Mediacja: Najpierw polubownie, potem sądownie

W polubownym likwidowaniu sporów pośredniczyć winien podmiot trzeci mając za cel doprowadzenie do zakończenia sporu w drodze porozumienia stron (ugody), bez uciekania się do stosowania przymusu. Istota tej metody polega na tym, że ów trzeci podmiot, zwany mediatorem, któremu przedstawiono spór do rozpoznania występuje w roli łącznika między zwaśnionymi stronami, okazując im niezbędną pomoc w znalezieniu możliwego do akceptacji porozumienia. Polubowne zakończenie konfliktu z pominięciem państwowego przymusu, zwiększa zatem w praktyce szansę na akceptację rozstrzygnięcia sporu przez obie strony.

Trzeba się usprawiedliwić

Nowelizacja obowiązująca od 1 stycznia 2016 r. wprowadziła m.in. wymóg podjęcia przez powoda próby mediacyjnej. Ustawodawca do art. 187 § 1 k.p.c. dodał pkt 3, tym samym nałożył na stronę wnoszącą pozew do sądu konieczność podania w pozwie informacji, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu przed skierowaniem sprawy do sądu, a w przypadku gdy tych prób nie podjęły, wskazania przyczyn ich niepodjęcia. Przepis ten obliguje zatem powoda do podania w każdej sprawie wyżej wskazanych informacji. Jedną z najczęściej występujących w praktyce okoliczności uzasadniających niepodjęcie prób polubownego zakończenia sporu jest to, że strona przeciwna w ogóle nie wyraża jakichkolwiek chęci na rozwiązanie sporu poprzez tę formę. Zdarza się również, że obie strony podjęły próbę polubownego zakończenia sporu, lecz w rezultacie nie doszły do konsensusu. Podobnie kształtuje się sytuacja, gdy strony faktycznie zawarły ugodę przed mediatorem, ale nie została ona zatwierdzona przez sąd. W takich okolicznościach wystarczy wskazać te okoliczności lub podać sygnaturę sprawy, pod którą sąd rozpoznawał wniosek o zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem.

Dodatkowy wymóg formalny

Pozew musi spełniać wymagania przewidziane dla pisma procesowego oraz dodatkowe wymagania z art. 187 k.p.c. Nowe wymaganie zawarte w art. 187 § 1 pkt 3 dot. mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, jest dodatkowym wymogiem formalnym pozwu. W literaturze brak jest jednolitych poglądów odnoszących się do tego zagadnienia. Część przedstawicieli doktryny podkreśla, że mimo usytuowania wśród wymagań formalnych pozwu, nie jest to wymaganie, którego niedochowanie skutkuje niemożliwością nadania sprawie dalszego biegu. Prezentowane jest jednak także stanowisko odmienne, że jest to wymóg formalny, który podlega uzupełnieniu na takich samych zasadach jak pozostałe wymagania formalne, a skutkiem jego nieuzupełnienia jest zwrot pozwu przez przewodniczącego (Komentarz do art. 187 k.p.c., Olga Piaskowska, lex el.). Sam projektodawca w uzasadnieniu ustawy nowelizującej, wskazał iż „proponuje się wprowadzenie dodatkowego warunku formalnego pozwu polegającego na nałożeniu na powoda obowiązku podania w pozwie informacji, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, ewentualnie okoliczności, które stały na przeszkodzie takim próbom" (uzasadnienie do projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze wspieraniem alternatywnych metod rozwiązywania sporów dostępne na stronie internetowej Sejmu RP). Dodatkowo najnowsze orzecznictwo dostarcza przykładów na potwierdzenie powyższego – Sąd Apelacyjny w Szczecinie w postanowieniu z 1 września 2016 r. (I Acz 682/16) orzekł, że w razie niewskazania w pozwie informacji, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia, przewodniczący wezwie powoda do usunięcia zaistniałego braku formalnego pod rygorem zwrotu pozwu.

Skierowanie na spotkanie informacyjne

Nowością wprowadzoną ustawą nowelizującą jest również możliwość sądowego skierowania stron do wzięcia udziału w spotkaniu informacyjnym dotyczącym polubownych metod rozwiązywania sporów albo wezwania stron do osobistego stawiennictwa na posiedzeniu niejawnym w celu dokonania oceny, czy skierować sprawę do mediacji.

