Co to jest klauzula ważności umowy i do czego służy

Klauzula ważności umowy jest zaliczana do tzw. dodatkowych albo uzupełniających zapisów kontraktowych. W przypadku klasycznego kontraktu dotyczącego międzynarodowej sprzedaży towarów nie musi znaleźć zastosowania. Nie ma bowiem wpływu na ważność umowy. Zasadnicze elementy dla takiego dokumentu to ustalenie stron, przedmiotu transakcji, jego ceny i ewentualnie terminu dokonania dostawy. Te ustalenia są wystarczające, aby mówić o umowie sprzedaży.

Praktyka handlowa, w szczególności dla przykładów kontraktów międzynarodowych, wypracowała jednak szereg klauzul dodatkowych, których umieszczenie w umowie może pomóc w prawidłowym przeprowadzeniu transakcji i wyeliminować potencjalne źródła sporów między partnerami. Przykładami takich zapisów mogą być te odnoszące się do sposobu rozstrzygania sporów, waloryzacji lub rewizji ceny, postępowania reklamacyjnego lub gwarancyjnego, pojęcia siły wyższej czy wreszcie poufności albo zakazu reeksportu. Do takich zapisów wolno także zaliczyć klauzule ważności umowy.

Istota zapisu

Klauzula ważności umowy precyzuje, kiedy albo w jakich okolicznościach kontrakt wchodzi w życie. Czyli daje jasną informację, kiedy strony stają się nim związane i mają obowiązek go wykonać. W szczególności więc może to być inny moment niż ten, w którym kontrakt został podpisany. Innymi słowy, klauzula ważności zawiesza wejście kontaktu w życie do momentu spełnienia przez jedną ze stron lub obie strony określonych warunków. Dlaczego i kiedy warto przemyśleć zastosowanie takiego zapisu?

Przede wszystkim wtedy, gdy możliwość prawidłowego wykonania transakcji jest uzależniona od okoliczności niezależnych od stron. Może to dotyczyć obowiązku uzyskania dokumentów, np. licencji albo pozwoleń eksportowych lub importowych, innych dokumentów, od których posiadania zależy to, czy towar będzie mógł zostać dopuszczony do obrotu na rynku docelowym. Innym przykładem może być zastosowanie dla kontraktu takiego sposobu rozliczeń, który wymaga aktywnego udziału instytucji niezależnej od stron (np. banku).

Jakie ryzyko

Wyobraźmy sobie sytuację, w której strony nie zastosowały klauzuli ważności umowy. Jednocześnie ustaliły, że dostawa towaru nastąpi na warunkach EXW (według reguł Incoterms 2010). Kontrakt z chwilą podpisania wchodzi w życie. Zgodnie z powyższymi warunkami w ustalonym dniu sprzedający informuje swojego kontrahenta, że towar jest gotowy do odbioru. Tym samym, przyjmując, że produkt spełnia ustalone warunki (odpowiednia ilość, jakość), eksporter prawidłowo wykonał kontrakt. Po stronie importera powstaje obowiązek odebrania ładunku i zapłacenia za dostawę. W tym samym czasie okazuje się jednak, że kupującemu nie udało się uzyskać licencji eksportowej wymaganej przez władze kraju. A przypomnijmy, że w myśl formuły EXW obowiązek przeprowadzenia procedury wywozu (eksportu) spoczywa na kupującym. W skrajnym przypadku może się więc okazać, że kontrahent kupił towar, musi za niego zapłacić, ale nie może go wywieźć do swojego kraju.

Wprowadzenie klauzuli ważności eliminuje ryzyko takiego niekorzystnego zjawiska. W takim przypadku strony ustalają, że kontrakt zacznie obowiązywać, pod warunkiem że importerowi uda się uzyskać pozwolenie na wywóz towaru. Zainteresowany ubiega się o taki dokument i gdy tylko go uzyska, informuje o tym kontrahenta. I dopiero wówczas umowa zaczyna obie strony obowiązywać. Jeżeli pozwolenia nie uda się uzyskać, importer nie będzie miał obowiązku zapłacić za zakontraktowany towar. I nie będzie to naruszeniem warunków umowy. Podobnie eksporter (sprzedający) nie musi podejmować żadnych działań, w szczególności wytwarzać zamówionego produktu, do czasu uzyskania potwierdzenia, że warunek zawieszający wejście kontraktu w życie został spełniony.

