fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Firma

Dokumenty zagraniczne: klauzula apostille nie zawsze konieczna

Fotorzepa, Dominik Pisarek
Przedsiębiorcy często muszą przedstawić dokumenty zagraniczne polskim sądom i urzędom. Pomimo zasady domniemania ich autentyczności w praktyce do uznania ich wymagana jest wcześniejsza legalizacja lub nadanie klauzuli apostille.

Pojęcie zagranicznego dokumentu urzędowego nie jest zdefiniowane w przepisach prawa. Z wyjaśnieniami przychodzi judykatura, która definiuje zagraniczny dokument urzędowy jako „oryginał tego dokumentu, jak również jego odpis lub wyciąg, uwierzytelniony przez organ, który taki dokument sporządził".

Moc dowodowa

Zgodnie z art. 1138 k.p.c. „Zagraniczne dokumenty urzędowe mają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi". Z prawnego punktu widzenia nie ma obowiązku legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, poza dwoma wyjątkami: dokument dotyczący przeniesienia własności nieruchomości położonej w Rzeczypospolitej Polskiej powinien być uwierzytelniony przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny. To samo dotyczy dokumentu, którego autentyczności strona zaprzeczyła. W praktyce jednak sądy i urzędy wymagają legalizacji lub nadania klauzuli apostille praktycznie wszystkim zagranicznym dokumentom urzędowym.

Legalizacja jest podstawowym sposobem uwierzytelniania zagranicznych dokumentów. Polega na stwierdzeniu zgodności dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia przez urzędnika konsularnego celem posługiwania się nim w innym państwie niż państwo jego wystawienia. Warto zaznaczyć, iż legalizacja nie potwierdza autentyczności dokumentu, ale jedynie poświadcza wystawienie w odpowiedniej formie, przez właściwy organ umocowany zgodnie z prawem miejscowym oraz to, że pieczęć i podpis znajdujące się na dokumencie nie są sfałszowane.

Do legalizacji urzędowych dokumentów zagranicznych uprawnieni są konsulowie RP. Możliwe do stosowania są trzy rodzaje klauzul legalizacyjnych:

- pełna – potwierdzająca autentyczność podpisu, pieczęci urzędowej, a także zgodności dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia;

- skrócona – potwierdzająca zgodność dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia;

- potwierdzenie autentyczności podpisu i pieczęci urzędowej.

Zamiast legalizacji

Ułatwieniem procedury uwierzytelniania dokumentów miało być podpisanie konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów. Jedyną czynnością w jej świetle, która może być wymagana w celu poświadczenia autentyczności podpisu, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, oraz w razie potrzeby tożsamości pieczęci lub stempla, którym opatrzony jest dokument, jest dołączenie apostille, wydanej przez właściwy organ państwa, z którego dokument pochodzi.

Konwencja pod pojęciem dokumentu urzędowego rozumie:

- dokumenty od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń;

- dokumenty administracyjne;

- akty notarialne;

- urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.

Apostille sporządzona według wzoru załączonego do konwencji jest umieszczana na samym dokumencie lub jest do niego dołączana. Dopuszczalne jest sporządzenie jej w języku urzędowym wydającego ją organu.

W Polsce organem właściwym do nadawania klauzuli apostille jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych. MSZ ma obowiązek rejestracji apostille nadawanego przedkładanym do niego dokumentom, podobnie jak organy wystawiające apostille w innych krajach.

Konwencja haska przewiduje normy kolizyjne dotyczące legalizacji dokumentów. Zgodnie z art. 8 w przypadku gdy traktat, konwencja lub umowa zawarta między dwoma lub większą liczbą państw, które przystąpiły do konwencji, zawiera postanowienia poddające poświadczenie podpisu, pieczęci lub stempla określonym czynnościom, konwencja będzie miała pierwszeństwo przed takimi postanowieniami, jeżeli czynności te są opatrzone większym rygorem niż nadanie klauzuli apostille.

Wyjątki od wymogu

Ponadto jeśli umowy międzynarodowe, ustawy, inne przepisy prawne lub praktyka obowiązująca w państwie, w którym dokument jest przedłożony, zniosły lub uprościły legalizację lub zwolniły taki dokument z legalizacji, nie jest wymagane legalizowanie dokumentu urzędowego zagranicznego, a także uzyskanie klauzuli apostille.

Polska przystąpiła do konwencji (europejska konwencja o zniesieniu wymogu legalizacji dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych z 7 czerwca 1968 roku sporządzona w Londynie, konwencja nr 17 w sprawie zwolnienia od legalizacji niektórych aktów i dokumentów sporządzona w Atenach 15 września 1977 roku) oraz zawarła wiele umów międzynarodowych, dwu- i wielostronnych, w których są zawarte przepisy zwalniające z legalizacji lub znacząco upraszczające tę procedurę. Każda z nich indywidualnie określa zakres zwolnienia oraz rodzaj dokumentów, jakie nie muszą być poddane legalizacji.

Państwa, z którymi Polska podpisała umowy zwalniające z obowiązku legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych w Europie, to: Austria, Białoruś, Bośnia i Hercegowina, Bułgaria, Cypr, Czarnogóra, Czechy, Estonia, Finlandia, Grecja, Litwa, Łotwa, Macedonia, Rosja, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Ukraina, Węgry, Włochy, Wielka Brytania i Irlandia Północna. Inne państwa spoza Europy, z którymi są umowy zwalniające z legalizacji, to: Algieria, Chiny, Egipt, Irak, Korea Północna, Kuba, Libia, Maroko, Mongolia, Syria, Tunezja, Turcja, Wietnam.

Osoba posługująca się dokumentem urzędowym wystawionym w którymś z wymienionych państw nie jest zobowiązana do nadawania klauzuli apostille lub podejmowania innych działań w celu jego legalizacji. Dokument może być skutecznie używany w obrocie prawnym w Polsce. Jest to oszczędność czasu i ograniczenie formalności.

Zwolnienie z legalizacji nie zawsze zwalnia od uwierzytelniania. W każdym przypadku postanowienia umowy odmiennie regulują tę kwestię. Jeśli umowa nie wymaga dodatkowych czynności związanych z poświadczeniem dokumentu, przedsiębiorca może bez przeszkód posługiwać się nim w Polsce.

—Katarzyna Kochanowska, associate w Kancelarii Taylor Wessing e|n|w|c

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA