Jednym z obowiązków spoczywających na zarządzie (likwidatorze) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest prowadzenie księgi udziałów oraz sprawowanie kontroli nad aktualizacją, znajdujących się w niej danych. Obligatoryjną treść księgi określa art. 188 § 1 k.s.h. W świetle zatem powołanego przepisu konieczne jej elementy to: nazwisko i imię albo firma (nazwa) oraz siedziba każdego wspólnika, adres, liczba i wartość nominalna jego udziałów, a nadto ustanowienie zastawu lub użytkowania (ale nie osoby zastawnika lub użytkownika) i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika bądź użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące składu osobowego wspólników i przysługujących im udziałów.
Czytaj także: Księga udziałów w spółce - co to jest
Przy czym, zgodnie z art. 187 § 1 k.s.h., wszelkie modyfikacje w obsadzie personalnej udziałowców stają się skuteczne wobec podmiotu z momentem zawiadomienia go o przejściu udziału lub jego części, a nie z chwilą ujawnienia zmian w omawianej księdze. Oznacza to, że wpis do tej księgi ma wyłącznie deklaratoryjny charakter. Tak też uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 26 lipca 2007 r., V CSK 130/07 argumentując, że „w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością wpis w księdze udziałów nie rozstrzyga, kto jest wspólnikiem. Tego rodzaju wpis ma znaczenie deklaratywne i pełni funkcję porządkową".
W przypadku, gdy zarząd uchybi obowiązkowi prowadzenia księgi udziałów, jego członkowie (likwidator) narażają się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki (chyba że wykażą brak swojej winy w tym zaniechaniu). Przy czym, w razie gdyby nieprowadzenie owej księgi, wyrządziło udziałowcom szkodę, w/w osoby mogą ponosić odpowiedzialność za jej naprawienie na zasadach ogólnych. Niezależnie od tego, wchodzącym w skład zarządu za dopuszczenie do tego, że nie jest prowadzona księga udziałów, grozi grzywna do 20 tys. zł, którą nakłada sąd rejestrowy.
Czynności związane z prowadzeniem księgi udziałów powinny być dokonywane ze starannością wynikającą z zawodowego charakteru zarządu (likwidatorów).