W polubownym likwidowaniu sporów pośredniczyć winien podmiot trzeci mając za cel doprowadzenie do zakończenia sporu w drodze porozumienia stron (ugody), bez uciekania się do stosowania przymusu. Istota tej metody polega na tym, że ów trzeci podmiot, zwany mediatorem, któremu przedstawiono spór do rozpoznania występuje w roli łącznika między zwaśnionymi stronami, okazując im niezbędną pomoc w znalezieniu możliwego do akceptacji porozumienia. Polubowne zakończenie konfliktu z pominięciem państwowego przymusu, zwiększa zatem w praktyce szansę na akceptację rozstrzygnięcia sporu przez obie strony.
Trzeba się usprawiedliwić
Nowelizacja obowiązująca od 1 stycznia 2016 r. wprowadziła m.in. wymóg podjęcia przez powoda próby mediacyjnej. Ustawodawca do art. 187 § 1 k.p.c. dodał pkt 3, tym samym nałożył na stronę wnoszącą pozew do sądu konieczność podania w pozwie informacji, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu przed skierowaniem sprawy do sądu, a w przypadku gdy tych prób nie podjęły, wskazania przyczyn ich niepodjęcia. Przepis ten obliguje zatem powoda do podania w każdej sprawie wyżej wskazanych informacji. Jedną z najczęściej występujących w praktyce okoliczności uzasadniających niepodjęcie prób polubownego zakończenia sporu jest to, że strona przeciwna w ogóle nie wyraża jakichkolwiek chęci na rozwiązanie sporu poprzez tę formę. Zdarza się również, że obie strony podjęły próbę polubownego zakończenia sporu, lecz w rezultacie nie doszły do konsensusu. Podobnie kształtuje się sytuacja, gdy strony faktycznie zawarły ugodę przed mediatorem, ale nie została ona zatwierdzona przez sąd. W takich okolicznościach wystarczy wskazać te okoliczności lub podać sygnaturę sprawy, pod którą sąd rozpoznawał wniosek o zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem.
Dodatkowy wymóg formalny
Pozew musi spełniać wymagania przewidziane dla pisma procesowego oraz dodatkowe wymagania z art. 187 k.p.c. Nowe wymaganie zawarte w art. 187 § 1 pkt 3 dot. mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, jest dodatkowym wymogiem formalnym pozwu. W literaturze brak jest jednolitych poglądów odnoszących się do tego zagadnienia. Część przedstawicieli doktryny podkreśla, że mimo usytuowania wśród wymagań formalnych pozwu, nie jest to wymaganie, którego niedochowanie skutkuje niemożliwością nadania sprawie dalszego biegu. Prezentowane jest jednak także stanowisko odmienne, że jest to wymóg formalny, który podlega uzupełnieniu na takich samych zasadach jak pozostałe wymagania formalne, a skutkiem jego nieuzupełnienia jest zwrot pozwu przez przewodniczącego (Komentarz do art. 187 k.p.c., Olga Piaskowska, lex el.). Sam projektodawca w uzasadnieniu ustawy nowelizującej, wskazał iż „proponuje się wprowadzenie dodatkowego warunku formalnego pozwu polegającego na nałożeniu na powoda obowiązku podania w pozwie informacji, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, ewentualnie okoliczności, które stały na przeszkodzie takim próbom" (uzasadnienie do projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze wspieraniem alternatywnych metod rozwiązywania sporów dostępne na stronie internetowej Sejmu RP). Dodatkowo najnowsze orzecznictwo dostarcza przykładów na potwierdzenie powyższego – Sąd Apelacyjny w Szczecinie w postanowieniu z 1 września 2016 r. (I Acz 682/16) orzekł, że w razie niewskazania w pozwie informacji, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia, przewodniczący wezwie powoda do usunięcia zaistniałego braku formalnego pod rygorem zwrotu pozwu.
Skierowanie na spotkanie informacyjne
Nowością wprowadzoną ustawą nowelizującą jest również możliwość sądowego skierowania stron do wzięcia udziału w spotkaniu informacyjnym dotyczącym polubownych metod rozwiązywania sporów albo wezwania stron do osobistego stawiennictwa na posiedzeniu niejawnym w celu dokonania oceny, czy skierować sprawę do mediacji.
Spotkanie informacyjne może prowadzić sędzia, referendarz sądowy, stały mediator, asystent sędziego lub urzędnik sądowy. W praktyce najczęściej spotkania przeprowadzają mediatorzy, informując strony o możliwości wyboru polubownego sposobu rozwiązania sporu, zwłaszcza mediacji, wyjaśnienia czym jest mediacja, czy też korzyści dla stron przy rozwiązaniu sporu przed mediatorem. Ponieważ intencją ustawodawcy było zdyscyplinowanie stron do wzięcia udziału w wyznaczonych przez sąd spotkaniach informacyjnych, przewidziane zostały konsekwencje nieuzasadnionej nieobecności stron poprzez możliwości zastosowania przez sąd obciążenia strony przeciwnej kosztami poniesionymi przez stronę, która osobiście stawiła się na spotkanie informacyjne.