostać zastosowany w większej liczbie przypadków niż negocjacje z ogłoszeniem, o czym wyraźnie przesądzają wskazane przesłanki jego stosowania.

Ostatnim z omawianych trybów konkurencyjnych jest licytacja elektroniczna, w której wykonawcy zakwalifikowani do udziału w postępowaniu składają kolejne korzystniejsze oferty/postąpienia (podlegające automatycznej klasyfikacji) za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej, który umożliwia wprowadzanie niezbędnych danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną. Przesłanką umożliwiającą zastosowanie wymienionego zamówienia jest jego wartość poniżej tzw. progów unijnych (kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p.). Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie licytacji elektronicznej, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu, w którym wskazuje m.in. informacje o czasie jej rozpoczęcia i zakończenia, warunkach uczestniczenia w niej, a także opis techniczny zamawianego towaru – na tej podstawie przedsiębiorca decyduje, czy chce wziąć udział w licytacji. Aby wziąć udział w postępowaniu, wykonawcy muszą spełnić określone przez zamawiającego warunki udziału, a następnie zarejestrować się na wskazanej stronie internetowej, bowiem od chwili otwarcia licytacji aż do jej zakończenia komunikacja pomiędzy uczestnikami postępowania odbywa się za pomocą platformy internetowej. W toku licytacji przedsiębiorcy przebijają swe oferty, proponując coraz niższą cenę za licytowany przedmiot zamówienia, a ich oferty przestają wiązać, gdy konkurent złożył ofertę. O formie zakończenia postępowania decyduje zamawiający, może być to w szczególności upływ terminu wskazanego w ogłoszeniu.

Indywidualne zaproszenie

Cechą charakterystyczną trybów niekonkurencyjnych jest wpływ zamawiającego na krąg podmiotów, które będą brały udział w postępowaniu. Oznacza to, iż zamawiający nie ma obowiązku publikacji ogłoszenia o zamówieniu, a dany wykonawca informowany jest o wszczęciu postępowania poprzez skierowanie do niego indywidualnego zaproszenia do złożenia oferty cenowej lub zaproszenia do wzięcia udziału w negocjacjach.

Wynika to wprost z konstrukcji poszczególnych trybów, i tak:

* w negocjacjach bez ogłoszenia – zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert;

* w trybie zamówienia z wolnej ręki – zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą;

* w zapytaniu o cenę – zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert.

Postępowanie w trybie zapytania o cenę może zostać przeprowadzone przez zamawiającego, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a wartość zamówienia umiejscowiona jest poniżej tzw. progów unijnych. W odpowiedzi na zapytanie zawierające SIWZ wykonawcy składają ofertę cenową, której nie można negocjować – zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę. Dwa pozostałe tryby posiadają ograniczony katalog przesłanek, które umożliwiają ich zastosowanie – wynikające odpowiednio z art. 62 ust. 1 p.z.p. (negocjacje z ogłoszeniem) oraz art. 67 ust. 1 p.z.p. (zamówienie z wolnej ręki). W przypadku pierwszego ze wskazanych trybów prowadzone z wykonawcami negocjacje mają za zadanie uściślić warunki postępowania w zakresie wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia, sposobu jego realizacji lub warunków umowy. Po zakończeniu negocjacji zamawiający przesyła zaproszenie do złożenia ofert wraz z ostateczną wersją SIWZ do wszystkich wykonawców, z którymi prowadził rokowania, na podstawie których wykonawcy składają oferty. Z kolei w trybie zamówienia z wolnej ręki wykonawca nie składa oferty, lecz prowadzi z zamawiającym negocjacje do czasu aż ustalone zostaną wszystkie istotne postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Najpóźniej wraz z zawarciem umowy wykonawca składa oświadczenie, że jest zdolny do wykonania danego zamówienia, chyba że jego wartość wymaga, by na potwierdzenie powyższego oświadczenia przedstawił również dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

Podstawa prawna: ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 907 ze zm.)

Zdaniem autora

Paweł Kuźma, radca prawny Kancelaria doradztwa gospodarczego Cieślak & Kordasiewicz sp. j.