Uwarunkowane płatności

Klauzula ważności umowy powinna także znaleźć zastosowanie, gdy strony zabezpieczają w jakiś sposób swoje ryzyko finansowe. Przykładowo korzystają z uwarunkowanej formy płatności (przede wszystkim akredytywy) albo jedna z nich ma uzyskać gwarancję bankową (np. prawidłowego wykonania kontraktu lub dokonania zapłaty). W takim przypadku warunkiem zawieszającym będzie uzyskanie zgody wybranej instytucji finansowej na udzielenie takiego zabezpieczenia. Należy bowiem pamiętać, że sam fakt ustalenia w kontrakcie, że strony wykorzystają np. akredytywę dokumentową do rozliczenia transakcji, nie oznacza, że wybrany przez strony bank rzeczywiście zgodzi się taką płatność zrealizować. Otwarcie akredytywy jest bowiem samodzielną decyzją banku i jego własnym pisemnym zobowiązaniem. Przed jego podjęciem bank analizuje warunki transakcji, a przede wszystkim ocenia sytuację ekonomiczną zleceniodawcy (zwykle importera). Może się zatem okazać, że nie zgodzi się na zaproponowane w kontrakcie warunki.

I znów, zastosowanie klauzuli ważności eliminuje niepewność, jaka może być z tym związana. Strony ustalają bowiem, że kontrakt, chociaż podpisany, pozostaje w zawieszeniu do czasu ziszczenia warunków, czyli właśnie otwarcia akredytywy albo ustanowienia gwarancji bankowej.

Proste i rozbudowane

Budowa klauzuli ważności umowy może być bardzo prosta. Przykładowo strony mogą zapisać, że ważność umowy jest uzależniona od uzyskania pozwolenia wywozu (przywozu) przez sprzedającego (kupującego). Albo w ten sposób: wejście w życie niniejszej umowy jest uzależnione od otwarcia akredytywy dokumentowej przez bank X na rzecz sprzedającego.

Tego typu zapis może wystarczyć, chociaż nadal pozostawia dużo wątpliwości, przede wszystkim co do terminów, w których warunki powinny zostać spełnione. Tym samym stawia obie strony w niekorzystnej sytuacji niepewności co do tego, czy kontrakt w ogóle zacznie obowiązywać i jak długu muszą pozostawać w stanie gotowości do jego wykonania. Dlatego też klauzula może precyzować, w jakim czasie warunki powinny zostać spełnione. Jeżeli do ustalonej daty to się nie stanie, kontrakt automatycznie przestaje obowiązywać, a mówiąc ściślej, po prostu w ogóle nie wchodzi w życie (co nie znaczy, że nie można go podpisać ponownie z innymi datami). Taka bardziej rozbudowana wersja klauzuli może obejmować następujące elementy:

– informować o zawieszeniu wejścia w życie umowy i uzależnieniu tego wejścia od spełnienia określonych okoliczności,

– zawierać wskazanie czynności (procedur) warunkujących ważność umowy, a które to musi spełnić sprzedający,

– zawierać wskazanie czynności (procedur), od których zależy wejście w życie kontraktu, a które to musi spełnić kupujący,

– określać termin na spełnienie opisanych warunków,

– wprowadzać obowiązek niezwłocznego poinformowania się o spełnieniu warunku bądź niemożliwości jego spełnienia,

– wskazywać metodę dostarczenia powyższej informacji (np. drogą elektroniczną),

– precyzować, kto ponosi koszty wypełnienia warunków zawieszających, o ile nie wynika to z innych klauzul zawartych w umowie.

Przykładowo, klauzula, która będzie zawierać takie informacje, może mieć następujące brzmienie: Wejście w życie niniejszego kontraktu jest uzależnione od uzyskania przez eksportera dokumentów wymaganych do dokonania eksportu oraz przez importera do uzyskania dokumentów wymaganych do dokonania procedur tranzytowych i importu w terminie 45 dni od daty jego podpisania.

Strony zobowiązują się do niezwłocznego, wzajemnego poinformowania się drogą elektroniczną o uzyskaniu wymaganych dokumentów albo poinformowania o niemożności ich uzyskania w wyżej podanym terminie, albo poinformowania, że obrót towarami, które są przedmiotem niniejszego kontraktu, nie podlega żadnym ograniczeniom w danym państwie.

Wszelkie procedury związane z uzyskiwaniem wymaganych dokumentów oraz koszty z nimi związane w kraju eksportera obciążają eksportera, a w krajach tranzytowych i w kraju importera obciążają importera.

Dodatkowe ustalenia

Klauzule uzupełniające mogą być zawarte w zasadniczym tekście kontraktu albo wynikać z ogólnych warunków umowy lub ogólnych warunków dostawy. Te ostatnie będą stanowić integralną część kontraktu, jeżeli zostały przez obie strony zaaprobowane. Do typowych klauzul uzupełniających należą klauzule:

– ważności umów,

– wykładni zwyczajów handlowych,

– warunków kontroli i odbioru,

– gwarancyjne i związane z rękojmią,

– siły wyższej,

– zapisu na arbitraż (rozstrzygania sporów),