Spotkanie informacyjne może prowadzić sędzia, referendarz sądowy, stały mediator, asystent sędziego lub urzędnik sądowy. W praktyce najczęściej spotkania przeprowadzają mediatorzy, informując strony o możliwości wyboru polubownego sposobu rozwiązania sporu, zwłaszcza mediacji, wyjaśnienia czym jest mediacja, czy też korzyści dla stron przy rozwiązaniu sporu przed mediatorem. Ponieważ intencją ustawodawcy było zdyscyplinowanie stron do wzięcia udziału w wyznaczonych przez sąd spotkaniach informacyjnych, przewidziane zostały konsekwencje nieuzasadnionej nieobecności stron poprzez możliwości zastosowania przez sąd obciążenia strony przeciwnej kosztami poniesionymi przez stronę, która osobiście stawiła się na spotkanie informacyjne.

Przed nowelizacją skierowanie stron do mediacji przez sąd było możliwe jedynie do zamknięcia pierwszego posiedzenia wyznaczonego na rozprawę i tylko jeden raz. Również czas prowadzonej mediacji był ograniczony do 1 miesiąca. Jedynie na zgodny wniosek obu stron możliwe było wyznaczenie przez sąd dłuższego czasu na mediację. Z uwagi, że czas mediacji był wliczany do czasu trwania postępowania sądowego sądy w praktyce rzadko wydłużały czas mediacji, z obawy narażenia się właśnie na zarzut przewlekłości postępowania sądowego.

Na każdym etapie sprawy

Obecnie sąd ma możliwość skierowania stron do mediacji na każdym etapie sprawy, więcej niż jeden raz w toku samego postępowania a czas mediacji został wydłużony do trzech miesięcy. Natomiast na zgodny wniosek stron lub z innych ważnych powodów termin ten może zostać przedłużony, w szczególności jeśli zaistnieje prawdopodobieństwo ugodowego zakończenia sprawy. Obecnie sędzia swobodniej może więc kształtować postępowanie sądowe. Możliwość zastosowania dodatkowych środków jak i elastyczność procedury w konsekwencji może pozytywnie wpłynąć na skrócenie terminu zakończenia postępowania sądowego.

Łatwiejszy kontakt ze stronami

Dodatkowym usprawnieniem polubownego rozwiązywania sporów było istotne umocnienie roli mediatora w postępowaniu mediacyjnym poprzez umożliwienie mu zapoznania się z aktami sprawy zaraz po przystąpieniu stron do mediacji, chyba że strona nie wyrazi na to zgody w terminie tygodnia, a także wprowadzenie obowiązku niezwłocznego przekazywania mediatorowi danych kontaktowych stron i ich pełnomocników przez sąd. Przed 1 stycznia 2016 r. sąd mógł upoważnić mediatora do zapoznania się z aktami sprawy dopiero na zgodny wniosek stron, jednocześnie musiał w tej sprawie wydać postanowienie, co powodowało niepotrzebne przedłużanie postępowania. Zmiany umożliwiają niezwłoczny kontakt ze stronami, w konsekwencji czego postępowanie mediacyjne może zostać przyspieszone.

A co z kosztami

Do momentu wejścia w życie nowelizacji koszty mediacji nie wchodziły w zakres kosztów sądowych. Strona, która korzystała ze zwolnienia od kosztów sądowych zmuszona była we własnym zakresie pokryć koszty mediacji. Nowe przepisy prawne „zachęciły" do stosowania polubownych metod rozwiązywania sporów również poprzez sferę ekonomiczną. Ustawodawca zaliczył koszty mediacji, prowadzonej na skutek skierowania przez sąd, do wydatków sądowych. W związku z czym osoby niezamożne mogą być również zwolnione od kosztów mediacji. ?

Zdaniem autorki

Marcelina Fąfara, prawnik z kancelarii Konieczny, Wierzbicki Kancelaria Radców Prawnych Sp.p.

Mediacja w istocie zapewnia szybkie, odformalizowane postępowanie, przy niewielkich kosztach, gwarantując przy tym zachowanie poufności. Dodatkową korzyścią jest możliwość zachowania, a nawet odbudowania dobrych relacji pomiędzy stronami, a także dalsze ograniczenie kosztów postępowania poprzez szybkie i proste postępowanie. Niewątpliwie, aby mediacja była częściej stosowana w praktyce potrzebna jest zmiana świadomości i nastawienia do sposobów rozwiązywania sporów nie tylko przez sędziów, prawników i organy administracji państwowej, ale także przez strony. Dla funkcjonowania mediacji w Polsce kluczowa jest promocja, podnoszenie świadomości prawnej obywateli, zwłaszcza przedsiębiorców w tym zakresie, jak również dbałość o przestrzeganie określonych standardów przez mediatorów. ?