Powszechną praktyką zarówno w obrocie profesjonalnym, jak i tym z udziałem konsumentów stało się zawieranie umów za pośrednictwem nowoczesnych form komunikacji, takich jak e-mail czy wiadomość tekstowa sms.
W rezultacie pojawiła się konieczność stworzenia ram prawnych dla oświadczeń woli składanych z użyciem coraz dynamiczniej rozwijających się technologii. Odpowiedzią na potrzeby praktyki było wprowadzenie 8 września 2016 r. do polskiego porządku prawnego dwóch nowych równoważnych z formą pisemną, szczególnych form czynności prawnych – formy dokumentowej oraz formy elektronicznej.
Elementy dokumentu
Istnienie dokumentowej formy czynności prawnej powiązane jest z nowo wprowadzoną definicją legalną terminu „dokument", zgodnie z którą na dokument składają się dwa elementy – informacja, czyli treść dokumentu obejmująca oświadczenie woli oraz jej nośnik umożliwiający odtwarzanie treści dokumentu. Dokumentem, zatem jest zarówno treść przedstawiona za pomocą znaków graficznych na będącym jego nośnikiem papierze, a także zapis audiowizualny na płycie CD czy wiadomość e-mail zapisana na twardym dysku komputera.
Celem zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. W rezultacie dokumentowa forma czynności prawnej nie wymaga, w przeciwieństwie do równoważnej z nią formy pisemnej opatrzenia dokumentu podpisem osoby, od której dokument pochodzi, przy czym bez znaczenia jest to czy na podstawie treści samego dokumentu możliwe będzie ustalenie osoby, od której on pochodzi czy też nastąpi to dopiero po sprawdzeniu nośnika dokumentu.
Trzeba uważać
Poza korzyściami, jakie płyną z wprowadzania nowej odformalizowanej formy czynności prawnych, nie można pominąć zagrożeń, które mogą wyniknąć z nieumiejętnego stosowania powyższej formy. Przed nowelizacją wprowadzającą omawianą formę czynności prawnych w sytuacji, gdy forma pisemna czynności prawnych zastrzeżona była wyłącznie dla celów dowodowych, dowody w postaci wiadomości e-mail czy sms mogły stanowić jeden z elementów współtworzących oświadczenie woli, na podstawie których wraz z innymi środkami dowodowymi rekonstruowano oświadczenie woli stron. Po nowelizacji ten sam e-mail może stanowić dokument ucieleśniający oświadczenie woli.