Książka kontroli - kto ma obowiązek ją prowadzić

– Czy jako przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą i rozliczający się na zasadach ogólnych mam obowiązek prowadzić książkę kontroli? – pyta czytelnik.

Zasady kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy są uregulowane w rozdziale 5 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2015 r., poz. 584 ze  zm.; dalej: ustawa).

Generalnie kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego. Jednak za zgodą kontrolowanego kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, ale tylko gdy może to usprawnić prowadzenie kontroli. Czynności podejmowane przez organ kontrolny powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego przedsiębiorcy. Jeśli jednak przedsiębiorca pisemnie wskaże, że przeprowadzane czynności zakłócają w sposób istotny działalność gospodarczą, to konieczność podjęcia takich czynności powinna być uzasadniona w protokole kontroli.

Jednym z obowiązków przedsiębiorcy, u którego przeprowadzana jest kontrola, jest – stosownie do art. 81 ust. 1 ustawy jest prowadzenie i przechowywanie w siedzibie firmy książki kontroli oraz upoważnień, a także protokołów kontroli (uprzednio przeprowadzonych).

Zgodnie bowiem z art. 81a ust. 1 ustawy w przypadku wszczęcia kontroli przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli albo kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli.

W formie zbioru

Książka kontroli może mieć formę zbioru dokumentów. Powinna jednak stanowić jedną całość, a załącznika- mi do niej będą upoważnienia \i protokoły wcześniejszych kontroli. Może być prowadzona w formie pisemnej albo  elektronicznej. Domniemywa się, że dane, które są zawarte w książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej, znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.

Przedsiębiorca powinien na żądanie organów kontrolujących udostępniać książkę kontroli. Co prawda ustawodawca nie uregulował kwestii związanych z tym udostępnianiem. Jednak wydaje się, że nie musi ono odbywać się w obecności przedsiębiorcy, gdyż organ kontrolujący może ją otrzymać na tej samej zasadzie co inne dokumenty udostępniane w trakcie kontroli (kontrolujący mają bowiem prawo żądania określonych dokumentów, czy to pisemnie, czy ustnie – co później znajdzie odzwierciedlenie w protokole – w tym również w książce kontroli).

Wpisuje nie tylko organ...

Książka kontroli zawiera wpisy dokonywane przez organ kontroli. Wpisy takie obejmują:

1) oznaczenie organu kontroli;

2) oznaczenie upoważnienia do kontroli;

3) zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli;

4) daty podjęcia i zakończenia kontroli;

5) zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych;

6) uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli;

7) uzasadnienie wszczęcia kontroli po okazaniu legitymacji służbowej, na podstawie przepisów szczególnych, przy czym takie wszczęcie może dotyczyć jedynie przypadków, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, a także gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;

8)uzasadnienie zastosowanych wyjątków, o których mowa w art. 79, 80, 82 i 83 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, a więc m.in. w przypadku, gdy kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej; czy też gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;

9) uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli, o którym mowa w art. 83 ust. 3 i 3a, a więc m.in. z przyczyn niezależnych od organu kontroli, które wymagają uzasadnienia na piśmie;

10) uzasadnienie czasu trwania przerwy, na czas niezbędny do przeprowadzenia badań próbki produktu lub próbki kontrolnej, jeżeli jedyną czynnością kontrolną po otrzymaniu wyniku badania próbki będzie sporządzenie protokołu kontroli.

Pracownicy organu kontroli, dokonując wpisów, powinni również złożyć swoje podpisy i pieczątki, na potwierdzenie złożenia wspomnianych wpisów, przy czym mogą to zrobić w rubryce „Inne".

...ale także właściciel firmy

Z kolei przedsiębiorca ma obowiązek umieszczać w książce kontroli wpisy informujące o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisy o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

Prowadzenie przez przedsiębiorcę książki kontroli ma istotne znaczenie. Kontrolujący czerpią bowiem z niej informacje, jakie kontrole były przeprowadzone u danego przedsiębiorcy i co w ich wyniku ustalono. Muszą również mieć na uwadze, aby nie przekroczyć terminu czasu trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym.

Czynności trwają nadal

Jeśli przedsiębiorca nie okaże kontrolującym książki kontroli, to nie będzie to stanowiło przeszkody w prowadzeniu czynności kontrolnych przez kontrolujących. Podstawową funkcją książki kontroli jest bowiem dokumentowanie liczby i czasu trwania kontroli.

Gdy przedsiębiorca nie udostępni kontrolującym książki kontroli, może zostać ukarany karą grzywny. Stosownie bowiem do art.  83 § 1 kodeksu karnego skarbowego kto osobie uprawnionej do przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli skarbowej lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej, w szczególności kto wbrew żądaniu tej osoby nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę lub inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. Przy czym w przypadku czynu zabronionego mniejszej wagi sprawca podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

W ciągu trzech dni od zwrotu

Może się zdarzyć, że przedsiębiorca już uprzednio udostępnił książkę kontroli innemu organowi, który jeszcze jej nie zwrócił. W takim przypadku ma obowiązek okazać książkę kontroli organowi kontrolującemu w terminie trzech dni od dnia zwrotu książki kontroli przez organ, który ją wcześniej trzymał.

Stosownie bowiem do art. 81a ust. 2 ustawy przedsiębiorca jest zwolniony z okazania książki kontroli, jeżeli jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca okazuje książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie trzech dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez organ kontroli.

Przykład

5 października 2015 r. urząd kontroli skarbowej zgłosił się do podatnika – przedsiębiorcy PPHU „Kowalik" – w celu przeprowadzenia kontroli rzetelności rozliczenia podatku od towarów i usług za styczeń 2015 roku. Jednocześnie organ zażądał książki kontroli. Podatnik zgłosił, że książka kontroli jest w urzędzie skarbowym, który prowadzi postępowanie w sprawie zwrotu podatku od towarów i usług za grudzień 2014 roku i jeszcze nie zwrócił udostępnionej mu książki. Przedsiębiorca wskazał jednocześnie, że książka ta, wraz z innym i dokumentami, jakie udostępnił urzędowi skarbowemu, ma zostać zwrócona 8 października 2015 roku.